¿Has oído hablar de los TMS?
Un sistema TMS, o Transport Management System, es un software utilizado por las grandes empresas para reducir los costes de logística y transporte. En esencia, permiten llevar un mejor control de toda la operativa de envío y distribución.
A medida que tu negocio crezca, tus operaciones de transporte se volverán más costosas y complejas. Si quieres mantener a raya tus costes y garantizar que los envíos se realizan correctamente, deberás integrar un sistema TMS.
En esta guía analizaremos con detalle qué es un TMS y por qué debes utilizarlo.
Puntos importantes de un TMS
- Las funcionalidades de un TMS varían según la industria o el modelo de negocio
- Algunos TMS permiten integrar módulos para aumentar sus capacidades
- Sincronizan las actividades más importantes de la logística de transporte
- Capacitan a las empresas para poder operar a escala internacional
- Ofrece a los transportistas visibilidad tanto de sus operaciones diarias como de la red en su conjunto
- Los sistemas más avanzados cuentan con portales automáticos para automatizar la gestión de la logística inversa y las devoluciones
- Permiten a las tiendas online ofrecer una experiencia de pedido mucho más satisfactoria a sus clientes
¿Qué es un TMS o Transport Management System?
Un sistema de gestión de transporte (TMS) es un software holístico que ayuda a las empresas a centralizar toda la logística de transporte. Puede utilizarse para gestionar envíos de todos los tamaños y modos de transporte, como carretera, ferrocarril, marítimo y aéreo. También posee herramientas para planificar rutas, programar entregas, realizar el seguimiento de los pedidos, imprimir documentos y automatizar procesos logísticos.
Tipos de TMS según su soporte
- Desarrollo propio: son los más personalizados y flexibles, pero también son los más costosos y requieren un equipo de desarrollo y mantenimiento interno
- Instalación local: suelen ser más fáciles de implementar y mantener que los TMS propios, pero también pueden ser más costosos que los TMS en la nube
- Servicio cloud: son la opción más asequible y escalable. Estos sistemas son fáciles de implementar y mantener, y se actualizan automáticamente con nuevas funciones y mejoras.
Los sistemas TMS desempeñan un papel fundamental en multitud de industrias. Por ejemplo, es crucial para la gestión de la logística de un eCommerce.
Ventajas de utilizar TMS para logística de envíos
Reducción de costes
Un TMS mejora la gestión logística reduciendo costos al optimizar rutas y automatizar procesos. También facilita la negociación de tarifas con transportistas para obtener acuerdos más favorables.
Mejora de la eficiencia
La automatización de tareas, como la planificación de rutas y la gestión de documentos, permite un flujo de trabajo más eficiente. La capacidad de programar entregas y asignar tareas de manera óptima reduce los tiempos de espera y los costes de almacenamiento.
Aumento de la visibilidad
Proporcionan actualizada sobre la ubicación y el estado de los envíos, lo que mejora la toma de decisiones y la capacidad de gestionar excepciones de manera proactiva. Los informes y análisis detallados permiten una comprensión más profunda del rendimiento logístico y la identificación de áreas de mejora.
Mejora de la experiencia de cliente
El cumplimiento de plazos de entrega y la comunicación proactiva sobre el estado de los envíos aumentan la satisfacción del cliente. La transparencia y la confianza se fortalecen al proporcionar información en tiempo real sobre los pedidos, lo que mejora la percepción de la empresa.
Favorece la escalabilidad
La capacidad de adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio es fundamental. Los TMS son escalables y pueden crecer con la empresa o adaptarse a cambios en la demanda. Además, la integración con otros sistemas, como ERP y WMS, garantiza una gestión más coherente y efectiva a medida que la empresa se expande.
¿Cómo funciona exactamente un TMS?
El funcionamiento de un TMS puede variar según tus necesidades específicas, pero en términos generales, un TMS opera de la siguiente manera:
1. Captura de datos
El TMS recopila información relacionada con tus operaciones de transporte, como pedidos, inventario, ubicaciones de carga, destinos, horarios, restricciones de entrega, tarifas de transporte y más. Esta información puede ingresarse manualmente o integrarse con otros sistemas, como sistemas de gestión de inventario (WMS) o sistemas de gestión de pedidos (OMS).
2. Planificación de rutas y asignación de cargas
Con los datos capturados, el TMS ayuda a planificar rutas óptimas para tus envíos y a asignar las cargas a vehículos específicos. Utiliza algoritmos de optimización para minimizar costos y tiempos de entrega, teniendo en cuenta factores como la distancia, el tráfico, las restricciones de carga, las preferencias del transportista y los acuerdos de servicio.
3. Gestión de transportistas
El TMS te permite colaborar con transportistas y operadores de flotas. Puede facilitar la comunicación con los transportistas, la selección de proveedores de transporte, la programación de recolecciones y entregas, y la gestión de acuerdos de nivel de servicio (SLA).
4. Seguimiento y visibilidad
El TMS proporciona visibilidad en tiempo real de tus operaciones de transporte. Esto incluye el seguimiento de vehículos, notificaciones de eventos (como retrasos o desviaciones), y la capacidad de responder a problemas en tiempo real.
5. Documentación y cumplimiento
El sistema puede generar y gestionar documentación importante, etiquetas de envio, como órdenes de carga, facturas y documentos de aduana. También puede ayudarte a garantizar el cumplimiento de regulaciones y normativas locales e internacionales.
6. Informes y análisis
Los TMS suelen ofrecer herramientas de generación de informes y análisis que te permiten evaluar el rendimiento de tu cadena de suministro, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos.
7. Integración
Los TMS se integran con otros sistemas empresariales, como ERP (Planificación de Recursos Empresariales), WMS, OMS y sistemas de gestión de inventario. Esto asegura que la información fluya de manera eficiente entre todos los departamentos relacionados con la logística y el transporte.
¿Puede un TMS gestionar devoluciones?
La logística inversa es una de las actividades más costosas y complejas para cualquier empresa. Por ello, cada vez más TMS incluyen soluciones exclusivas, como portales automáticos, para aliviar la carga de trabajo en este campo logístico.
A través de este tipo de portales, un cliente puede gestionar por sí mismo el cambio o la gestión de la devolución. El TMS se encarga de generar la recogida con el transportista y le facilita al comprador la etiqueta de devolución, todo de forma automática.
Si los cambios y devoluciones son un desafío, te aconsejamos encarecidamente que integres un TMS con funcionalidades específicas para la logística inversa.
¿Qué tipo de empresas necesitan un TMS y por qué?
- Logística y transporte: las empresas de transporte y logística dependen en gran medida de la optimización de rutas, la asignación de cargas y la gestión eficiente de flotas
- Manufactura: coordinan el movimiento de materias primas y productos terminados, y aseguran que las materias primas lleguen a tiempo para la producción
- Distribución y venta al por mayor: las empresas de distribución y venta al por mayor a menudo manejan grandes volúmenes de productos que deben entregarse a clientes y minoristas. Un TMS les permite gestionar rutas de entrega, programación y seguimiento de envíos de manera más efectiva
- Comercio electrónico: con el auge del comercio electrónico, las empresas necesitan TMS para gestionar el transporte de productos desde almacenes a clientes finales. Un TMS puede ayudar a cumplir con los plazos de entrega y mejorar la experiencia del cliente
- Alimentación y bebidas: La industria de alimentos y bebidas a menudo maneja productos perecederos que requieren entregas precisas y en plazos cortos. Un TMS puede ayudar a garantizar que los productos lleguen frescos y en buen estado
- Farmacéutica: En estas industrias, la precisión y la puntualidad son críticas debido a la naturaleza sensible de los productos. Un TMS ayuda a gestionar el transporte de productos farmacéuticos y de salud de manera segura y eficiente
Pasos para integrar un TMS con éxito
1. Desarrolla el proyecto
Establece las bases del proyecto, define los objetivos, tareas y responsabilidades. Además, en esta etapa debes planificar los recursos y establecer la infraestructura necesaria para el proyecto.
2. Identifica las funcionalidades necesarias
Realiza un análisis detallado de los procesos y necesidades empresariales. Identifica los sistemas que deben integrar con el TMS, define los flujos de información y datos, así como los objetivos que deben ser abordados durante la fase de implementación.
3. Implementa la tecnología
Configurar la implementación tecnológica de la solución, lo cual incluye la carga de datos maestros empresariales y la integración con el software a través de la API. Durante esta etapa, entra en juego tu departamento de desarrollo y equipo técnico.
4. Fase de pruebas y formación
Realiza pruebas con el fin de detectar posibles riesgos o ajustes pendientes. Esta etapa también abarca la preparación y entrega de capacitación.Facilita la documentación necesaria para instruir a todos los empleados que utilizarán tu TMS.
5. Puesta en marcha y soporte permanente
Implementación plena de la solución. Garantiza una transición sin contratiempos hacia la solución. Además, el proveedor debe brindar un sólido respaldo al para abordar cualquier eventualidad que pueda surgir durante este proceso y solucionarlo lo antes posible.
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