¿Cómo funciona la automatización de procesos?

Daniel Bengochea
Daniel Bengochea
Mar 16, 2023
Automatización de procesos.

La automatización de los procesos de tu empresa es un camino que deberás recorrer llegado el momento.

Y es que, una acumulación excesiva de tareas manuales o repetitivas puede llegar a ser un grave problema para tu crecimiento empresarial.

Gracias a los procesos automatizados, tus empleados ahorrarán un valioso tiempo y podrán dedicarlo en actividades más productivas para tu organización.

En esta guía queremos explicarte qué es la automatización de procesos, su papel en la industria modernas y cómo aplicarla en tu empresa con éxito.

Qué es la automatización de procesos - definición y concepto

La automatización de procesos es la traslación de las tareas rutinarias empresariales al entorno tecnológico y digital para una ejecución automática.

Este proceso se realiza a través del diseño y desarrollo de métodos y aplicaciones informáticas o robóticas capaces de recibir, procesar, analizar y gestionar grandes volúmenes de información o materiales en tiempo real.

Los estándares de calidad y las estructuras organizativas actuales han convertido la automatización de procesos en una necesidad empresarial, de ahí que podemos encontrarla en cualquier departamento: finanzas, recursos humanos, marketing, ventas o logística eCommerce.

Ventajas de la automatización de procesos

El principal objetivo de la automatización de procesos es optimizar los sistemas internos para conseguir un entorno laboral más fluido y ágil.

Al integrar nuevas soluciones tecnológicas que permitan al operario automatizar su trabajo, éste se vuelve mucho más eficiente y rentable para la empresa.

Asimismo, la organización también podrá llevar un control más minucioso y en tiempo real de sus procesos, mejorando la detección de errores o irregularidades. 

Por ejemplo, a nivel eCommerce, la automatización de notificaciones con transportistas ayuda a detectar y solucionar incidencias en el envío.

En resumen, con la automatización de procesos una empresa puede:

  • Reducir los costes de su trabajo
  • Aumentar la productividad
  • Ahorrar tiempo
  • Reducir errores
  • Agilizar el intercambio de datos
  • Aumentar la seguridad
  • Ofrecer servicios de mayor calidad 
  • Mantener los clientes satisfechos por más tiempo

Cómo automatizar procesos con éxito

La automatización no solo implica la implementación de herramientas tecnológicas, también deberás tener en cuenta ciertos ideas clave:

1. Elaborar un mapa estructural

Un mapa estructural ofrece una visión holística de la secuencia de tareas que necesita hacer una empresa para ser productiva. 

Esta información es muy útil, pues te permitirá detectar esas áreas o departamentos de tu organización más débiles o que requieren una puesta a punto. Una vez hallado el departamento, ya podremos centrarnos en los procesos que deseamos automatizar.

2. Analizar las necesidades de cada proceso

No todos los procesos son candidatos para la automatización. Es fundamental realizar una evaluación exhaustiva de cada tarea para determinar su viabilidad.

Algunas características a tener en consideración durante el análisis:

  • El posible retorno de la inversión tras la automatización
  • El tiempo que necesitan tus empleados
  • La cantidad de equipos o departamentos involucrados
  • El nivel de urgencia 
  • Su impacto en la satisfacción del cliente

3. Integrar un software de automatización

Otro factor a tener en cuenta es encontrar e integrar un software de automatización que se ajuste a las necesidades empresariales. 

La mayoría de las empresas suelen tener varios sistemas en funcionamiento, por lo que es fundamental encontrar soluciones que se integren con las herramientas existentes para garantizar una transición efectiva.

4. Capacitar a los empleados en sus nuevas funciones

Es importante definir claramente los roles y responsabilidades de los empleados durante y después del proceso de automatización. Cada empleado debe comprender cómo cambiará su trabajo y en qué se verá afectado.

También es fundamental brindarles la formación necesaria para que puedan adaptarse al nuevo ecosistema tecnológico.

5. Medir los resultados y realizar correcciones

Finalmente, la medición y el seguimiento son fundamentales para el éxito de la automatización de un proceso. Es recomendable definir qué métricas determinarán si el proceso ofrece resultados y establecer un de tiempo de evaluación.

En nuestra lista de KPIs para eCommerce encontrarás métricas para la monitorización del rendimiento de una tienda online.

Ejemplos de automatización de procesos y cuándo realizarlos

1. Automatización de procesos industriales

Automatización de procesos industrial.

Las grandes industrias requieren de la automatización, generalmente robótica, para la ejecución del trabajo diario. Un claro ejemplo son las cadenas de montaje o los sistemas de procesamiento de residuos. El software de automatización más utilizado en este sector son los ERP.

¿Cuándo automatizar procesos industriales?

Debido a la magnitud de la infraestructura, la automatización de procesos industriales es prácticamente oblitaria, por lo que suele realizarse desde un primer momento.

2. Marketing y comunicación

Procesos automatizados de un departamento de marketing y comunicación.

El marketing digital es otro de los principales protagonistas cuando hablamos de automatizar procesos. Una de sus ventajas es que, al no necesitar grandes inversiones, es asequible para todo tipo de negocios. Una de las prácticas más comunes es la automatización del email marketing.

¿Cuándo automatizar el marketing y la comunicación?

Un negocio tiende a valorar este tipo de estrategia cuando la gestión de leads o clientes potenciales exceden las capacidades de los operarios.

3. Comercio electrónico y tiendas online

Automatizar los procesos de un eCommerce.

Una operativa muy lenta en eCommerce produce cuellos de botella e impide que los pedidos lleguen a sus compradores en el tiempo acordado. Algunos procesos que suelen automatizarse son el picking, la impresión de etiquetas, la selección de transportes, el tracking o las notificaciones al cliente.

¿Cuándo automatizar un eCommerce?

La automatización en eCommerce suele estar muy relacionada con el almacén logístico y el flujo de pedidos entrantes. También debe considerarse si se desea reducir los errores durante la preparación de los pedidos y minimizar las devoluciones.

Outvio es una de las infraestructuras más avanzadas para la automatización en eCommerce. Optimiza y personaliza todos los procesos que van desde la compra hasta la devolución del producto.

4. Automatización de procesos administrativos

Automatizar procesos administrativos.

Automatizar procesos administrativos es también bastante habitual dentro de las empresas. Es muy útil a la hora de manejar la información de los empleados, las quejas o reclamaciones a atención al cliente y los informes interdepartamentales.

¿Cuándo automatizar un procesos administrativos?

Suele ser conveniente invertir en mejorar las tareas administrativas cuando consuman demasiado tiempo o se produzcan errores durante el traspaso de la información

Conclusión

En un mercado donde la velocidad y la eficiencia son cruciales, la automatización puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Aprovechar la tecnología y la experiencia humana para crear un flujo de trabajo automatizado y eficiente puede mejorar significativamente el rendimiento empresarial y llevarlo al siguiente nivel.

Las tareas repetitivas, aunque necesarias, a menudo son una fuente de ineficiencia y ralentizan el flujo de trabajo. Por ello, todo empresario debe encontrar soluciones apropiadas con las que responder a las necesidades emergentes del mercado.

Es aquí donde entra en juego la integración de herramientas como Outvio, capaces de acelerar la experiencia de entrega, reducir costes y aumentar la calidad del servicio en eCommerce.

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