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Automatización de procesos: cómo implementarla en tu negocio

Daniel Bengochea

Daniel Bengochea

Jul 28, 2022

Automatización de procesos.

En este artículo

  • iconQué es la automatización de procesos
  • iconBeneficios de automatizar un negocio
  • iconTipos de automatización de procesos
  • iconPasos para automatizar un negocio
  • iconSoftwares de automatización de procesos
  • iconPreguntas frecuentes sobre automatización de procesos
  • iconConclusión
  • Todas las empresas tienen en su operativa una serie de actividades cuya ejecución demanda una gran cantidad de recursos. Gracias a la automatización de procesos, es posible aliviar la carga de trabajo de dichas actividades para ahorrar tiempo y dinero.

    Si alguna vez te has preguntado cómo y por qué automatizar los procesos de un negocio, te invitamos a seguir leyendo.

    Qué es la automatización de procesos

    La automatización de procesos es la traslación de las tareas rutinarias empresariales al entorno tecnológico y digital para una ejecución automática.

    Todo negocio con una arquitectura digital o industrial compleja debe, en pos de una mayor rentabilidad, ser capaz de reducir los costes vinculados a su trabajo.

    Las automatizaciones nacen para solucionar las diferentes necesidades de la sociedad moderna. Permiten que los trabajadores no tengan que dedicar excesivas horas en procesos repetitivos y con poco retorno de la inversión.

    Automatizar procesos en el ámbito del marketing también es realmente importante, pues es la única forma de gestionar un alto flujo de leads o prospectos. Un claro ejemplo es el email marketing automation.

    Beneficios de automatizar un negocio

    Las ventajas más importantes que tiene automatizar los procesos de un negocio son:

    • Reducción de costes operativos 
    • Mejor cumplimiento de objetivos empresariales
    • Mejor comunicación e intercambio de la información
    • Reducción de errores e incidencias
    • Mayor control sobre los procesos
    • Monitorización detallada de los resultados
    • Mejor tiempo de respuesta
    • Más capacidad productiva

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    Tipos de automatización de procesos

    Automatización con macros

    Las macros son una de las formas más básicas y antiguas que existen de economizar tareas. Son atajos de teclado capaces de ejecutar varios procesos de manera simultánea. Gracias a las macros, los trabajadores de un negocio pueden ahorrar tiempo y llevar a cabo actividades complejas sin la necesidad de tener altos conocimientos técnicos en la materia.

    Automatización de procesos TI

    Las automatizaciones IT (tecnología de la información) optimizan los soportes informáticos de los departamentos y las empresas para sincronizar diferentes flujos de trabajo y reducir el tiempo de gestión. En este tipo de automatización se utilizan softwares específicos para mejorar el rendimiento de las tareas de un negocio, como son las ventas, el marketing o la atención al cliente.

    Automatización de procesos robótica

    La automatización robótica de procesos (RPA) se sirve de los últimos avances en maquinaria e inteligencia artificial para automatizar flujos de trabajo en diferentes tipos de industrias y sectores. 

    Por ejemplo, los procesos automatizados son indispensables para la optimización de muchas áreas de la industria del comercio electrónico y la logística. Gracias a ella, una tienda online puede reducir el tiempo de preparación de pedidos y realizar entregas mucho más rápidas.

    Automatización de la preparación de pedidos en un almacén eCommerce.

    Pasos para automatizar un negocio

    Elabora una planificación estructural de tu empresa

    El primer paso si quieres procesos automatizados es obtener una visión holística de la organización. Así te será más fácil determinar qué tipo de automatización necesitas a nivel estructural e interdepartamental y su orden de implementación. 

    Identifica las necesidades de cada uno de tus áreas y procesos

    Es posible que cada una de tus áreas requieran un modelo diferentes de automatización, pues no todas las actividades de un negocio son iguales. También deberás detallar el nivel de de importancia de los procesos que se realizan en cada uno de tus departamentos.

    Busca la tecnología adecuada para cada proceso

    Elige aquellos softwares o soluciones informáticas que te permitirán automatizar tus procesos. Deberás hacerlo en función de las necesidades establecidas en los puntos anteriores. 

    Por ejemplo, si buscas una automatización integral de tu negocio quizás te convenga un ERP. En cambio, puede que únicamente necesites una herramienta de marketing si lo que deseas es mejorar el rendimiento de tu captación de leads.

    Familiariza a tus empleados con la nueva tecnología

    Los empleados deben tener los conocimientos necesarios para poder operar y gestionar la nueva tecnología con la que van a trabajar. Es aconsejable que les facilites formaciones antes y después del cambio de operativa. De esta forma te aseguras que cuentan con las habilidades pertinentes y tu productividad no se rensentirá.

    Supervisa los resultados y corrige los posibles errores

    Monitoriza los resultados de tus procesos para averiguar si las nuevas automatizaciones están mejorando tus resultados o si, por el contrario, necesitan algún ajuste. Ten en cuenta que mantener una tecnología que no necesitas o no cumple con lo esperado puede elevar tus costes. 

    Softwares de automatización de procesos

    Nubox

    Nubox es un software de gestión administrativa. Te permite optimizar las facturas, documentación tributaria, cuentas, compras a proveedores, datos de venta o información del cliente.

    Sage ERP

    Sage es un software de automatización de procesos industriales muy completo. Al tratarse de un ERP, es posible ir integrando diferentes funcionalidades para monitorizar la cadena de suministros y todos los procesos que en ella tienen lugar. También es posible automatizar otras actividades de negocio, como las ventas o la atención al cliente. 

    Outvio

    Outvio automatiza los procesos de envío, devolución, atención al cliente y resolución de incidencias de tiendas online y eCommerce. Es una solución enfocada a resolver los problemas en la operativa post-checkout que puedan surgir dentro de la industria del comercio electrónico. También podrás personalizar los diferentes canales con elementos de marca y promociones de marketing para construir una experiencia de cliente única y satisfactoria.

    Preguntas frecuentes sobre automatización de procesos

    ¿Cómo sé si mi eCommerce necesita automatizarse?

    Toda tienda online que tenga un flujo constante de pedidos debe automatizar su operativa para una mayor productividad, por lo menos en los aspectos más básicos de la logística eCommerce, pues ahí es donde residen la mayoría de los costes operativos.

    Conclusión

    Si quieres que tu negocio crezca con el paso de tiempo, deberás automatizar tus procesos tarde o temprano. En caso de que tengas una tienda online, debes saber que la fase más importante para tu rentabilidad es aquella que sigue al pago de un producto. 

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