Las etiquetas de envío son el documento o pegatina que se adhiere al paquete y que permite a un transportista conocer la información de origen y destino de la mercancía.
Si bien es cierto que son un elemento básico en la gestión de cualquier tienda online, pues sin ellas los envíos no podrían realizarse, pueden suponer un alto coste para la logística de tu eCommerce si no se generan debidamente.
Y es que los errores en las etiquetas son uno de los principales motivos de incidencia y devolución dentro de la industria. Dicho problema se agrava cuando las etiquetas se crean manualmente.
En la siguiente guía te mostramos todo lo que necesitas saber para poder empezar a crear etiquetas por ti mismo y sin fallos.
¿Qué son las etiquetas de envíos?
Las etiquetas de envíos son el documento adhesivo que muestra la información necesaria para que el transportista pueda llevar la mercancía desde el almacén hasta el domicilio del cliente final.
Por lo general, las etiquetas de envío incluyen los siguientes datos: naturaleza de la mercancía, código postal de destino, dirección, país, número de seguimiento, fecha y peso. También indican el nivel de urgencia contratada: entrega exprés, entrega en el mismo día, en 24 horas, dos días, etc.
Gracias a esta información, el paquete llega a su destino en los plazos y condiciones acordadas.
Es fundamental que la etiqueta de envío contenga un código de barras que permita al operario escanear la información con una terminal láser. Así el paquete podrá circular entre las diferentes etapas de la cadena de suministro sin incidencias o retrasos. Esto también aplica para la gestión de la logística inversa y devoluciones.
Lo más común es que las tiendas generen una etiqueta de envío por cada pedido —puede tener uno o varios artículos en su interior— que vaya a una dirección concreta.
También hay ocasiones en las que el eCommerce debe hacer dos envíos de un mismo pedido —por una falta de stock, por ejemplo—. Si eso ocurriese, se deberán imprimir dos etiquetas, una por cada envío.
Automatizar el proceso de generación de etiquetas evitará que cometas errores en la información y que tus envíos se extravíen por el camino.
Partes de una etiqueta de envío
Conocer las partes de la etiqueta te ayudará a reducir errores en las mismas y a gestionarlas con mayor celeridad.
A continuación, analizaremos la etiqueta de envío de Correos que la empresa de transporte utiliza en su guía de impresión.
- Remitente: este apartado incluye toda la información relacionada con la empresa o particular que realiza el envío.
- Destinatario: información relativa a la dirección de destino. Cualquier error en estos campos se traducirá en retrasos, incidencias o devoluciones.
- Código de barras: secuencia alfanumérica escaneable que permite a los operarios acceder a la información del paquete en cuestión de segundos.
- MaxiCode: igual que el código de barras, pero con otro formato de codificación.
- Tipo de envío contratado: se refiere al nivel de urgencia y el plazo en el que la entrega debe darse lugar.
- Información del paquete: aquí se muestra el peso, el bulto correspondiente al pedido, la fecha de etiquetado, el tipo de entrega, etc.
- Precio total del importe: la tarifa que el remitente debe pagar por el envío del paquete.
- Código de bulto o expedición: es la secuencia numérica vinculada al envío. Gracias a ella, la empresa de transporte, la tienda online o el cliente final pueden conocer la ubicación del envío y su estado.
Las etiquetas de envío son indispensables para poder reclamar al transportista cualquier incidencia en el envío.
¿Qué formatos de etiquetas de envío existen?
Hay dos factores principales a tener en cuenta para los formatos de etiquetas de envío:
Formato de archivo
Se refiere al formato digital de la propia etiqueta, que puede utilizarse para imprimir. Las opciones más comunes son:
- PDF: El formato más utilizado e independiente del transportista. Es fácil de imprimir y compatible con la mayoría de dispositivos.
- PNG: Otro formato de imagen adecuado para la impresión, pero puede requerir una configuración adicional en comparación con PDF.
- ZPL, EPL: Son menos comunes y suelen utilizarse para la impresión térmica directa con un software de soporte específico.
Tamaño de la etiqueta
Se refiere a las dimensiones físicas de la etiqueta impresa. Aunque los transportistas pueden tener formatos preferidos, los tamaños más comunes son:
- Estándar (4" x 6" o 100mm x 150mm): Este es el tamaño más utilizado para los envíos nacionales en muchas regiones.
- Grande (4" x 8" o 100 mm x 200 mm): Ofrece espacio extra para información más detallada o códigos de barras de enrutamiento interno.
La mayoría de las plataformas de envío y sitios web de transportistas generarán el formato (normalmente PDF) y tamaño (normalmente estándar) adecuados para el transportista y los detalles del envío que haya elegido. A continuación, puede imprimirlo en la impresora que prefiera.
Cómo crear una etiqueta de envío
Hay muchas maneras de crear etiquetas de envío, todo depende de tu número de pedidos, de la tecnología de la que dispongas y del transportista con el que trabajes.
Cuando un particular desea envíar un paquete, lo más habitual es que acuda a la sucursal de la empresa de transporte para aportar los datos de envío. En ese momento se genera la etiqueta.
Esta opción no es viable para una tienda online, ya que la etiqueta de envío debe estar impresa antes de que llegue el mensajero para hacer la recogida del paquete.
Estos son los 3 métodos que existen para imprimir etiquetas de envío teniendo una tienda online:
- Crear etiquetas de envío desde el portal del transportista. Prácticamente todas las empresas de transporte facilitan desde su página web un formulario en el que introducir los datos del envío e imprimir la etiqueta. El principal inconveniente es que tendrás que teclear cada etiqueta manualmente. Esto ralentiza mucho el proceso y eleva considerablemente la posibilidad de cometer algún error.
- Crear etiquetas de envío con un software. Esta opción es algo mejor. Se trata de un programa de impresión de etiquetas (hay muchos, incluso los propios transportistas lo facilitan) que se integra con la tienda online para rellenar las plantillas de envío automáticamente. Si bien es cierto que esto reduce la opción de error considerablemente, no suelen tener la capacidad de imprimir en masa y limitan las opciones de cada transportista.
- Crear etiquetas de envío con programas de automatización. Este tipo de soluciones avanzadas te permiten automatizar la creación e impresión de etiquetas para reducir la carga de trabajo y los costes adyacentes. Su uso es prácticamente obligatorio en aquellos negocios con un ritmo de envío alto.
Una vez hayas generado tu etiqueta de envío desde el soporte informático, deberás generarla en una impresora de etiquetas de envío.
Las etiquetas de envío que vende directamente el transportista suelen tener un sobrecoste. Es mucho más rentable que imprimas tus propias etiquetas. También hay casos en los que el transportista facilita las etiquetas gratuitamente, depende de las condiciones del contrato.
Ejemplos de etiquetas de envío de cada transportista
Es habitual que las empresas de transporte establezcan un formato específico de etiqueta para enviar con ellos. Por suerte, todas ellas comparten los campos esenciales, por lo que solo tendrás que ir a su página web y seguir los pasos requeridos.
Etiqueta de envío de Correos
Para crear una etiqueta de envío de Correos deberás rellenar el formulario de su web o utilizar una integración específica para eCommerce. Debido a la alta aceptación de esta empresa de transporte, la etiqueta de envío de Correos es de las más utilizadas en España. Su único inconveniente es que no se puede hacer el seguimiento si se trata de un sobre. Cuando vayas a crear la etiqueta de envío de Correos se te pedirá que indiques el peso y el tipo de seguro contratado.
Etiqueta de envío de Correos Express
Si tienes pensado integrar Correos Express en tu tienda online, debes saber que es obligatorio utilizar su etiqueta de envío. La etiqueta de envío de Correos Express requiere la misma información que la etiqueta de envío de Correos, incluído el peso y las dimensiones. Además, antes de generar la etiqueta podrás calcular el precio que te costará realizar el envío. Esto es algo muy común en todas las empresas de transporte, por lo que no te preocupes si vas a trabajar con otra.
Etiqueta de envío de SEUR
Si alguna te has preguntado cómo crear una etiqueta de envío de SEUR, te gustará saber que el proceso es muy sencillo. Igual que ocurre con los casos vistos hasta ahora, solo tendrás que ir al formulario de su página web y añadir los datos esenciales: origen, destinatario y datos del paquete. Recuerda ser muy cuidadoso a la hora de introducir todos estos datos, así evitarás cualquier incidencias.
Etiqueta de envío de MRW
Para crear una etiqueta de envío de MRW solo tienes que ir al generador de etiquetas de su página web y rellenar los datos solicitados. Como con el resto de empresa, también podrás utilizar una integración especial para comercios digitales. Los datos necesarios serán los mismos que en el resto de casos. Recuerda que automatizar la impresión de etiquetas de MRW evitará que cometas cualquier error en el proceso, aliviando tu carga de trabajo y tus costes operativos.
Etiqueta de envío de DHL Express
DHL Express es una empresa de transporte internacional, deberás prestar cuidado a la hora de crear la etiqueta si no quieres tener que soportar los gastos de una devolución internacional. Nuestra recomendación es que utilices alguno de los métodos automáticos descritos a lo largo del texto. Otra opción es acudir al formulario web y generar la etiqueta de envío de DHL Express manualmente, el proceso es muy sencillo.
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Integrando Outvio en tu tienda online podrás imprimir etiquetas de envío en sencillos clics y con cualquier transportista.
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Preguntas frecuentes sobre etiquetas de envío
¿En qué parte de la caja se coloca la etiqueta de envío?
Lo recomendable es que la etiqueta esté siempre en la zona superior de alguno de los laterales del paquete. Sin embargo, aquellos eCommerce que comercializan mercancía sensible suelen pegar más de una etiqueta para asegurar su visibilidad, así evitar que se rompa durante el trayecto.
¿Puede un transportista pedir etiquetas de envío diferentes?
Algunos transportistas exigen etiquetas de envío diferentes cuando, por ejemplo, la venta se realiza por un marketplace en vez de una por una tienda online.
¿Es posible personalizar una etiqueta de envío?
Por lo general, es posible y conveniente añadir comentarios en las etiquetas de envío. Ahora bien, hay empresas de transporte que permiten añadir elementos de branding para que sea la tienda quien reciba el impacto de marca. Para ello es necesario contar con una impresora de etiquetas de envío especial.
