¿Tus costes logísticos aumentan paulatinamente? ¿Tus almacenes empiezan a darte problemas? ¿Tus tiempos de entrega son cada vez más largos? Quizás haya llegado el momento de cambiar o mejorar el diseño de tu almacén.
El incremento de las compras online requiere de una logística eCommerce cada vez más optimizada y detallada. Una mala planificación de las rutas o el espacio del almacén puede originar costes e ineficiencias en todos los eslabones de la organización.
En este artículo te mostraremos los aspectos más importantes en el diseño de un almacén para que puedas aplicarlos en tu eCommerce con facilidad.
¿Qué es el diseño de almacenes?
El diseño de almacenes es la creación de una estrategia planimétrica del espacio físico, las instalaciones y las áreas operativas del almacén, para conseguir una mayor rentabilidad en todos los procesos que se llevan a cabo en su interior.
Esta actividad tiene un impacto directo en el margen de beneficio de un eCommerce y puede condicionar tanto su crecimiento como su viabilidad.
Antes de continuar, es muy importante que entiendas que el diseño del almacén es una tarea que debe acompañarte en todas las etapas de tu negocio, no únicamente en la inicial.
Por ejemplo, es muy habitual que a un incremento considerable de la demanda le siga una ampliación de las zonas de almacenaje y procesos ya existentes. También puede ocurrir que un desequilibrio de los costes sea síntoma de un mal diseño y que se requieran ciertos cambios.
Por consiguiente, debes interiorizar el diseño de almacenes como un ejercicio que se realiza antes y durante la gestión del eCommerce.
Un buen diseño de almacenes también te ayudará a crear una política de devoluciones eficiente.
Ventajas de un almacén eficiente
- Aprovecha mejor el espacio
- Reduce al mínimo el tiempo de manipulación de mercancías
- Facilita el acceso a los materiales almacenados
- Optimiza los procesos de rotación del inventario
- Mejora el control del inventario y su conteo
- Elimina procesos innecesarios
- Agiliza las tareas de mantenimiento interno
- Evita la congestión en los puntos sensibles de la cadena de suministros
- Reducción del tiempo de picking y packing
Qué es el layout de un almacén
El layout del almacén es el documento en papel —también los hay digitales— que muestra la disposición de los elementos y la infraestructura en la superficie total. Su función es plasmar la vía más eficiente de administrar las existencias disponibles y los procesos. Es, básicamente, un plano del almacén con sus áreas y funciones.
Gracias al layout podrás obtener una visión cenital de todo tu almacén y así crear una imagen mental del conjunto, indispensable para identificar las mejores estrategias en la cadena de suministros.
Podría decirse que el layout es la principal herramienta de trabajo en el diseño del almacén, pues es una representación fidedigna del mismo y se utiliza para ir optimizando los espacios o procesos con el paso de los años.
Para que el layout sea realmente útil es importante tener en consideración todos los elementos involucrados en la preparación de los envíos:
- Amplitud del inventario y tamaño de las cargas unitarias
- Canales de entrada y salida
- Ubicación de las diferentes áreas
- Transporte para el desplazamiento de las mercancías
- Frecuencia de la rotación de los productos
- Los sistemas de embalaje
- Maquinaria de manutención
- Pautas de llegada del transportista
Tipos de layout de almacén en eCommerce
Layout funcional o por proceso
La distribución del almacén en el plano se hace teniendo en cuenta factores productivos como el capital humano, las herramientas, la maquinaria y la infraestructura. Los elementos se agrupan alrededor de los diferentes procesos internos. Es muy utilizado en aquellos casos en los que el almacén tiene gran variedad y bajo volumen de reposiciones.
Layout por posición fija
Para este ejemplo de layout es ideal colocar la mercancía de forma permanente en un espacio, siendo los operarios y la maquinaria quienes deban desplazarse. Este layout está destinado para almacenes que gestionan mercancías de gran tamaño.
Layout celular
Este modelo es una mezcla de los dos anteriores. Los equipos se reagrupan en diferentes células de trabajo para manipular mercancía de similares características. Está orientado especialmente al ahorro de procedimientos.
Ejemplo de un layout básico de almacén:
Fuente: ResearchGate
Las áreas del almacén
Recepción
La zona de recepción comprende todas las áreas orientadas a gestionar la llegada de las mercancías, tanto de los proveedores como de los propios clientes si se trata de una devolución. Aquí se llevan a cabo tareas como el control de calidad, la adaptación de las unidades, su reenvasado y el transporte a las demás áreas.
Esta zona siempre debe estar contigua a los muelles de carga para que el flujo de las mercancías sea eficiente. En cuanto a su dimensión, dependerá de la naturaleza del eCommerce y el tamaño de los productos que se vayan a gestionar en el día a día.
Las siguientes prácticas te ayudarán a optimizar el área y los procesos relacionados con la recepción de las mercancías:
- Mejorar la comunicación entre las zonas de carga y descarga y el almacenaje
- Señalizar los pasillos en función de las rutas
- Separar la mercancía no estándar para un tratamiento diferente
- Sincronizar las entradas con los montacargas
- Reservar espacios para el almacenamiento de envases y residuos
- Construye un área adicional que pueda habilitarse en caso de un exceso de mercancías entrantes
Almacenamiento
Como su propio nombre indica, la zona de almacenaje es aquella en la que se depositan y guardan las mercancías. Es el sector más complejo de todo el almacén y su optimización es clave para el buen desarrollo del negocio.
Existen características generales que comparten todos los almacenes, pero también hay elementos particulares que difieren entre un eCommerce y otro. Factores como el tipo de mercancía, la previsión de ventas o el número de transportistas con los que se trabaja influyen en el diseño de la zona de almacenamiento.
Por ejemplo, es necesario que determines dónde tendrá lugar la preparación de tus pedidos y qué tipo de maquinaria utilizarás para el mantenimiento del stock. No es lo mismo gestionar un inventario automático que con racks (los soportes metálicos donde se alojan las mercancías).
Pero lo realmente importante a la hora de diseñar la zona de almacenaje es saber adaptarla a las necesidades de la rotación de la mercancía.
¿Y qué es la rotación de las mercancías?
La rotación de las mercancías es el número de veces que el almacén debe ser abastecido con nuevas existencias por una falta de unidades. Un ratio alto indica un gran nivel de facturación, pero también significa una organización más compleja y un menor margen de respuesta.
- Si la frecuencia de la rotación es baja, podrás gestionar el inventario con procesos algo más lentos.
- Si la frecuencia es media, dependiendo del tipo de mercancía, necesitarás garantizar la fluidez. Tampoco inviertas en agilizar los procesos más de lo realmente necesario. Buscar cierto equilibrio te ayudará a mantener los costes a raya.
- Sin embargo, los almacenes con una frecuencia de rotación alta deben realizar una fuerte inversión en mejorar la velocidad de extracción, tratamiento y recepción de mercancías. Intentar ahorrar costes logísticos en estos casos puede acarrear pérdidas en la facturación importantes. Además, el ROI en este tipo de almacenes es mucho mayor.
¿Y qué pasa si tu eCommerce tiene mercancías con diferentes niveles de rotación? En ese caso, deberás diseñar una zona de compactación aparte en la que se destinen únicamente los productos de alta rotación para que no interfieran en el flujo natural del trabajo.
Despachos
La zona de despachos es el último eslabón antes de que el transportista recoja la mercancía. Aquí suceden los procesos destinados a la preparación de los pedidos: embalaje, comprobación de la documentación, impresión de etiquetas, etiquetado, acondicionamiento y carga final.
Este área debe estar provista de la tecnología adecuada para que no se forme un tapón logístico, sobre todo si el eCommerce opera con grandes flujos de envíos. Cualquier error tendrá un impacto directo en los tiempos de entrega y, por ende, en la satisfacción del cliente.
Si alguna de las mercancías, por su naturaleza o tamaño, requiere de una preparación especial, habrás de habilitar una zona dedicada a ello. Esto aliviará la carga de trabajo de los demás sectores.
¿Cómo optimizar la zona de despachos?
- Sincroniza la llegada del transportista con la preparación de los pedidos
- Utilizar maquinaria móvil como transpaletas hidráulicas o montacargas
- Asegúrate que toda tu operativa está se adapta a las medidas del palet europeo
En nuestro manual sobre embalajes encontrarás información para minimizar tus costes en packaging.
Cómo diseñar un almacén logístico
Análisis de infraestructura y áreas
La localización utilizada ejerce una enorme presión en el desempeño de las actividades logísticas de un almacén.
Antes de proceder con la creación y planificación del layout de un almacén logístico, deberás analizar la permeabilidad del suelo en busca de cárcavas, suelos arcillosos o zonas de excesiva humedad. A la larga, pueden representar graves riesgos físicos y financieros.
Una vez hecho esto, divisa las limitaciones constructivas (postes, paredes, calles, tuberías, etc.) que puedan dificultar la fluidez de los procesos y ponles solución.
Por último, ubica los elementos en el almacén en función de la rotación de los productos. Procura dividirlos por categorías, sectores o departamentos. Asegúrate también de que las zonas de carga y descarga permiten la maniobrabilidad de montacargas y maquinarias pesadas.
Análisis de procesos con el modelo SCOR
Para poder diseñar el almacén es crucial que conozcas la viabilidad de los procesos y sepas cómo detectar fracturas futuras.
Una fórmula es dividir tu cadena de suministros en sus diferentes procesos y analizar cómo funcionan de forma aislada. De esta manera, sabrás si las actividades de cada proceso friccionan entre sí. Esto te permitirá coordinar mejor toda tu cadena y optimizar aquellos departamentos que únicamente lo requieren.
Analizar los procesos con el modelo SCOR es importante, ya que muchos varían según la disposición de las áreas. Por ejemplo, la reposición y carga final de las mercancías podrían chocar si las rutas entre pasillos están mal planteadas.
Fuente: Ionos
Cabe destacar que este modelo de análisis no se limita únicamente al almacén, puedes aplicarlo con una visión mucho más amplia y conocer la sinergia entre todas las fases de un negocio: ventas, finanzas, producción, distribución, etc.
Análisis de inventarios
El stock de las provisiones delimita el nivel de respuesta que tu eCommerce es capaz de ofrecer al cliente. Un inventario óptimo debe tener la cantidad correcta de artículos para no entrar en quiebra, pero no ser tan voluminoso que su mantenimiento implique sobrecostes.
Cuando vayas a analizar tu stock, considera aspectos como:
- Antigüedad y obsolescencia de la mercancía
- Cuantía del inventario
- Ciclicidad de la demanda y velocidad del preparamiento de los pedidos
- Tecnología utilizada
- Tiempo entre compra al proveedor y llegada al almacén
- Tiempo de clasificación
Indicadores de trazabilidad
Para el buen desarrollo de cualquier plan de almacenes es fundamental poder monitorizar el rendimiento en términos medibles. Esto te permitirá evaluar el desempeño del almacén y su impacto en el negocio. Es importante que cada proceso se mida con al menos un indicador para así poder localizar variables y detectar valores anómalos que indiquen errores en las estrategias. Los indicadores más comunes en el diseño de almacenes son el coste, la velocidad, la productividad, la seguridad y la sostenibilidad ambiental.
Las automatizaciones
Integrar tecnologías que automaticen todos los procesos internos es un papel importante a la hora de diseñar el almacén, ya que eliminará eslabones superfluos de la cadena de suministros.
De hecho, si tu plan es instalar este tipo de herramientas en algún momento —algo que deberías—, lo más recomendable es que lo tengas en cuenta en la planificación inicial.
Por ejemplo, con Outvio podrás generar automáticamente las listas de picking y packing e imprimir la documentación de manera masiva, reduciendo el trabajo o en tu almacén y minimizando costes.
Conclusiones
El layout y diseño de un almacén puede tener un impacto considerable en los costes logísticos de una tienda online.
De su correcta optimización y planificación dependerá que estos costes sean únicamente los necesarios o que tu almacén se convierta en una fuente de pérdidas para tu negocio eCommerce.
Después de ver algunos ejemplos de diseños de almacén más eficiente seguro que tienes más claro qué debes hacer para optimizar tu almacén y reducir los costes y qué debes evitar.
