El despacho de aduanas es un proceso clave en el comercio internacional. Si planeas importar o exportar mercancías, es esencial entender en qué consiste, cómo se lleva a cabo y qué documentación necesitas para evitar retrasos, costes adicionales o incluso la retención de tus productos.
En este artículo te explicamos todo lo que debes saber sobre el despacho de aduanas: su definición, las fases del proceso, la documentación requerida, los actores involucrados, los tipos de aranceles y consejos para asegurar que tus envíos internacionales lleguen a su destino sin inconvenientes.
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¿Qué es el despacho de aduanas?
El despacho de aduanas es el conjunto de trámites y procedimientos administrativos que supervisan y autorizan la entrada o salida de mercancías en un territorio.
Su objetivo principal es asegurar que las mercancías cumplen la normativa vigente, se pagan los impuestos y aranceles correspondientes y se controla la seguridad y legalidad de los productos que cruzan las fronteras.
Este proceso es obligatorio en cualquier operación internacional entre territorios con regímenes aduaneros distintos, incluso dentro del mismo país si existen zonas fiscales especiales.
¿Cuándo es necesario realizar el despacho aduanera?
El despacho de aduanas se requiere en todas las operaciones de importación o exportación entre países o territorios con sistemas tributarios diferentes. También puede ser necesario entre zonas francas o territorios especiales dentro de un mismo país.
Por ejemplo:
- Envíos desde España a países fuera de la Unión Europea
- Movimientos de mercancía entre la península y Canarias, Ceuta o Melilla.
- Envíos a zonas francas o depósitos aduaneros
¿Quién interviene en el despacho de aduanas?
En el proceso de despacho de aduanas participan varios actores clave:
- Importador: Persona o empresa que recibe la mercancía
- Exportador: Persona o empresa que envía la mercancía
- Agente de aduanas o representante aduanero: Profesional autorizado para realizar los trámites en nombre del importador o exportador
- Transportista: Encargado de trasladar la mercancía entre los distintos puntos
- Autoridades aduaneras: Supervisan, controlan y autorizan la entrada o salida de las mercancías
En algunos casos, el propio importador o exportador puede presentar la declaración aduanera, pero lo habitual es contar con un agente especializado
Fases del proceso de despacho aduanero
El despacho de aduanas consta de varias etapas, que garantizan el control y la legalidad de la operación:
1. Inicio
El proceso comienza cuando el importador o exportador notifica a la autoridad aduanera la intención de realizar la operación. Esto significa que la persona o empresa que va a importar o exportar informa oficialmente a la aduana que quiere iniciar un trámite de entrada o salida de mercancías.
2. Registro y declaración
Se declara la mercancía en el sistema aduanero, aportando información detallada sobre el envío, su valor, origen, destino, naturaleza y otros datos relevantes. Es decir, se registran todos los datos necesarios para que la aduana conozca exactamente qué se va a importar o exportar, de dónde viene, a dónde va y cuánto cuesta.
Aquí se liquidan los impuestos y aranceles correspondientes. Esto quiere decir que en este paso se calculan y pagan los impuestos y tarifas que exige la ley para poder mover la mercancía.
3. Comprobación y verificación
La aduana evalúa la mercancía y asigna un canal de control en función del riesgo y la documentación aportada:
- Canal verde: Solo se revisa la documentación y, si todo está en orden, la mercancía sigue su curso.
- Canal amarillo: Se detecta falta de documentación y es necesario completarla.
- Canal naranja: Se requiere comprobar la validez de algunos datos.
- Canal rojo: Se realiza una inspección física de la mercancía y de la documentación.
Si se detectan incidencias, la aduana informa a los implicados para su resolución.
4. Liberación
Si todo está correcto, la mercancía es liberada y puede continuar hacia su destino. Si hay problemas no resueltos, la mercancía puede quedar retenida hasta que se subsanen.
Documentación necesaria para el despacho de aduanas
Una correcta gestión documental es clave para evitar retrasos o bloqueos. Los documentos más habituales son:
- Factura comercial: Refleja la compraventa y sirve para calcular aranceles e impuestos. Debe incluir datos completos del remitente y destinatario, descripción de la mercancía, valor, origen y destino.
- Documento Único Administrativo (DUA): Declaración oficial de importación o exportación.
- Packing list o lista de contenido: Detalla el contenido, número de bultos, peso bruto y neto, volumen y marcas identificativas.
- Certificados de origen: Acreditan el país de fabricación de la mercancía, necesarios para la aplicación de tratados preferenciales o para cumplir requisitos específicos.
- Documentos de transporte:
- Conocimiento de embarque (B/L): Para envíos marítimos.
- Carta de porte (CMR): Para transporte por carretera.
- Conocimiento aéreo (AWB): Para envíos aéreos.
- Carta de porte ferroviaria (CIM): Para transporte por tren.
- Formularios específicos: Según el país de destino y el tipo de mercancía (por ejemplo, CN22 o CN23 para envíos postales).
- Número EORI: Identificador del operador económico ante las autoridades aduaneras.
Dependiendo del producto o país, pueden requerirse documentos adicionales (certificados sanitarios, fitosanitarios, licencias, etc.).
Tipos de aranceles e impuestos
Al importar o exportar, pueden aplicarse varios tipos de gravámenes:
- Aranceles aduaneros: Son impuestos que se cobran al ingresar mercancías a un país. Existen diferentes tipos:
- Ad valorem: Se calcula como un porcentaje sobre el valor CIF (coste, seguro y flete) de la mercancía. Por ejemplo, si el arancel es del 10% y el valor CIF es de 1.000 euros, se pagarán 100 euros de arancel.
- Específico: Es una cantidad fija que se paga por cada unidad, peso o volumen de la mercancía importada. Por ejemplo, 5 euros por cada kilo importado.
- Mixto: Combina ambos métodos, aplicando tanto un porcentaje sobre el valor como una cantidad fija. Por ejemplo, un 5% sobre el valor más 2 euros por unidad.
- IVA e impuestos indirectos: Además de los aranceles, muchas veces se debe pagar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) u otros impuestos indirectos, que varían según el país y el tipo de producto. El IVA se aplica sobre el valor total de la mercancía más los aranceles y otros gastos, y su porcentaje depende de la legislación local.
- Otras tasas: Pueden incluir impuestos especiales sobre ciertos productos (como alcohol o tabaco) o tasas administrativas por los trámites de importación o exportación. Estas tasas pueden estar destinadas a regular el consumo de productos específicos o cubrir los costos de los servicios aduaneros.
Es fundamental calcular correctamente todos estos costes antes de importar o exportar, ya que pueden afectar significativamente el precio final de los productos. Además, realizar estos cálculos ayuda a asegurar el cumplimiento de la normativa vigente y evitar sanciones o retrasos en la operación comercial.
Errores comunes y cómo evitarlos
Algunos errores frecuentes pueden retrasar o bloquear el despacho de aduanas:
- Documentación incompleta o incorrecta: Revisa que todos los documentos estén correctamente cumplimentados, firmados y fechados
- Clasificación errónea de la mercancía: Usa el código arancelario correcto (HS Code o TARIC) para evitar problemas en el cálculo de impuestos
- Desconocimiento de regulaciones del país de destino: Cada país puede tener requisitos específicos, restricciones o prohibiciones
- No disponer del número EORI o de licencias necesarias
- No prever incidencias: Prepara un plan de contingencia ante posibles retenciones o inspecciones.
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¿Qué hacer si tu paquete está retenido en aduanas?
Si tu envío es retenido, primero verifica el estado con el número de seguimiento o contactando con el transportista. Después, revisa la notificación de la aduana y entrega la documentación adicional solicitada dentro del plazo indicado.
Paga los impuestos, aranceles o tasas que estén pendientes. Si tienes alguna duda, consulta con tu agente de aduanas o con las autoridades aduaneras del país de destino. Recuerda que los plazos para resolver incidencias suelen ser limitados. Si no se resuelven, la mercancía puede ser devuelta al origen o destruida.
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