Um Sistema ERP é um software indispensável para qualquer empresa que queira impulsionar o seu crescimento e otimizar o seu desempenho.
Mas os sistemas ERPs não são todos iguais, nem as empresas têm todas as mesmas necessidades.
Por isso, é importante estar bem informado para escolher a opção mais adequada para a tua empresa.
Neste artigo, explicamos-te tudo: o que é um Sistema ERP e para que serve, como escolher um e quais os sistemas ERP mais usados em Portugal.
O que é um Sistema ERP e para que serve?
Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é um softwares de gestão empresarial que torna possível a interligação, automatização e monitorização de todas as áreas e atividades de uma empresa.
Devido à diversificação nas áreas e departamentos empresariais, a instalação deste tipo de software está a tornar-se cada vez mais comum, uma vez que permite centralizar todas as atividades e departamentos de uma empresa Servem como bases de dados maciças às quais todos os departamentos e membros de uma empresa têm acesso. Graças a isto, é possível centralizar a informação para simplificar os processos internos e não depender do diálogo constante entre as partes: tudo está ao alcance de todos.
Este tipo de ferramenta integra uma multiplicidade de soluções destinadas a automatizar os processos internos: marketing, vendas, processos logísticos, processos pós-venda, contabilidade, entre outros. Por exemplo, com um ERP é possível fazer coisas tão diferentes como gerir uma estratégia multi-armazém, administrar campanhas de email marketing, melhorar a logística inversa ou ter total controle sob as conversões.
Além disso, muitos deles permitem adicionar módulos para alargar as suas características e funções. Desta forma, o ERP é transformado num eixo matricial em torno do qual o resto dos agentes orbitam.
Diferentes Sistemas ERP especializam-se em área distintas, mas existem algumas características que são comuns a todos eles:
- Agrupam processos diferentes numa única unidade de gestão;
- Permitem automatizar os processos;
- São atualizados em tempo real;
- Habilitam a contabilidade de diferentes áreas;
- Permitem efectuar o seguimento logístico ao longo da cadeia de abastecimento;
- Têm funções de gestão de produtos, stock, inventário, inventário e catálogo, bem como de gestão de pagamentos;
- Oferecem apoio ao nível do marketing, das vendas e da comunicação com o cliente.
Vantagens da implementação de um Sistema ERP
Agora que já sabes o que é um Sistema ERP e para que serve, importa conhecer as suas vantagens e benefícios.
- Melhorar a rastreabilidade dos processos: um Sistema ERP contém toda a informação relacionada com as atividades internas e externas da empresa. Após a sua implementação, o acompanhamento dos resultados de cada departamento será muito mais fácil. Também ajuda a detectar problemas ou imprecisões e a corrigi-los, por exemplo, custos excessivamente elevados devido à ausência de otimização da gestão logística do eCommerce;
- Permite a tomada de decisões mensuráveis: ter indicadores que proporcionem objectividade é uma garantia contra opiniões tendenciosas e experiências subjectivas. O ERP, neste sentido, é essencial, uma vez que oferece dados mensuráveis nos quais é possível basear a tomada de decisões empresariais. Além disso, os relatórios em tempo real atualizam a situação económica da empresa a todo o momento;
- Protege a informação interna: as empresas precisam de fazer cópias de segurança dos seus dados internos com frequência. Se a informação for muito fragmentada, será difícil saber em que cópia de segurança se encontram os dados que precisam de ser recuperados. Por outro lado, ao centralizar tudo no ERP, garantimos que a informação relevante não se perde na transferência de dados de um meio para o outro.
- Automação de processos: um sistema ERP automatiza muitas actividades que, se feitas manualmente, exigiriam uma enorme quantidade de tempo e de recursos. Por exemplo, gestão de encomendas,
- apoio ao cliente, controle de catálogos, criação de relatórios, entre outros;
- Aumento da produtividade: a soma de todos os factores acima referidos resulta no aumento da produtividade e na melhoria das margens de lucro para o negócio como um todo. Isto pode ocorrer através da minimização de custos, através de uma expansão do volume de negócios, ou através de uma combinação de ambos.
Os Tipos de Sistema ERP
De acordo com as suas características
- ERP feitos à medida: adaptados às circunstâncias específicas de uma empresa em particular, são frequentemente a escolha ideal, uma vez que têm funcionalidades específicas de que a empresa necessita. No entanto, tendem a ser muito mais caros;
- ERP pré-definidos: são muito mais restritivos nas suas características, embora ainda tenham a capacidade de integrar módulos externos. Por outro lado, são mais económicos.
De acordo com o alojamento
- Local ERP Software: são aqueles que estão localizadas no servidor. Oferecem maior confidencialidade no tratamento de dados internos, uma vez que o fornecedor externo não tem acesso;
- Cloud ERP Software: são aqueles que estão localizados num sistema de armazenamento em nuvem, ou seja, os dados são alojados externamente. A grande vantagem é que o prestador de serviços garante a acessibilidade a todos os membros da empresa.
De acordo com o tipo de fonte
- Sistema ERP de Fonte Aberta: a sua utilização é livre e gratuita e estão abertos a modificações externas. Contudo, a fim de os integrar e manter corretamente, é necessário ter uma equipa de programadores;
- Sistema ERP de Fonte Fechada: de fonte fechada e requerem pagamento. Regra geral, são concebidos para serem fáceis de gerir e fáceis de utilizar.
De acordo com os problemas que solucionam
- Sistema ERP Horizontal: soluções generalistas desenvolvidas para funcionar em com todos os tipos de eCommerce, independentemente do sector em que operam. Possuem as características básicas;
- Sistema ERP Verticais : cuidadosamente concebidos para responder às necessidades do sector a que se destinam. Possuem uma gama muito mais vasta de opções.
Sistemas ERP Mais Usados em Portugal
Agora que já sabes o que é um ERP e para que serve, vamos dar uma vista de olhos em alguns dos ERP Mais Usados em Portugal
SAP
A SAP é um dos mais populares sistemas ERP para grandes empresas, em Portugal e no mundo. Este software facilita o processamento de dados e o fluxo de informação entre departamentos e até mesmo entre organizações.
Este software ajuda as empresas a crescer sem limites, ou, pelo menos, sem as limitações que são frequentemente impostas por outros sistemas ERP.
NetSuite
O NetSuite foi um dos pioneiras na revolução do cloud computing, sendo a primeira empresa SaaS do mundo. Hoje, o NetSuite pertence à Oracle e oferece um dos melhores sistemas ERP para empresas omnichannel em todo o mundo.
Podem ser adicionados módulos ao NetSuite para expandir as funcionalidades do sistema ERP, sem comprometer a velocidade de implementação ou a usabilidade do software.
Sage
A Sage é uma empresa de software empresarial dedicada a oferecer um sistema ERP. Juntamente com SAP e Netsuite, a Sage é uma das escolhas mais populares em Portugal.
Algumas das vantagens competitivas da Sage são a sua usabilidade, o seu nível de personalização (de acordo tamanho, indústria ou necessidade da empresa), o seu curto tempo de implementação e os seus backups automáticos que reduzem o custo de armazenamento de dados.
Syspro
A Syspro destaca-se de outros sistemas ERP devido ao seu foco nos sectores da manufactura e distribuição e à sua abordagem à tecnologia. Isto faz da Syspro a escolha perfeita para as empresas que gerem a produção, mas pode ser adaptada a múltiplos setores e tipos de negócios.
Como Escolher o Melhor Sistema ERP
O ERP ideal é aquele que se liga a todos os outros processos e softwares para permitir uma gestão central. O problema é que muitas destas soluções são feitas à medida e podem estar fora do orçamento. Inicialmente, o melhor é optar por um que se adapte às necessidades imediatas da empresa.
1. Identificar os processos vitais do negócio
Para escolher um ERP para eCommerce, é importante estar plenamente consciente dos processos que apoiam a continuidade do negócio a médio prazo, pois é aqui que se deve focar o investimento.
2. Selecionar um Sistema ERP adequado às necessidades do eCommerce
Assim que começares pesquisar para adquirir o teu primeiro ERP, verás que alguns são extremamente complexos e outros bastante intuitivos.
Não cometas o erro de pensar que os mais complexos são melhores. É uma possibilidade, claro, mas corres o risco de pagar mais por um programa que não saberás como manter. Um pequeno conselho: se não conseguires encaixar todas as suas funcionalidades nos teus processos de produção, o mais provável é que essa opção seja demasiado avançada para as tuas necessidades.
3. Planear o processo de implementação
Escalabilidade e flexibilidade são duas qualidades a considerar para que o ERP se adapte não só ao presente mas também ao futuro do negócio. O problema está em não saber como medir com precisão o crescimento real e, portanto, o nível de escalabilidade exigido.
Uma prática que pode ser útil é elaborar um plano de implementação de novas funcionalidades e ver se se enquadram nas previsões.
Automatiza os Processos Pós-venda do Teu eCommerce Com a Outvio
Ao integrar a Outvio com uma loja online, é possível automatizar as operações pós-venda e tornar o negócio ainda mais rentável. O nosso software centraliza todas as transportadoras numa única unidade de trabalho para que seja possível gerir todas as encomendas e devoluções de forma mais simples e em muito menos tempo. Possui também características que permitem otimizar a experiência de compra do cliente, tais como um portal de tracking personalizável, um portal de devoluções self-service e notificações automáticas.
Conclusão
Quando uma empresa atinge uma determinada dimensão, um sistema ERP é a única ferramenta de otimizar e automatizar todos os processos e departamentos. Sem este tipo de software, dar resposta às atividades quotidianas do negócio exigiria uma grande quantidade de recursos e de esforços.
Um bom sistema ERP permite acelerar o crescimento do teu eCommere e atingir os objetivos a que se propõe de forma mais rápida e eficiente. Assim, os recursos disponíveis podem ser alocados à otimização de outras áreas.
