Documentación eCommerce

¿Qué es el despacho de aduanas y cómo se realiza?

Mariluz Sampalo

Mariluz Sampalo

Aug 25, 2022

Persona gestiona el proceso de despacho aduanero para los envíos internacionales de su tienda online

En este artículo

  • iconQué es el despacho de aduanas
  • iconCómo llevar a cabo del despacho aduanero
  • iconDocumentación requerida en el despacho de aduanas
  • iconOtras cuestiones relevantes 
  • iconConsejos para el despacho de exportación
  • iconConclusión
  • Realizar el despacho de aduanas puede llegar a ser todo un reto. Más aún cuando no disponemos de la información necesaria. Sin embargo, cualquier error en este trámite puede generar cuantiosos costes o retrasos. 

    A continuación, te explicamos qué es el despacho de aduanas, cómo realizarlo y qué documentos aportar.

    Qué es el despacho de aduanas

    El despacho de aduanas es una serie de trámites y procesos burocráticos que supervisan el traspaso de mercancía en una aduana.

    Normalmente esto se traduce en una serie de información y documentos que debes facilitar a las autoridades aduaneras para que puedan validar la operación y su mercancía.

    Al contrario de lo que puede parecer, el despacho aduanero no es un lugar físico. Este proceso ocurre en una oficina de aduanas o aduana. Además, varía en función del país.

    Cómo llevar a cabo del despacho aduanero

    El despacho de aduanas tiene tres fases:

    1. Se realiza una declaración informática de las mercancías y el envío. Para ello, el agente encargado aportará toda la información pertinente
    2. Una vez declarada la mercancía, deberá evaluarse su naturaleza y los riesgos que conlleva. Existen cuatro canales de verificación:
    • Verde: únicamente hay que presentar la documentación. La mercancía seguirá su curso tras la comprobación
    • Amarillo: la documentación no está completa y hay que presentar un nuevo documento 
    • Naranja: la autoridad aduanera debe comprobar la validez de algunos de los datos presentados
    • Rojo: la autoridad aduanera tiene que inspeccionar la mercancía y la documentación
    1. Si todo está en orden, se libera la mercancía para que pueda seguir su trayecto. En caso contrario, las autoridades aduaneras comunicarán a los implicados la razón por la que se ha retenido el paquete

    Documentación requerida en el despacho de aduanas

    • Factura comercial: en este documento aparece información vital para la correcta arancelización de los productos que envías. La factura comercial a veces se sustituye por una factura aduanera
    • CN22 o CN23: estos formularios son necesarios para el envío de mercancías fuera de la UE mediante un servicio de correo postal. En función del peso y del valor del envío, deberás cumplimentar uno u otro. Te invitamos a leer nuestro artículo sobre CN22 y CN 23
    • Certificado de origen: este documento es emitido por las Cámaras de Comercio y determina el país de fabricación o producción de la mercancía. Es imprescindible cuando se realiza una exportación desde la UE a otro territorio aduanero.
    • Documento único administrativo: popularmente conocido como DUA, es un documento en el que se declara una importación o exportación. Proporciona información sobre el producto y sirve para su clasificación tributaria
    • Lista de contenido o packing list: en ella se detallan el número de paquetes que envían, su contenido y peso. También se la conoce como lista de empaque o lista de bultos.

    Otras cuestiones relevantes 

    ¿Cuándo es necesario hacer el despacho de aduanas?

    El despacho aduanero se realiza únicamente en aquellos envíos internacionales entre dos territorios con sistemas tributarios diferentes, incluso aunque se encuentren dentro del mismo país.

    ¿Cuánto cuesta este proceso?

    Si toda la información es correcta y los documentos están cumplimentados como deberían, los envíos internacionales no deberían ocasionar gastos adicionales para ti o tus clientes, a excepción de los aranceles.

    ¿Qué tipos de despacho de aduanas existe?

    • General: las mercancías y documentos son evaluados con normalidad
    • Urgente: para todos aquellos envío que, por su naturaleza, requieran ser evaluados con mayor celeridad. Por ejemplo, envíos de socorro o con mercancía perecedera
    • Anticipado: el despacho aduanero comience antes de que el paquete llegue a la aduana del país de destino
    • Excepcional: permite solicitar el destino aduanero con posterioridad a la fecha del término de la descarga

    ¿Quienes intervienen en este proceso?

    • El poseedor de la mercancías: es una de las personas detrás del despacho aduanero. No tiene por qué ser el exportador o vendedor de la mercancía, puede ser una gente asignado
    • El transportista: es la parte encargada de mover la mercancía
    • El importador: es quien recibe la mercancía. Igual que ocurre con el poseedor, también puede ser un agente asignado

    ¿Qué hacer cuando un paquete está retenido en aduanas?

    La principal razón suele ser que la información que aparece en la documentación está incompleta o contiene algún error, o que falte algún documento necesario para ser aprobado por el agente aduanero.

    De forma general, las aduanas establecen un plazo de dos semanas para la solución del problema.

    Consejos para el despacho de exportación

    Estudia los aranceles que pueden aplicar a tu envío

    Junto al proceso de despacho aduanero, otro de los trámites que tendrás que hacer es el abono de los aranceles.

    Existen estos tipos de aranceles:

    • Ad Valorem: es un porcentaje del CIF (valor del producto, gastos de transporte y seguro)
    • Específico: depende de las unidades de producto exportadas
    • Mixto: es una suma de los dos anterior

    El tipo de arancel más habitual en la industria eCommerce es el Ad Valorem, pero nosotros te recomendamos que te asegures antes de realizar el envío. ¡Así evitarás costes imprevistos!

    Gestiona bien el IVA de tu envío

    Debes tener en cuenta cuál es el destino de tus envíos. ¿Se trata de una zona especial a nivel fiscal dentro de la UE? ¿Es un envío a un país intracomunitario? ¿Es un envío a un país fuera de la UE?  Te recomendamos que revises el IVA que aplica a cada territorio al que envías.

    Asegúrate de tener el número EORI en vigor

    El número EORI es el documento que te acredita como operador internacional. La caducidad o falta de este documento puede acarrear retrasos o, incluso, multas.

    Revisa que tu envío no contiene artículos prohibidos

    Tan importante como incluir toda la documentación y cumplimentar de forma correcta los distintos formularios, es conocer las limitaciones que se imponen a ciertas categorías de productos.

    Asegúrate de la situación legal de tu mercancía, sobre todo si comercializas productos alimenticios, cosméticos, plantas o animales.

    Elige el INCOTERM correspondiente para tu despacho de aduanas

    Los INCOTERMS son reglas voluntarias que fijan los derechos y obligaciones de las partes involucradas en la operación. Es recomendable acudir a un especialista transitario en busca de asesoría sobre los riesgos de cada tipo de exportación.

    No cometas errores en los documentos

    Ya has visto qué cantidad de problemas puede acarrear realizar envíos sin la documentación correspondiente o con irregularidades. Una buena manera de evitar esta situación es generar toda esta documentación con un software avanzado.

    Outvio te ayuda con la gestión de todos los procesos que siguen a una compra online en tu tienda. Automatiza y personaliza el recorrido del pedido, desde que se notifica hasta la devolución o la comunicación , mientras reduces costes y consigues ventas indirectas. ¡Además, toda la documentación aduanera se genera de forma automática y sin posibilidad de error!

    Conclusión

    Si tienes una tienda online y quieres realizar envíos internacionales sin problemas, es fundamental que todos los trámites y documentación para el despacho de aduanas estén perfectamente cumplimentados.

    Además, automatizar tu gestión de pedidos con una herramienta como Outvio puede ayudarte a reducir costes, aumentar ventas y elevar la satisfacción de tus clientes. 

    ¿Necesitas ayuda con tu operativa internacional? ¡Regístrate!