¿Qué es la gestión de stock y cómo realizarla? Guía completa para inventarios y almacenes

Daniel Bengochea
Daniel Bengochea
Feb 2, 2023
Gestión de stocks.

¿Estás listo para maximizar tus ganancias y proteger tu negocio de pérdidas no deseadas? La clave está en la gestión del stock.

Una correcta gestión de tu stock te ayudará a mantener el equilibrio entre las unidades disponibles en tu inventario y tus niveles de demanda.

Si la gestión no es la adecuada, podría producirse una rotura en el stock y perder ventas. O que el valor de tu inventario se reduzca por una obsolescencia en tus artículos. 

Entonces, ¿cómo podemos saber si la gestión de nuestro stock es eficiente y qué mecanismos de control existen? Encontrarás toda la información en este artículo.

Qué es la gestión de stocks - definición

La gestión de stocks es la disciplina encargada de planificar, regular y supervisar el flujo de bienes, productos y mercancías en el inventario de una empresa.

Incluye tareas como la asignación de ubicaciones, la trazabilidad de inventario y los métodos de gestión de existencias. También es habitual incluir actividades como la planificación de necesidades y la mejora de los procesos de almacenamiento y preparación de pedidos.

En definitiva, podemos decir que la gestión de stock es un actividad que se vertebra en tres ejes diferentes: control, seguimiento y optimización.

La regla de oro en el control de existencias

Una gestión de stocks perfecta se adapta a la frecuencia correcta de las actividades de reposición de existencias, manteniendo los costes lo más bajo posible sin comprometer la rentabilidad y el crecimiento.

Objetivos principales de la gestión del stock

Asegurar un buen nivel de stock

El principal objetivo de la gestión de stock es conocer las existencias disponibles y ajustarla a las ventas futuras. Esto es esencial para cubrir las solicitudes de compra y reducir los costes de mantenimiento y aprovisionamiento.

Aumentar la eficiencia 

Llevar un control de las existencias y su movimiento interno agilizará el resto de proceso vinculados a ella y reducirá el número de errores. Un ejemplo muy común son las devoluciones que se producen por confundir el producto del pedido.

Aumentar la flexibilidad

Las empresas que realicen una buena gestión de sus existencias podrán adaptarse mejor a los cambios en la demanda y la nueva disponibilidad de los productos.

Aumentar la satisfacción del cliente

La gestión de stock permite ofrecer una experiencia de pedido de mayor calidad. Además, al satisfacer las necesidades de compra del cliente es más probable que te visite en el futuro.

Mejorar la toma de decisiones

¿Cada cuánto tiempo hay que programar otro reabastecimiento? ¿Cuál es la época del año con una curva de demanda más agresiva? ¿Qué productos son los más demandados?

Tener datos exactos del movimiento de las existencias es la única manera de ajustar las decisiones empresariales a la realidad y evitar opiniones o subjetividades.

Gestión del stock de una tienda online de moda

Factores que intervienen en la gestión de stock

Nivel de demanda

El nivel de demanda determina la frecuencia de rotación de los productos. Una empresa debe tener muy claro cuál será el ritmo de venta y consumo en su sector para poder adquirir la cantidad de existencias exactas. Así podrá cubrir las necesidades de sus clientes sin tener excedente.

El registro 

Para mantener un registro preciso de los niveles de inventario y automatizar los procesos de reabastecimiento, es esencial contar con un sistema de seguimiento de inventario efectivo. 

Este sistema debe ser capaz de rastrear y actualizar en tiempo real los niveles de inventario, así como generar alertas automáticas cuando sea necesario pedir más mercancías.

El tipo de stock

El tipo de stock afectará al modelo de gestión, la ubicación de las unidades y las políticas de reposición. Generalmente, los stocks se clasifican según la función de los prodcutos que contienen. Los más importantes son:

  • Stock muerto: es un tipo de inventario que se utiliza para mantener productos que ya no se pueden vender y normalmente se desean eliminar
  • Stock cíclico: aquí se clasifican productos en función del ciclo de la demanda. Puede variar bastante en función del tipo de cliente, la industria o la época de consumo
  • Stock mínimo: determina el nivel mínimo de existencias, aquellos productos de emergencia que guardamos para no perder ventas
  • Stock máximo: determina el nivel máximo de existencias que la empresa puede llegar a vender. Sobrepasar esta cantidad de productos en el inventario podría elevar los costes y ser un problema en el futuro
  • Stock de seguridad: este tipo de stock se utiliza únicamente cuando creemos que puede haber un aumento puntual de la demanda
  • Stock sobrante: productos acumulados y que no se pueden vender, pero podrían ser aprovechados en el futuro, por lo que conviene mantenerlos

Costes de almacenamiento

Cada negocio debe hacer frente a unos tipos de de costes u otros. Esto puede variar en función del sector, la naturaleza del producto, el tipo de almacén, etc. Cuando vayas a realizar tu estrategia de gestión de stock deberás tener en cuenta todas estas variables para asegurar unos procesos rentables.

  • Coste de infraestructura: es el coste de toda la infraestructura necesaria para poder mantener el almacén, como el propio local, las estanterías o la maquinaria
  • Coste de gestión: el coste de los recursos destinados a la gestión directa del stock, como la mano de obra
  • Coste de mantenimiento del stock: es el gasto destinado a adquirir existencias y materiales de aprovisionamiento, así como el coste de los seguros y los problemas derivados de una rotura de stock

Mejores métodos de gestión de stock o inventarios

FIFO 

Este modelo prioriza la salida de mercancía en función del orden de entrada. Las primeras existencias entrar serán las primeras en salir. 

¿Cuándo se elige este modelo de gestión de stock? Normalmente cuando se comercializan productos perecederos que no pueden estar en el inventario por un periodo demasiado largo.

LIFO

El sistema LIFO funciona a la inversa que el FIFO. Los primeros productos en salir son los últimos en entrar.

¿En qué casos es útil este modelo de gestión? En empresas que buscan mitigar los efectos de la inflación o que necesitan una visión más precisa de sus costes totales.

Método ABC

El método ABC en almacenes es un sistema de clasificación de la mercancía en función de su valor o beneficio. Las unidades más valiosas serán clasificadas como “A” y colocadas en sitios de privilegio para una expedición mucho más ágil.

¿Cuándo utilizar este modelo? Es útil para empresas de cualquier sector con inventarios significativos y que desean optimizar sus recursos internos.

Just in Time

Se denomina Just in Time al sistema de gestión de stock cuyo objetivo es contar con el número de existencias exacto para dar salida a los pedidos entrantes, pero sin llegar a producir un excedente.

Este modelo es utilizado por aquellas empresas que desean priorizar la reducción del coste del almacenamiento.

Modelo Wilson

El modelo Wilson utiliza un método matemático para calcular el momento exacto en el que contactar con el proveedor para adquirir más existencias. 

Para realizar el cálculo, tiene en cuenta las siguientes variables: cantidad óptima de pedido, demanda del producto, coste del pedido y coste del almacenamiento por unidad en un periodo de tiempo concreto.

Este modelo de gestión de stocks y existencias busca equilibrar los costes del almacén con la demanda y posibilidad de los productos.

Cómo gestionar el stock de un almacén paso a paso

1. Analiza tu demanda

Realiza un análisis de la demanda y crea previsiones de venta que te ayuden a determinar la cantidad de stock que vas a necesitar en un futuro. Para ello, te recomendamos que analices tu demanda actual y tengas en cuenta el historial de ventas futuro.

2. Identifica y clasifica cada cada producto

Debes determinar qué productos conformarán tu stock y registrarlos en tu sistema informático. Añade un código de barras a cada producto con sus datos y características. Esto te ayudará a mantener el registro actualizado así como con los procesos de picking y packing.

2. Ubica cada unidad en el inventario

En esta fase tiene que situar cada existencias en base a alguna de las estrategias del punto anterior. Es importante que elijas cada ubicación de acuerdo a las necesidades de tu tipo de stock, el análisis de la demanda y tus objetivos empresariales.

3. Establece criterios de reubicación y reabastecimiento

Las políticas de stocks determinan cuándo es el momento adecuado para reubicar o reabastecer. Lo aconsejable es que siempre haya unos niveles mínimos de stock. 

Algunos factores que deben ser considerados al establecer estas políticas incluyen la velocidad de rotación del inventario.

Además, deberás tener en cuenta las previsiones de la demanda y los tiempos de entrega de tus proveedores. Considera dejar un margen de seguridad para evitar una rotura de stock.

4. Monitoriza tu inventario

Realiza un seguimiento continuado de todos los movimientos dentro del stock. Deberás tener un registro actualizado de todas las entradas y salidas. 

Puedes automatizar todo este proceso con algún software informático especializado. Existen herramientas que además te avisan cuando las existencias disponibles llegan a un nivel crítico.

5. Optimiza los procesos de tu almacén

Una buena manera de mejorar los beneficios empresariales es optimizar la logística interna. Y esto incluye la gestión del stock. 

Algunos consejos:

  • Almacena los productos de manera eficiente para aprovechar el espacio útil
  • Reduce el espacio entre artículos que suelen salir juntos para acelerar la recogida y minimizar los costes
  • Ubica los productos de alta rotación cerca de las áreas embalaje 

6. Realiza evaluaciones continuas

Monitorizar los procesos de gestión de inventarios es esencial para detectar problemas y oportunidades de mejora.

Utiliza criterios de evaluación para mejorar las operaciones. Esto incluye monitorear el tiempo de entrega, el nivel de stock y la eficiencia en la gestión de productos o la preparación de pedidos.

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Conclusión

El auge de los pedidos y las compras online ha hecho de la logística un factor elemental para la supervivencia de millones de negocios.

La gestión de stocks es una actividad que todo negocio debe optimizar para conseguir una operativa de almacenes eficiente y adaptada a las necesidades del consumidor.

Además, recuerda que una gestión de existencias ineficiente es un goteo de dinero constante que pocos negocios pueden mantener.

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