eCommerce

Claves para una gestión de pedidos exitosa

Daniel Bengochea

Daniel Bengochea

May 27, 2022

Gestión de pedidos en un eCommerce

En este artículo

  • iconQué es la gestión de pedidos
  • iconFases de la gestión de pedidos
  • icon10 claves para una gestión de pedidos eficaz
  • iconQué es un programa o software de gestión de pedidos
  • iconMejores softwares de gestión de pedidos
  • iconPreguntas frecuentes sobre gestión de pedidos
  • Si eres de los que busca maximizar el rendimiento de tu eCommerce, debes saber que la gestión de los pedidos es una de las actividades que más afecta a tu facturación.

    En el mismo momento en el que un cliente realiza una compra en el checkout de tu eCommerce se genera una rueda de procesos que necesitas tramitar para poder hacer llegar el paquete a su destino.

    Dichos procesos se denominan gestión de pedidos y, además de indispensables para tu trabajo diario, afectan de manera directa en la rentabilidad de tu logística eCommerce. Debes procurar que sean lo más precisos posibles.

    Veamos con más detalle qué es la gestión de pedidos y cómo puedes optimizarla para un mayor rendimiento.

    Qué es la gestión de pedidos

    La gestión de los pedidos es la cadena operativa que una empresa debe mantener para hacer que las compras de sus clientes lleguen al destino acordado. 

    Esta actividad engloba todos los procesos que tienen lugar desde que el usuario realiza la compra hasta que llega a su casa. Involucra al almacén, el transporte, la gestión informática de notificaciones, la atención al cliente y las devoluciones.

    Una gestión verdaderamente eficaz debe ser capaz de seguir el pedido por los eslabones y operaciones que componen la cadena. Esto permitirá encontrar aquellos procesos que no están funcionando correctamente y así optimizarlos.

    La importancia de la trazabilidad del pedido es mayúscula. Ten presente que cualquier error podría desembocar en una entrega fallida, un retraso o una operativa altamente costosa de mantener. Algo tremendamente negativo para la satisfacción del cliente.

    Consejo: utiliza varias empresas de transporte para ir eligiendo la tarifa más barata en función del código de destino o los servicios contratados.  

    Ventajas de optimizar tu gestión de pedidos

    • Aumento de la productividad
    • Aumento de la facturación
    • Reducción de costes
    • Reducción de incidencias en los envíos y entregas
    • Mayor flexibilidad para los trabajadores
    • Mayor visibilidad de todo el viaje del pedido
    • Mayor satisfacción del cliente con el proceso de compra

    Fases de la gestión de pedidos

    1. Asignación de notificaciones: el primer paso para que un pedido pueda ser gestionado es que los operarios que se encuentran en el almacén reciban una notificación. Para ello, es fundamental que la tienda online conecte su checkout con el almacén gracias a través de un software informático. De lo contrario, los trabajadores nunca tendrían acceso a la información del pedido. 
    2. La preparación del pedido: los operarios del almacén tendrán que encontrar cada artículo en el inventario, embalar el pedido y entregarlo al transportista. Estas tareas son más complejas de gestionar de lo que parece, y pueden llegar a suponer un alto coste para la tienda. Todo dependerá de la calidad del diseño del almacén.
    3. El transporte y la entrega: el transportista deberá acudir al almacén, recoger la mercancía, transportarla a la localidad de destino y entregarla al domicilio o punto acordado. Si se realizan envíos internacionales, lo más probable es que la carga se transfiera entre diferentes operadores logísticos.
    4. La atención al cliente y las devoluciones: la gestión de los pedidos no concluye con la entrega del mismo, todavía es posible que el cliente solicite una devolución o se ponga en contacto con la tienda para preguntar sobre alguna cuestión relacionada con el producto. Tu negocio deberá estar capacitado para cubrir ambas posibilidades, pues son decisivas para la satisfacción del cliente final y su fidelización con la marca.

    Consejo: tu política de distribución será decisiva para el buen desarrollo de tu gestión de envíos. Planifica todo con tiempo para evitar incidencias y desajustes en el gasto.

    Cajas apiladas para la gestión de los pedidos en un eCommerce.

    10 claves para una gestión de pedidos eficaz

    A continuación encontrarás una serie de trucos más que probados con los que mejorar el rendimiento de tu gestión de pedidos. Ponlos en práctica y verás cómo mejoran tus resultados:

    1. Optimiza tus rutas de picking para reducir el tiempo que el operario tarda en recoger los artículos del inventario
    2. Evita faltas de stock por un mala estrategia de inventariado
    3. Integra varias empresas de transporte en tu checkout permitiendo a tu cliente elegir entre diferentes modalidades de envío y entrega
    4. Sincroniza la llegada del transportista con la preparación del pedido para que no se generen retrasos o cuellos de botella
    5. Automatiza la impresión de etiquetas de envío para eliminar errores en la información y minimizar las incidencias
    6. Protege la carga con el embalaje adecuado y evita que el producto se dañe durante el transporte
    7. Utiliza un portal de seguimiento de envío con que poder conocer la ubicación del pedido en todo momento
    8. Permite a tus clientes que gestionen las devoluciones ellos mismo ofreciéndoles un portal de devoluciones autónomo
    9. Ajusta al máximo el peso volumétrico para reducir la tarifa del transportista y así pagar menos por cada envío
    10. Automatiza tu operativa con la tecnología pertinente para reducir al máximo tus costes y tiempos de trabajo

    ¿Quieres que tu operativa de gestión de pedidos sea realmente efectiva? No te limites a uno o dos consejos e intenta poner todos en práctica al mismo tiempo.

    Qué es un programa o software de gestión de pedidos

    Un software de gestión de pedidos es una solución informática que automatiza el ciclo de vida del pedido para que su viaje sea infinitamente más eficiente de administrar.

    Estos sistemas avanzados también ayudan a ordenar y enviar las notificaciones al operador logístico para que los empleados puedan empezar a preparar el pedido. 

    Muchos de ellos suelen ser integraciones adicionales de programas ERP, aunque también es posible encontrar softwares algo más especializados. Outvio es un buen ejemplo de ello.

    Además, sus funcionalidades difieren bastante entre unos softwares y otros, todo depende del campo en el que estén especializados bastante unos de otros en función de las necesidades del sector o industria. 

    Mejores softwares de gestión de pedidos

    Activate

    Activate te ayuda a gestionar tus pedidos a través de la optimización de inventarios y catálogos de empresas. Además, favorece el conteo de unidades y permite mantener una visión global del mismo. Es muy útil para evitar roturas de stock y mejorar los tiempos de entrega.

    Quickbooks Online

    Quickbooks es una herramienta de contabilidad con la que poder monitorizar la facturación de las ventas y las entregas. Su utilización es muy recomendable para determinar si los envíos realmente son rentables o están incurriendo en excesivos costes. También automatizan la gestión de facturas relacionadas con los pedidos.

    Outvio

    Outvio es un software de gestión postventa y entre sus muchas funcionalidades se encuentra la automatización de envíos y devoluciones. Podrás gestionar tus pedidos con cualquier transportista y a escala internacional. Además, Outvio también permite a la tienda crear una experiencia de compra única e inolvidable para el cliente final. Gracias al seguimiento de envío, la resolución de incidencias o el portal de devoluciones todas las necesidades de tu cliente estarán cubiertas en todo momento.

    Preguntas frecuentes sobre gestión de pedidos

    ¿Por qué es tan importante la gestión de pedidos para un eCommerce?

    Una correcta gestión de los pedidos reducirá costes logísticos, mejorará los tiempos de entrega y aumentará la satisfacción del cliente con el proceso de compra. La suma de todos estos factores se traducirá en un aumento del margen de beneficio y la facturación. 

    ¿Qué KPIs son importantes para monitorizar la gestión de pedidos?

    Algunos indicadores de gestión de pedidos importantes son: costo medio de gestión de pedidos, tiempo del ciclo de pedidos, entregas completas, entregas a tiempo, entregas perfectas, documentación y facturas sin errores. Continúa leyendo nuestro artículo sobre KPIs en eCommerce para ampliar esta información.

    ¿Por qué es tan importante la gestión de pedidos para un eCommerce?

    La gestión de los pedidos afecta a buena parte de los procesos de tu cadena de suministros. Proceder adecuadamente con estas tareas podría suponer un desbalance en los costes estructurales del negocio, sobre todo si lo mantienes durante excesivo tiempo. Debido a esto, muchas empresas encaran su crecimiento empresarial optimizando la gestión de pedidos.