Sabias que, em média, as lojas online gastam cerca de 70% do valor da encomenda apenas na etapa de fulfillment? Com essa informação, não é difícil concluir o quão importante é otimizar a gestão de encomendas.
Além da redução de custos, quando as encomendas são geridas com o profissionalismo necessário, a satisfação dos clientes também aumenta, pelo que esta decisão é um win-win para todos.
Sabes como fazê-lo? Continua a ler para descobrir.
O que é a Gestão de Encomendas?
A gestão de encomendas é um conceito que engloba todas as etapas que têm lugar desde a compra na loja online até à entrega da encomenda no endereço do cliente.
Este é um momento chave que pode determinar a fidelização dos clientes, pelo que muitos negócios investem na otimização deste processo.
Nesse sentido, cabe destacar a importância de um bom serviço prestado pela transportadora, notificações de seguimento enviadas no momento certo e personalizadas com o branding da loja online e uma página de tracking que permite monitorizar o estado da encomenda em tempo real.
Todas as etapas da gestão de encomendas, desde o pagamento até a recepção, devem ser cuidadosamente consideradas para maximizar a satisfação do cliente e otimizar os recursos disponíveis.
Quando otimizada, uma correta gestão de encomendas favorece novas compras, menos incidências de envio e uma melhor experiência de compra para os clientes.
4 Dicas essenciais para otimizar a gestão de encomendas
A experiência de compra de um cliente é tão ou mais importante do que os produtos. Por isso, a gestão de encomendas deve ser tão profissional quanto possível, a fim de assegurar uma experiência de compra de excelência, reduzir os custos da loja online e facilita as tarefas a nível interno.
Estas práticas vão garantir a eficiência das operações e a satisfação dos clientes:
1. Organiza o armazém para um picking mais rápido
Para gerir encomendas mais rápido e sem erros, o primeiro passo deve ser organizar o inventário de forma a que os produtos possam ser recolhidos com maior facilidade.
Para isso, é imprescindível contar com um sistema de classificação de produtos, seja com SKUs ou códigos de barras.
Uma gestão de inventário eficiente prepara o terreno para que as encomendas sejam processadas sem erros e cheguem aos clientes dentro dos prazos estabelecidos.
Nesse sentido, o método ABC é essencial para classificar os produtos de acordo com a procura de forma a que os operadores de armazém sejam capazes de recolher os produtos facilmente e planear futuros abastecimentos.
2. Acelera o processo de fulfillment
Graças a um melhor planeamento e organização do armazém, a recolha de produtos será mais fácil e rápida. Além disso, será mais fácil reduzir o número de erros em encomendas, especialmente se utilizares o Sistema Avançado de Fulfillment da Outvio.
Regista-se e leva a gestão de encomendas do teu eCommerce para o próximo nível.
Um sistema de fulfillment profissional deve incluir listas de picking no ecrã e verificação automática dos produtos para evitar o envio de produtos errados nas encomendas. Na Outvio, podes encontrar tudo isto e muito mais.
Designar um local específico no armazém para o embalamento das encomendas também irá ajudar a acelerar o processo de fulfillment.
3. Utiliza equipamento profissionais e métodos avançados
Otimiza os processos de picking e packing com equipamento profissionais, especialmente para produtos pesados ou de grande dimensão, e tira partido de todas as vantagens de utilizar um leitor de código de barras para facilitar o trabalho da tua equipa e reduzir os erros logísticos.
Além disso, é recomendável recorrer a métodos avançados e comprovados para a gestão eficiente de lojas online e outros negócios relacionados para uma gestão de stock mais fluida, reduzindo custos desnecessários.
Alguns desses métodos são os conhecidos FIFO, LIFO, Kanban, etc.
4. Investe num sistema de gestão de encomendas
Trabalhar com um sistema para gerir encomendas de forma rápida e automatizada pode fazer toda a diferença na tua loja online, quer em termos de rentabilidade, quer em termos de satisfação dos clientes.
Ao invés de perder horas a preparar as encomendas, selecionar os produtos e imprimir as etiquetas, podes recorrer a listas de picking digitais e interativas para recolher e imprimir centenas de etiquetas de envio em simultâneo e com um único click.
Como escolher o melhor software de gestão de encomendas
Devido ao rápido crescimento da indústria do eCommerce, existe hoje uma infinidade de sistemas para a gestão de encomendas no mercado. Muitos deles oferecem inclusive a possibilidade de testá-las gratuitamente durante um curto período de tempo.
Com a Outvio, negócios de eCommerce em expansão, e até mesmo marcas líderes de mercado, podem agilizar as operações pós-checkout da sua loja online, desde o fulfillment até ao envio de encomendas, notificações de tracking e gestão de trocas e devoluções. Na Outvio, as lojas online encontram tudo o que possam precisar e muito mais.
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Aspectos negligenciados na gestão de encomendas (e como superá-los)
Muitas vezes as lojas online esquecem-se de um dos aspectos mais importantes na gestão de encomendas: a comunicação proativa com os clientes durante todo o processo de entrega.
Embora simples, muitos negócios de facto não têm as ferramentas necessárias para poder oferecer atualizações oportunas e precisas sobre os diferentes estados e localizações das encomendas, resultando em ansiedade, frustração e insatisfação por parte dos clientes.
Por isso, queremos lembrar-te da importância da comunicação quando se trata de gerir encomendas de maneira profissional:
- Confirmação da encomenda. Este email inclui os detalhes da encomenda (número da encomenda, produtos, quantidades, preços, endereço de entrega e os dados do cliente, nomeadamente o nome e o número de telefone). Essa informação assegura o cliente de que a encomenda foi realizada convenientemente e que todos os dados se encontram corretos.
- Notificações de envio e entrega. Manter os clientes informados deve ser uma das principais prioridades de qualquer negócio. Desde que o cliente realiza o pagamento, até que os produtos sejam entregues, é fundamental que ele saiba o estado e a localização da sua encomenda (e.g.: em processamento, à espera de ser recolhido pela transportadora, em distribuição, atrasado, perdido…). Todas essas comunicações, a juntar à possibilidade de monitorizar os envios de forma autónoma numa página de tracking personalizada e com dados atualizados, contribuem positivamente para a satisfação do cliente, incentivando-o a voltar a comprar na tua loja online.
- Trocas, devoluções e reembolsos. Mesmo quando algo não corre bem e o cliente precisa de trocar ou devolver um produto, a comunicação é fundamental para que o cliente não se sinta abandonado e transformar uma situação indesejável numa oportunidade de fidelizar o cliente com trocas, devoluções e reembolsos simples e eficientes. Melhor ainda se a gestão das trocas, devoluções e reembolsos for automatizada e com o branding da marca, de forma deixar uma impressão poderosa e duradoura.
Uma comunicação proativa cria confiança, aumenta a satisfação do cliente e promove a fidelidade a longo prazo.
Conclusões
Uma gestão de encomendas eficaz não é suficiente para proporcionar uma experiência de compra de excelência, aumentar a taxa de recompra e reduzir os custos de fulfillment.
Estas 4 dicas fundamentais ajudarão qualquer tipo de negócio que lide com produtos físicos a ser mais eficiente e a efetuar uma gestão de encomendas profissional.
Tem em atenção os aspetos que as lojas online frequentemente esquecem ou ignoram e implementa as medidas necessárias para proporcionar uma comunicação fluida que gere confiança no cliente e o estimule a efetuar compras futuras.
Para levar a gestão do teu eCommerce para o próximo nível, podes igualmente utilizar ferramentas de software profissionais, como o Outvio, para personaliza a experiência de compra, agilizar diferentes tarefas e operar como os grandes do eCommerce, independente do tamanho da tua empresa.
