En este artículo
Si alguna vez te has preguntado qué es un ERP, debes saber que son sistemas de gestión utilizados por empresas de cierta magnitud. Optimizan la operativa de negocio y permiten alcanzar mejores resultados. Ahora bien, ¿qué factores se deben tener en cuenta a la hora de elegir uno?
Leyendo este artículo aprenderás qué es un ERP, cómo funcionan y qué beneficios aporta su implantación.
Definición de sistema ERP
Los ERP (cuyas siglas significan Enterprise Resource Planning) son programas de planificación de recursos empresariales que conectan, automatizan y monitorizan todas las áreas y actividades de un negocio.
Actúan como bases de datos centrales a las que todos los miembros de una empresa tienen acceso. De esta forma, se evita la duplicidad de datos y se favorece la fluidez de la información entre departamentos.
En esencia, el ERP se convertirá en tu centro de operaciones. A través de él podrás controlar todas las áreas de tu negocio.
¿Te interesa el tema? Te invitamos a leer nuestro artículo sobre SAP, unos de los ERP más utilizados del mundo.
Tipos de ERP
Por su diseño
- A medida: se adaptan a las circunstancias concretas de un negocio en particular. Suelen ser la opción ideal, ya que cuentan con funcionalidades específicas que necesita la compañía. No obstante, tienden a tener un precio mucho más elevado.
- Predefinido: son muchos más restrictivos en sus prestaciones, aunque todavía tienen la capacidad de integrar módulos externos. En contrapartida, son más económicos.
Por su alojamiento
- Local: son aquellos que se ubican en el servidor. Ofrecen una mayor confidencialidad con el tratamiento de los datos internos, ya que el proveedor externo no tiene acceso.
- Cloud: se ubican en un sistema de almacenamiento en la nube, esto quiere decir que los datos se alojan de forma externa. La gran ventaja es que el proveedor del servicio garantiza la accesibilidad hacia todos los integrantes de la empresa.
Por su desarrollo
- De código abierto: son de uso libre y gratuito y están abiertos a las modificaciones externas. Ahora bien, para poder integrarlos y mantenerlos correctamente es necesario disponer de un equipo de desarrolladores.
- De código cerrado: son de uso cerrado y requieren de un pago previo. Por lo general, están diseñados con una mentalidad user-friendly que facilite su gestión.
Por su solución
- Horizontal: soluciones generalistas desarrolladas para funcionar en todo tipo de e-Commerce independientemente del sector en el que operen. Suelen contar con prestaciones algo básicas.
- Vertical: se diseñan concienzudamente para que puedan responder a las necesidades del sector al que se dirigen. Cuentan con un abanico de opciones mucho mayor.
Cómo funciona un sistema ERP
Un ERP se construye en base a una estructura ya definida. Dicha estructura se integra y es puesta en común con el resto de ramificaciones empresariales.
Además, lo más habitual es que las funcionalidades de un entorno ERP puedan ampliarse con la instalación de módulos individuales.
Por ejemplo, hay módulos que se enfocan en la información de clientes, otros el trazabilidad de procesos productivos y otros en el marketing o las ventas.
Así, un negocio podrá adquirir diferentes módulos en su operativa en función de sus necesidades emergentes. Se trata de una importante ventaja en términos de adaptabilidad y escalabilidad.
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La importancia del ERP para una empresa
A medida que una organización crece, los datos y la información se acumulan, hasta hacerse realmente complejo de gestionar.
Un ERP alinea todos aquellos departamentos que operan de manera ineficiente en una misma matriz, permitiendo un sustancial ahorro de costes y tiempo. De hecho, debido a la constante aparición de nuevas tecnologías, son imprescindibles para la adquisición de nuevos procesos y metodologías de trabajo.
En definitiva, con un ERP tendrás una ventaja competitiva muy alta, pues podrás automatizar y optimizar la mayor parte de tus tareas.
Beneficios de un sistema ERP
Ahora que ya sabes qué es un ERP, seguramente puedas valorar mejor todas sus ventajas:
Mejora la trazabilidad de procesos
Contiene toda la información relativa a las actividades internas y externas del negocio. Facilita el seguimiento de los resultados de cada área de negocio y ayuda a detectar problemas o imprecisiones en la operativa.
Permite una toma de decisiones medible
Contar con indicadores que aporten objetividad es una garantía para no dejarse influir en exceso por opiniones sesgadas y experiencias subjetivas. Un programa ERP aporta medibles en los que poder basar la toma de decisiones. Por ejemplo, son fundamentales para la extracción de KPIs en eCommerce.
Protege la información interna
Centralizando todo en el sistema ERP garantizamos que no se extravíe información relevante en el traspaso de los datos entre diferentes soportes o en caso de que se debe llevar a cabo un backup.
Automatización de procesos
Los ERP automatizan muchas actividades que, en caso de hacerlas manualmente, te llevarían una ingente cantidad de tiempo y recursos. Por ejemplo, la gestión de los pedidos, el servicio de atención al cliente, el control de catálogos, la creación de informes, etc.
Aumento de la productividad
La suma de todos los factores expuestos tiene como consecuencia un aumento de la productividad y una mejora del margen de beneficio de la actividad en su conjunto. Esto puede darse por la vía de la minimización de costes, por una expansión de la facturación o por la combinación de ambas.
Cómo elegir e integrar un software ERP
1. Identifica tus procesos núcleo
A la hora de elegir un ERP para e-Commerce, es importante que conozcas perfectamente qué procesos son los que sostienen la continuidad de tu negocio a medio plazo, pues será ahí donde debas enfocar tu inversión.
2. Selecciona un programa acorde a tus conocimientos
Cuando estés investigando la adquisición de tu primer ERP, te darás cuenta de que algunos son extremadamente complejos de manejar y otros bastante intuitivos.
No caigas en el error de pensar que uno complejo es mejor porque “trae más cosas”. Es una posibilidad, sin duda, pero también corres el riesgo de pagar más por un programa que no sabrás —o podrás— mantener.
Un pequeño consejo, si no consigues ubicar todas sus funcionalidades en tus procesos productivos, quizás esa opción sea demasiado avanzada para tus necesidades.
Por otra parte, te recordamos que tenemos una lista con los mejores ERP del mercado. Seguro que te ayuda con tu búsqueda.
3. Planea el proceso de implantación
Tanto la escalabilidad como la flexibilidad son dos cualidades que debes considerar si quieres que el ERP se adapte al porvenir de tu negocio. El problema llega al no saber medir con exactitud el crecimiento real y, por tanto, el nivel de escalabilidad requerido.
Una práctica que puede ayudarte mucho es elaborar un plan de implementación de nuevas funcionalidades y ver si encajan en tus previsiones. Si dichas funcionalidades parecen tener sentido, quizás estés ante un ERP con una escalabilidad a tu medida.
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Preguntas frecuentes sobre qué es un ERP
¿Qué tipo de empresas utilizan un ERP?
Todo tipo de empresas pueden y deberían utilizar un ERP llegado el momento, no obstante, una hay serie de sectores en los que ver este tipo softwares es muy habitual: fábricas, comercio al por mayor, constructoras, empresas de servicios y tiendas online de gran envergadura
¿Qué es un ERP en logística?
Los ERP en logística son softwares dirigidos a la gestión completa de la información y los procesos vinculados con la logística, la producción y la cadena de suministros de una empresa.
¿Cuál es la diferencia entre ERP y CRM?
Mientras que un ERP es un programa de control empresarial completo, el CRM (Customer Relationship Management) se dedica únicamente a gestionar la relación de la empresa con sus clientes.
¿Cuánto vale un ERP para eCommerce?
El precio de un ERP suele fluctuar entre los 200 y 5000 euros por usuario, dependiendo de la magnitud del proyecto y las funcionalidades integradas. Si quieres que la solución sea a medida, a este precio tendrás que sumarle el desarrollo del proyecto, la consultoría y el mantenimiento. Como comentábamos, existen opciones open source gratuitas. Sin embargo, la contratación de un equipo de desarrollo podría salirte incluso más caro que una solución creada a medida.
Conclusión
Toda empresa debe plantearse la adopción de soluciones tecnológicas que le permitan maximizar sus capacidades operativas. Ahora que ya sabes qué es un ERP y qué ventajas tiene, podrás decidir si es lo que realmente necesita.
Lo que sí es seguro es que tu negocio, como cualquier otro, necesitará optimizar y automatizar sus procesos en un futuro. Adelantarse a dicha necesidad puede ser una decisión estratégica muy inteligente.
