La factura comercial es uno de los documentos más importantes en la industria del comercio electrónico y el transporte de mercancías.
Deberás anexionar este impreso a todos los envíos para evitar cualquier problema legal o incidencia durante el trayecto.
En este artículo te explicamos qué es una factura comercial, para qué sirve y un ejemplo de cómo rellenarla.
Qué es una factura comercial y para qué sirve
La factura comercial (commercial invoice) es un documento de transporte en el que se detalla la información más importante de una transacción de compra venta.
Su uso es fundamental para probar la legalidad de la operación, así como para calcular los aranceles a pagar, validar la mercancía y agilizar cualquier otro trámite relacionado con el despacho de aduanas.
Información que debe incluirse
Existen diferentes modelos y formatos de factura comercial. No obstante, la información a incluir suele ser la misma:
- Datos del importador, el exportador y el destinatario (nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico, número EORI, número VAT)
- Datos de la mercancía y el pedio (precio, cantidad, naturaleza, peso, materiales de fabricación, tipo de embalaje, código HS o código TARIC)
- Datos de la transacción (número de factura, número de pedido, fecha de expedición, moneda, métodos de envío)
Ejemplo de un factura comercial
¿Cómo se rellena una factura comercial? Te lo mostramos en el siguiente ejemplo:
- Fecha de exportación: fecha en la que el transportista recoge el paquete en tu almacén
- Número de factura: número que se asigna a cada factura emitida para registrarla y contabilizarla
- Remitente/exportador: información de la persona que realiza el envío (nombre físico o jurídico, dirección, teléfono o email de contacto, etc)
- Destinatario: la misma información que en el apartado anterior, pero de la persona que recibe el paquete
- País exportador: país desde donde se produce el envío
- País de fabricación: país dónde se fabricó el producto
- País de último destino: país de entrega final de la mercancía
- Importador: información de la persona que realiza la compra (no tiene por qué coincidir con el destinatario)
- Moneda: moneda utilizada en la transacción (o cualquier otra información relacionada con los métodos de pago)
- Información del pedido
- Número de orden: referencia o número de compra
- Número de paquetes: número de pedidos que contiene el envío
- Tipo de embalaje: información sobre el embalaje y su material de fabricación
- Descripción de la mercancía: descripción de los artículos enviados. Una descripción detallada ayuda con los procesos aduaneros
- Cantidad: número de artículos por descripción individual que contiene el envío
- Unidad de medida: medio de referencia utilizado para determinar el peso y las medidas paquete
- Peso: peso del paquete o paquetes incluidos en el envío
- Valor unitario: el precio por unidad de los paquetes
- Subtotales: importes adicionales que se suman la valor total de la factura
- Número total de paquetes: cantidad total de paquetes del envío
- Peso total: peso total del envío
- Importe total de la factura: precio total de la factura después de restar todos los descuentos y sumar todos los cargos adicionales
- INCOTERMS: términos o condiciones exclusivos que el importador realiza con el exportador acerca del envío. Encontrarás más información en nuestra guía de INCOTERMS
- Firma y fecha: firma y fecha de la persona responsable
Cómo crear facturas comerciales
Elaborar tu propia factura comercial no es un proceso difícil, pero puede ser tedioso y consumir un tiempo que podría ser mejor invertido en otras actividades.
Si quieres hacer que tu operación de exportación sea aún más sencilla, puedes utilizar una plantilla prediseñada que encuentres en internet y simplemente rellenarla o, todavía mejor, contar con un software que genere de forma automática tus facturas comerciales cuando sea necesario.
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Preguntas frecuentes
¿La factura comercial es obligatoria?
Sí. Cualquier error o falta de este documento detendrá el envío en aduanas hasta que presentes la información pertinente. Esto puede generar retrasos en las entregas, malestar en el cliente o que el paquete sea devuelto a origen.
¿Quién emite la factura comercial?
Este documento es emitido por el exportador de las mercancías. Es importante que tengas en cuenta que el exportador de las mercancías no tiene por qué ser el vendedor. De la misma manera que el receptor no tiene por qué ser el comprador.
Sin embargo, en lo que se refiere a ventas a través de una tienda online, probablemente la tienda online sea la exportadora y el comprador, el importador.
¿Cuándo y cómo se utiliza la factura comercial?
Este documento debe ser impreso e incluido en un sobre transparente junto al paquete, para su posterior verificación en aduanas. Si te estás preguntando cuántas copias de la factura comercial hay que presentar, la respuesta es que debes presentar tres copias.
¿En qué idioma debe estar la factura comercial?
Las facturas comerciales se pueden emitir en cualquier lengua, siendo el castellano y el inglés las opciones más lógicas en el caso de España. Si el país de destino no tiene el español como una de sus lenguas oficiales, recomendamos que optes por el inglés.
¿Cuál es la diferencia entre factura comercial y factura proforma?
La principal diferencia entre estos dos tipos de factura es que la factura comercial tiene valor contable, mientras que la factura proforma tiene un valor puramente informativo.
Además de esta diferencia, cabe destacar que la factura comercial está presente en un ambiente internacional, ya que es utilizada para llevar a cabo exportaciones e importaciones, mientras que la factura proforma tiene un contexto nacional y, en todo caso, podría servir como modelo para la factura comercial. Para ello, habría que añadir todos aquellos datos que no estén incluidos como el INCOTERM, seguro, código arancelario, origen y destino de las mercancías, etc.
Conclusión
Como decíamos al principio, una gestión correcta de tu factura comercial es indispensable para evitar incidencias, retrasos y mantener los costes logísticos a raya.
Pero por mucho cuidado que tengas, siempre puedes cometer errores en el proceso.
Debes buscar algún método de generar esta documentación de forma automática. Además de aumentar tu ritmo de trabajo, también evitarás cualquier fallo propio de una gestión manual.
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