La preparación de los pedidos es una de las actividades de la logística eCommerce que más afecta a tus costes.
Si te dedicas a la distribución o venta de mercancía, debes saber que la preparación de los pedidos es una actividad esencial para la rentabilidad de tu trabajo. Ya no solo para garantizar que el cliente reciba lo que ha comprado en el plazo acordado y sin daños, sino también para minimizar aquellos costes que pueden mermar tu margen de beneficio. Y es que, una preparación de pedidos ineficiente es altamente costosa.
Definición de preparación de pedidos
La preparación de pedidos son todos aquellos procesos que tienen lugar dentro del almacén y que tienen como objetivo ultimar el pedido para que pueda llevárselo el transportista.
Las principales actividades involucradas son el picking, embalaje, control de calidad y etiquetado.
Una preparación de pedidos ineficiente podría suponer más de la mitad de los costes totales de un almacén.
Fases de la preparación de pedidos
- Planificación: se diseña la estrategia y se filtran los datos del pedido para un mayor rendimiento del resto de procesos.
- Recogida: la acción de coger todos los artículos que componen el pedido. También se conoce como picking. Dependiendo de las dimensiones del producto o del tamaño del almacén es posible que el trabajador necesite maquinaria de desplazamiento o de trazabilidad de las rutas.
- Verificación: verificar la mercancía consiste en comprobar que el artículo recogido por el operario coincide con el solicitado por el cliente. Una vez se ha comprado, el siguiente paso es generar la etiqueta de envío que irá adherida al paquete.
- Preparación: la mercancía se embala, se precinta, se pesa y se etiqueta. En caso de tratarse de un envío internacional, se deberá incluir la información aduanera requerida.
- Entrega: el pedido es entregado a la empresa de transporte que se encargará de entregarlo al cliente final.
Métodos de preparación de pedidos que puedes aplicar en tu operativa
Métodos de preparación de pedidos por desplazamiento
- Preparación hombre-producto: en esta modalidad el producto se recoge y embala manualmente.
- Preparación producto-hombre: el producto llega al operario a través de máquinas y otras soluciones tecnológicas.
- Método cross-docking: los artículos se preparan para ser enviados una vez llegan al almacén, sin necesidad de ser inventariados.
Métodos de preparación de pedidos por estanterías
En este método de envío el pedido se prepara según su ubicación en las estanterías del inventario. Lo habitual es que los lugares más accesibles se reserven para los productos con una mayor rotación o demanda. A esta estrategia también se la denomina método ABC de almacenes.
Métodos de preparación de pedidos por recogida
- Preparación tradicional: los pedidos se preparan de uno en uno. El operario deberá buscar todos los artículos pertinentes y desplazarse al área de preparación.
- Preparación por grupos: se recogen los productos de varios pedidos se embalan y preparan en agrupaciones
- Preparación por zonas: los operarios se dividen por las diferentes áreas del inventario para recoger la recogida según su ubicación en el almacén.
Errores que evitarás si optimizas tu sistema de preparación de pedidos
- Enviar el producto equivocado
- Enviar la cantidad de equivocada de artículos
- Daños por mala manipulación
- Mal uso del tiempo en la preparación de pedidos
- Mala manipulación de los artículos
- Artículos perdidos por el almacén
Documentos necesarios para la preparación de los pedidos
- Lista de picking: es un documento en el que se enumeran todos los artículos que el operario debe recoger del almacén. Es importante que en el documento se muestre la cantidad, la ubicación exacta y el número de pedido.
- Lista de packing: similar a la lista de picking, pero se detallan los artículos que deben ser empacados.
- Albarán: documento mercantil necesario para acreditar que la entrega de la mercancía, tanto al transportista como al cliente final, se realizó de conformidad para todas las partes. Este documento es prácticamente obligatorio para poder reclamar cualquier reclamación por pérdida o extravío.
- Hoja de ruta: muestra las rutas de transporte y entrega que el mensajero debe seguir. Esta información es vital para evitar incidencias en la última milla.
- Documentación aduanera: si realizar envíos internacionales, seguramente tu pedido deba cruzar fronteras y puestos aduaneros. En ese caso deberás aportar documentos adicionales para determinar el tipo de producto que estás enviando. Ten en cuenta que cada país tiene su propia legislación sobre el transporte de mercancías. Encontrarás información más detallada en nuestro artículo sobre despacho aduanero.
Equipo necesario la preparación de pedidos
- Maquinaria: las transpaletas y recoge-pedidos permiten al operario transportar artículos pesados en grandes cantidades. La versión más básica de esta maquinaria es prácticamente obligatoria en cualquier almacén de gran tamaño.
- AGV y AGC: son vehículos guiados utilizados para automatizar los procesos de embalaje y ensamblaje en las grandes cadenas logísticas o para la translación autónoma de los artículos por todo el almacén.
- Raíles automáticos: los raíles automáticos son vías móviles a través de las cuales circulan plataformas automáticas.
- Estantería automatizadas: son estanterías equipadas con tecnología móvil y de escaneo capaces de seleccionar y transportar los productos desde su ubicación en el inventario hasta las manos del operario.
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Preguntas frecuentes sobre preparación de pedidos
¿Qué es la preparación de pedidos por radiofrecuencia?
La preparación de pedidos por radiofrecuencia aprovecha interfaz móviles para que los operarios del almacén puedan coordinarse entre ellos y mejorar los tiempos de trabajo.
¿Qué es la zona de preparación de pedidos?
Depende. Lo más eficiente es habilitar diferentes zonas para la preparación de los pedidos en función del proceso que se vaya a llevar a cabo. Por ejemplo, es aconsejable destinar un área para el packaging, otra para el inventario y otra para el control de calidad. Por supuesto, esto depende de la magnitud de cada empresa.
¿Cómo evitar errores en la preparación de pedidos?
Automatizar procesos es la forma más segura de evitar errores en la preparación de los pedidos, pues la mayoría de ellos se producen a causas de descuidos humanos.
