Los workflows son uno de los avances más importantes en materia de automatización empresarial. Permiten ahorrar costes, aumentan la productividad y mejoran la experiencia del cliente.
Leyendo este artículo entenderás qué es un workflow y cómo funciona. También encontrarás ejemplos y una guía para automatizar tu propio flujo de trabajo.
Qué es un workflow y cómo funciona
Entendemos por workflow la automatización de los procesos de una empresa en un orden concreto para la consecución de un objetivo determinado.
Este sistema divide los procesos en tareas o subtareas y luego los conecta con una secuencia de disparadores dentro de una herramienta de automatización de procesos.
Cuando el evento ocurre, se genera la alerta y se desencadena una tarea específica. De esta forma, se crea un flujo de trabajo ordenado y automático.
En el marco actual de consumo y producción, los workflows se han posicionado como una pieza clave para poder desarrollar modelos de negocio capaces de satisfacer al cliente.
Veamos un ejemplo de workflow en eCommerce
- Un usuario realiza el pago en el checkout de una tienda online
- Se valida el pago y se emite una factura digital
- Se notifica al almacén sobre el contenido del pedido para que los operarios puedan prepararlo
- Al mismo tiempo, se genera otra notificación para el transportista solicitando una recogida
- Una vez el transportista tiene el paquete, se envía otra notificación al comprador con la fecha y la dirección de entrega
- Por último, durante el reparto, se le envía otro mensaje al comprador con la hora exacta en la que será entregado el paquete
Ejemplos de flujos de trabajo automatizados según sector
Algunos ejemplos de workflow son:
Marketing
- Envío de newsletters en una estrategia de inbound marketing
- Descargas de contenido, envío de formularios y adquisición de leads
- Envío automático de ofertas y promociones
- Envío de mensajes de recuperación de carrito
Gestión documental
- Emisión de facturas
- Recepción de solicitudes
- Seguimiento del estado de las tareas
- Aprobación y redistribución de recursos empresariales
Atención al cliente
- Recepción y clasificación de las consultas del cliente
- Asignación de automática de un responsable a cada consulta
- Gestión y control del sistema de tickets
- Envío de encuestas de satisfacción tras la consulta de un cliente
eCommerce
- Envío automático de notificaciones de pedido durante el proceso de entrega
- Reglas para la automatización del envío para cada pedido
- Formularios automáticos para el proceso de devolución y cambio de producto
- Identificación, clasificación e impresión de la documentación del pedido
Cómo hacer un workflow
1. Establece unos objetivos claros
Un workflow se utiliza para alcanzar metas concretas. Si no sabes qué quieres, no podrás identificar los procesos necesarios para conseguir.
Por lo tanto, el primer paso para automatizar el flujo de trabajo de un negocio es marcar objetivos.
2. Crea un boceto
Un primer mapa con las tareas que quieres automatizar te ayudará a tener una visión de conjunto de todo el proceso.
Ten en cuenta que cada workflow es diferente. Puede variar mucho en función del producto, el cliente, el modelo de negocio o los trabajadores implicados.
3. Identifica los eventos
La esencia de un workflow es contar con una herramienta de automatización capaz de asignar eventos a disparadores concretos.
- Identifica los eventos que necesitas para conseguir tu objetivo
- Ordena los eventos con lógica para que el flujo sea efectivo
- Asigna los eventos a los disparadores
- Activa la herramienta
4. Controla los resultados
Ahora, si has alcanzado tu objetivo, asegúrate de que ha sido gracias al workflow y no por algún agente externo.
De ser así, deberás definir mecanismos de control para monitorizar el rendimiento de tu workflow con el paso del tiempo.
Para ello, encuentra indicadores de rendimiento relacionados con las tareas automatizadas y realiza revisiones periódicas.
Si gestionas una tienda online, nuestro artículo de KPIS para eCommerce te ayudará bastante a medir el rendimiento de tu negocio.
Softwares para hacer workflows
Nintex
Nintex proporciona una solución user-friendly para que cualquier negocio pueda automatizar sus flujos de trabajo sin necesidad de desarrollos. Cuenta con una gran cantidad de opciones para que aplicaciones de todo tipo puedan crear y gestionar su propio workflow.
Integrify
Integrify es un software para la creación de workflows comerciales. Su sistema drag and drop facilita mucho configurar cualquier flujo, permitiendo crear mapas para conseguir una visión general de los procesos empresariales. La herramienta se adapta a las necesidades de cada industria o sector.
Outvio
Outvio es una herramienta especializada en la automatización de los flujos de trabajo post-compra en tiendas online. Podrás crear workflows para la gestión de pedidos, devoluciones, comunicación con el cliente o resolución de incidencias de envío. Además, sus opciones de personalización permiten ofrecer una experiencia de compra única para cada cliente.
Cómo automatizar el flujo de trabajo de un eCommerce
Un workflow es esencial para reducir la carga de trabajo de la tienda online, pero también para proporcionar al cliente una experiencia de compra satisfactoria.
Antes de continuar, recuerda que para crear el workflow de un eCommerce necesitas una herramienta con funcionalidades de automatización.
En este caso, nos apoyaremos en las características de Outvio para explicarte cómo automatizar el flujo de trabajo de una tienda online:
1. Configura tus reglas de envío
Las reglas de envío funcionan como un algoritmo inteligente capaz de gestionar el pedido y asignar el transportista en función de las necesidades de la tienda online.
A través de esta lógica, la herramienta se encarga de tramitar el pedido, encontrar la tarifa más barata y ordenar la recogida en el momento oportuno.
2. Acelera la preparación del pedido
La preparación del pedido requiere buscar el producto dentro del inventario, añadirlo en el paquete y pegar las etiquetas necesarias para que el transportista realice la entrega.
Outvio también agiliza todos estos procesos, pues permite un picking y packing inteligente y genera toda la documentación necesaria de manera automática y sin errores.
3. Ofrece un sistema de seguimiento de pedido
La trazabilidad del envío es importante para tranquilizar al cliente durante la entrega y evitar incidencias o retrasos.
La herramienta envía notificaciones de pedido durante todo el proceso de entrega y posee un portal de seguimiento inteligente para que el comprador pueda gestionar su pedido.
Automatiza los cambios y devoluciones
Un proceso de cambios y devolución cómodo y flexible es esencial, tanto para la experiencia de cliente como para reducir los costes logísticos.
Con Outvio no tendrás que volver a preocuparte de este problema. Gracias a sus reglas inteligentes, el portal de cambios y devoluciones y las notificaciones, un comprador puede devolver o cambiar cualquier producto automáticamente y sin necesidad de contactar con la tienda online.
Conclusión
Optimizar los flujos de trabajo permite adaptar los tiempos de respuesta a las necesidades del momento y es el motor de muchas estrategias de crecimiento empresarial.
Por esa razón, invertir en soluciones tecnológicas para diseñar workflows y automatizar el negocio es un paso que deberás dar tarde o temprano.
