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¿Qué es un inventario y cómo puedes crear el adecuado para tu empresa?

Daniel Bengochea

Daniel Bengochea

Jul 12, 2022

Operario realiza el inventario en el almacén de su empresa.

En este artículo

  • iconQué es un inventario y por qué es tan importante
  • iconTipos de inventarios para empresas
  • iconEjemplo de cómo crear el inventario de una empresa
  • iconPreguntas frecuentes
  • iconConclusión
  • En la industria de la logística y el comercio electrónico es fundamental contar con un inventario que registre la entrada y salida de los materiales que se encuentran en el almacén. Sin esta información, existe una alta probabilidad de que se generen cuellos de botella, haya escasez de unidades disponibles o se incurra en gastos innecesarios.

    En este artículo analizamos las claves de un inventario para empresas: qué es, los tipos que existen y un ejemplo de cómo crearlo.

    Qué es un inventario y por qué es tan importante

    El inventario es el documento que recoge los números de referencia de las existencias que tiene una empresa, así como su ubicación en el almacén y el uso que se hace de ellas.

    Gracias al inventario, una empresa puede llevar un conteo de los recursos de trabajo, ya que pues refleja con exactitud la fluctuación de los artículos.

    Dicho control, además de evitar incidencias tan importantes como la rotura de stock, optimiza estrategias de negocio, favorece el reaprovisionamiento, permite la previsión de ventas, mejora la toma de decisiones y reduce el tiempo que se tarda en la gestión de pedidos.

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    Tipos de inventarios para empresas

    Tipos de inventarios según el periodo fiscal

    • Inicial: se realiza en el comienzo de las operaciones empresariales y contables, antes de la adquisición o venta de otros materiales
    • Final: se realiza al final del periodo contable. En él se incluye el balance general de la empresa. También refleja todos los recursos disponibles tras el cierre del ejercicio

    Tipos de inventario según su frecuencia

    • Anual: se realiza anualmente con el objetivo de confirmar los resultados obtenidos tras el registro contable
    • Periódico: se realizan varias veces al año, normalmente por trimestre. Sirve para llevar un control de los materiales almacenados
    • Cíclico o rotativo: son recuentos regulares que se realizan a grupos de referencias determinados. El conteo se prioriza en función de la naturaleza de la mercancía (valor, caducidad, nivel de rotación, etc.)
    • Permanente o perpetuo: se lleva un conteo de cada entrada y cada salida para mantener un control en tiempo real del stock. Es uno de los tipos de inventarios que únicamente podrás realizar si tienes un SGA
    Inventario físico en el almacén de un eCommerce.

    Fuente: Skubana

    Tipos de inventarios según el producto

    • De materias primas: contabiliza las unidades de la materia prima utilizada para la fabricación de un producto
    • De materiales de fabricación: contabiliza los materiales de producción que por su naturaleza no pueden ser cuantificados, como la pintura o los tornillos
    • De productos en fabricación: se encarga de contabilizar los productos que están en proceso de producción
    • De productos terminados: para los productos ya fabricados que están disponibles para la venta 
    • De mercancías: para todos aquellos productos que están a la venta pero que no han sido procesados ni producidos por el eCommerce

    Tipos de inventario según su finalidad

    • De tránsito: contabiliza materiales y productos solicitados por los proveedores y que están de camino al almacén
    • De reserva: cuantifica los materiales de los que la empresa dispone en caso de que ocurra un fallo en la operativa
    • De previsión: registra las referencias de aquellos materiales que se utilizaran en un futuro. Es muy utilizado cuando hay previsiones de cambios en la demanda. Por ejemplo, por temas de estacionalidad
    • De desacoplamiento: diferencia las referencias utilizadas en dos procesos de una misma línea productiva

    Otros tipos de inventarios

    • Disponible: para productos disponibles y orientados al rápido abastecimiento, tanto de necesidades de venta como de producción
    • En línea: contabiliza las referencias de los materiales que están a punto de entrar en la línea de producción
    • Físico: el conteo de las referencias se hace de forma física y en persona
    • En cuarentena: en él contabilizan las unidades que deben estar almacenes durante un periodo de tiempo antes de poder disponer de ellas
    • Regular: clasifica materiales de naturaleza cíclica con el objetivo de satisfacer las necesidades de la demanda en etapas de reaprovisionamiento
    • De existencias muertas u obsoletas: para todas aquellas referencias que ya no pueden ser utilizadas

    Ejemplo de cómo crear el inventario de una empresa

    1. Decide qué tipo de inventario es el adecuado para tu empresa

    Lo más habitual es optar por aquel que cubre las necesidades primarias de una empresa. Por ejemplo, si tu almacén tiene una alta actividad de trabajo, puede que necesites una periodicidad de conteo trimestral o periódica. También podría ocurrir que una empresa con una gama de artículos muy amplia requiera de varios tipos inventarios para poder contabilizarlos.

    2. Revisa las ubicaciones del almacén

    Analizar detenidamente el almacén es importante si quieres añadir una columna con la ubicación de cada referencia. Algo que te recomendamos encarecidamente, pues ayuda a crear mejores rutas de picking. También es posible que tu negocio sea de gran envergadura y debas utilizar un diseño de almacén eficiente, lo cual requerirá realizar un análisis de los almacenes y la ubicaciones todavía más exhaustivo.

    3. Integra el soporte 

    A la hora de crear tu inventario, podrás escoger entre varios soportes y herramientas. No obstante, si tu negocio gestiona grandes cantidades de pedidos, lo más indicado es que optes por una herramienta digital que te permita registrar cada unidad en tiempo real gracias al escaneo de códigos. 

    Y puedes acelerar todavía más tu operativa gracias a la herramienta Scan & Pack de Outvio, la cual imprime etiquetas de envío y listas de picking automáticamente, eliminando cualquier error en el proceso de preparación de pedidos y mejorando tus tiempos de entrega. 

    4. Crea el inventario y añade los números de referencia

    Una vez tengas listo el soporte, deberás integrar los números y códigos de referencia, la cantidad de unidades disponibles, el precio de las unidades y su localización. Por otro lado, deberás añadir las columnas correspondientes para el registro del movimiento: una columna para salida de existencias, otra para su entrada y una en la que se indique la fecha de cada operación.

    Un ejemplo de inventario para una empresa sería el siguiente:

    Ejemplo de inventario de una empresa.

    Fuente: Milformatos

    5. Establece el método de control de tu inventario

    El control de las existencias es el objetivo final de esta herramienta. Consiste en analizar los diferentes registros y datos almacenados para realizar las previsiones y reaprovisionamientos pertinentes. También es muy útil para la optimización de estrategias, pues podrás divisar cambios de tendencia en tu demanda y adelantarse a ellas.

    Para dar con el indicado, es necesario que conozcas la frecuencia de tu demanda así como las fechas en las que se producen los picos de venta. Si quieres saber más sobre control de inventarios, te invitamos a leer nuestro artículo sobre uno de los más importantes: el método ABC.

    Preguntas frecuentes

    ¿Qué es la rotación de inventarios?

    Es la cantidad de veces que se renuevan las existencias en un periodo determinado, generalmente un año.

    ¿Cómo se calcula la rotación de inventarios?

    Debes sumar el coste de los productos vendidos en un periodo concreto y dividirlo por el promedio disponible durante ese mismo periodo.

    ¿Qué es la gestión de inventarios?

    Son todas aquellas operaciones que visibilizan la ruta de las existencias dentro de un inventario y su gestión.

    Conclusión

    Tanto el almacenamiento como la gestión de tu stock son esenciales para la logística de tu eCommerce. El tipo de inventario que elijas determinará en buena parte la eficiencia de tu trabajo y los resultados que eres capaz de alcanzar.

    Pero este no es el único factor a tener en cuenta. Si quieres una optimización fulfillment completa, deberás cuidar todos los procesos que conforman tu cadena de suministros, desde la producción hasta los procesos de venta y post-checkout.