La base de datos de una tienda online es el contenedor digital que guarda toda la información relativa al negocio.
Necesitarás utilizarla para gestionar tu catálogo producto, la comunicación con tu cliente, las campañas de marketing o la información de facturación.
Sin una base de datos actualizada y optimizada, lo más probable es que cometas infinidad de errores y tus beneficios disminuyan.
Con este artículo queremos brindarte la información necesaria para que puedas crear la base de datos de tu eCommerce.
Elementos a tener en cuenta antes de crear tu base de datos
La naturaleza de la información
En tu base de datos podrás clasificar y gestionar información de todo tipo. Es importante que lo tengas claro desde el principio: no es lo mismo administrar direcciones de cliente, que datos de facturación, fichas de producto... o todo al mismo tiempo.
El software
Casi con total seguridad, tendrás que importar todo el contenido de tu base de datos a un software especial. Estas herramientas son muy variadas y pueden condicionar la estructura de tus datos.
Nuestra recomendación es que elijas un software de base de datos que se ajuste a las necesidades de tu empresa. Además, si tus previsiones muestran un claro aumento de las ventas, es muy probable que necesites ampliar la base de datos en un futuro. De ser así, deberás elegir un software escalable y flexible.
Conectores
Una vez que la base de datos esté lista y transferida al software de gestión, deberás sincronizarla con tu tienda online y el resto de herramientas que utilices. Para ello, es necesario que consigas los conectores de cada una de las herramientas y los sincronices con tu base de datos. Lo habitual es que cada solución tecnológica facilite dichos conectores.
A continuación, un ejemplo de cómo se vería la base de datos de tu tienda online bien estructurada y categorizada:
Pasos para crear una base de datos para una tienda online
1. Planifica
Antes de ponerte manos a la obra, lo ideal es diseñar una primera versión de la base de datos en algún soporte físico o digital (Excel es una gran opción).
Piensa qué bloques o tablas informativos vas a necesitar, el número filas y columnas, y las categorías o subcategorías.
Las tablas de datos más habituales para una tienda online son:
- Tabla de producto: contiene toda la información del catálogo de productos de la tienda online. Manteniendo esta tabla actualizada evitarás perder ventas por una falta de unidades en el stock
- Tabla de clientes: toda la información sobre clientes actuales
- Tabla de leads: aquí se encuentran los datos de dirección y contacto de clientes potenciales que ya han realizado su primera interacción contigo
- Tabla de pedidos: almacena toda la información de los pedidos actuales y procesados
- Tabla de pagos: para la información relativa a la facturación
2. Categoriza los datos
Divide y clasifica los datos que vaya a contener cada tabla en función del área de negocio. Por ejemplo, una tabla de clientes puede dividirse en nombres, y en cada nombre su correo electrónico, número de teléfono, pedidos realizados, etc.
También debes tener en consideración qué tipo de base de datos vas a crear.
- Relacional: es aquella en la que los datos guardan todos una relación entre sí. Por ejemplo, las direcciones de clientes con los números de pedido
- No relacional: los datos se clasifican en archivos o carpetas a los que se acude de manera individual, no hay vínculo que relacione la información
- Cloud: es un servicio de almacenamiento de datos en la nube, lo proporciona un programa externo. Favorecen la clasificación de la información y permiten una gestión automatizada de la misma
Ejemplo de una base de datos relacional de un eCommerce:
3. Importa la información en el software
Si quieres que la gestión de tu base de datos sea óptima y automática, algo más que obligatorio, deberás volcar todo lo planificado en el programa de bases de datos que hayas elegido.
Este tipo de herramientas agilizan el tratamiento de la información, analizan los datos en busca de insights, crean copias de seguridad y permiten modificar las tablas.
Normalmente, lo único que debes hacer es importar el excel en el programa, así que no dudes en dedicar tiempo al primer paso. ¡Al final es la clave de todo el proceso!
4. Centraliza la información
¿Ya tienes tu base de datos lista? Ahora toca compartirla con el resto de departamentos y empleados de tu eCommerce.
Si optaste por un software especial, no debería ser muy complicado, pues muchos de ellos se sincronizan automáticamente con herramientas más amplias, como un ERP o un SGA.
Con Outvio podrás centralizar la gestión de los pedidos de tu tienda online es otra actividad que te impulsará tu crecimiento y tus ventas.
Softwares de bases de datos para tiendas online
Los siguientes softwares te ayudarán a diseñar la base de datos de tu tienda online:
Microsoft Access
Microsoft Access es uno de los programas más utilizados a la hora crear bases de datos de forma sencilla.
La gran ventaja de esta herramienta es que está dentro del paquete Office. Además, a diferencia de otras herramientas más básicas, véase Excel, podrás crear base de datos relacionadas, por lo que es una gran opción para tiendas online.
PIM
Los softwares de gestión del producto, o PIM, ayudan a la tienda a administrar y controlar toda la información del catálogo y los artículos que tienen a la venta. Son muy efectivos a la hora de crear una base de datos sobre productos.
CRM
Los CRM son herramientas con las que gestionar y crear información y bases de datos de clientes y leads. Son indispensables tanto para el departamento de atención al cliente como para el de marketing y ventas. Automatizan el envío de emails,
Automatiza tus procesos post-checkout con Outvio
Las bases de datos son fundamentales para la buena gestión de una tienda online, pero hay otras operativas que debes optimizar si quieres maximizar resultados.
Y la operativa que más impacta en el rendimiento de un eCommerce son todas aquellas que siguen al checkout.
Ahí es cuando se decide si el cliente queda realmente satisfecho con el servicio o se va con la competencia. Además, la logística de envíos y devoluciones es muy costosa, por lo que automatizarla elimina gastos innecesarios y te ayudará a ahorrar recursos.
Con Outvio, tu tienda online podrá operar al máximo rendimiento, mejorando los tiempos de respuesta y fidelizando al cliente con una experiencia de compra perfecta.
Conclusión
Con una base de datos, tu trabajo diario será mucho más llevadero y las incidencias por descuidos o falta de información se verán minimizadas. La buena noticia es que ahora tienes la información necesaria para poder crear la tuya propia u optimizar la existentes.
¿Hay otras fases de tu tienda online que necesitas optimización? En ese caso, seguro que Outvio puede ayudarte.
