O Que é a Gestão de Stock e Como Otimizá-la

Uma gestão de stock eficiente é crucial para o sucesso de qualquer eCommerce.

Caso contrário, a probabilidade de estrangulamentos, perda de vendas, ruptura de stock e custos de posse e de armazenamento desnecessários é perigosamente elevada. 

O que é o Inventário

O inventário é a listagem de cada unidade de produtos que uma empresa detêm, sejam eles produto acabados ou matérias primas.

A gestão do inventário é essencial para manter um registo da entrada e saída de artigos e identificar padrões que permitam fazer a previsões das vendas futuras, evitar situações indesejáveis como a rotura de stock, e para tomar decisões informadas ao nível da estratégia comercial, como a periodicidade do reabastecimento.

A rotação de stock é o número de vezes que o inventário é renovado num determinado intervalo de tempo, geralmente um ano. Calcula-se somando o custo dos bens vendidos neste período de tempo e divide-se pela média disponível durante esse mesmo período.

Para evitar inconvenientes como a rotura de stock, ou o excesso de mercadoria em armazém, o aconselhável é encontrar o equilíbrio perfeito para que o fluxo de entrada de produtos esteja tão próximo quanto possível do fluxo de saída. Mas esta tarefa não é nada fácil.

Para o fazer, é essencial compreender o mercado, antecipar tendências e ter em conta todos os fatores que possam de alguma forma influenciar a procura, como a flutuação de preços ou a sazonalidade. Afinal de contas, se a tua empresa comercializa guarda-sóis, é previsível que a procura seja muitíssimo mais elevada no período de verão do que no inverno.

^{Source: Skubana}

Tipos de Stock

O stock pode ser classificado de acordo com inúmeros fatores, nomeadamente o tipo produto, a frequência, o período fiscal, ou a sua finalidade. Ora vejamos:

Tipos de inventários por produto

• Matérias-primas: Regista as unidades de matérias-primas utilizadas para a produção de um artigo;
• Materiais de produção: Materiais de produção que, pela sua natureza, não podem ser quantificados (e.g. tintas ou parafusos);
• Produtos em produção: Contabiliza os produtos em processo de produção;
• Produtos acabados: produtos prontos para serem vendidos;
• Mercadorias: produtos comercializados pelo eCommerce mas que não foram processados ou produzidos por ele.

Tipos de inventário de acordo com a sua frequência

• Anual: realizado anualmente com o objetivo de confirmar os resultados obtidos após o registo contabilístico;
• Periódico: realizado várias vezes por ano, normalmente trimestralmente. Serve para manter um registo das unidades em stock;
• Cíclicas ou rotativas: são contagens regulares realizadas em grupos específicos de referências. A contagem é priorizada de acordo com a natureza dos bens (e.g.: valor, data de validade, nível de rotação, etc.);
• Permanente: é feita a contagem de cada entrada e saída, a fim de controlar o inventário em tempo real. Este é um dos tipos de inventários que só se pode realizar se se tiver um software de WMS (Warehouse Management System).

Tipos de inventários de acordo com o período fiscal

• Início: realizado no início das operações comerciais e contabilísticas, antes da aquisição ou venda de quaisquer artigos;
• Final: realizada no final do período contabilístico. Inclui o balanço da empresa e reflete todos os recursos disponíveis após o final do período contabilístico.

Tipos de inventário de acordo com a sua finalidade

• Em trânsito: contabiliza os produtos que já foram enviados mas ainda não chegaram ao destino;
• Reserva: quantifica os materiais disponíveis para garantir que a empresa tem a quantidade ideal de produtos para cobrir a procura média no tempo de reposição máximo;
• Previsão: regista as referências dos materiais que serão necessários no futuro. É amplamente utilizado quando há expectativas de mudanças na procura, por exemplo por motivos de sazonalidade;
• Dissociação: diferencia as referências utilizadas em dois processos da mesma linha de produção.

Outros tipos de inventário

• Físico: a contagem das referências é feita fisicamente;
• Regular: classifica os materiais de natureza cíclica com o objectivo de satisfazer as necessidades da procura nas fases de reabastecimento;
• Stock Obsoleto: para todas aquelas referências que já não podem ser utilizadas.

Importância de uma Gestão de Inventário Eficiente

A disponibilidade de inventário determina a capacidade de resposta e os tempos de entrega das encomendas de um eCommerce. Um nível ótimo de inventário deve ter a quantidade suficiente de artigos para evitar a ruptura de stock, mas não tantos que a sua gestão e manutenção implique custos desnecessários. Como em todos os aspetos, o segredo é encontrar o equilíbrio. 

Uma gestão de inventário ineficiente pode resultar em inúmeros inconvenientes, nomeadamente: 

• Dificuldade em determinar a quantidade ótima de stock e em definir, com precisão, a periodicidade de reabastecimento adequada;
• Acumulação de mercadoria obsoleta;
• Deterioração da mercadoria por incapacidade de a armazenar corretamente ou de escoar todas as unidades atempadamente;
• Ruptura de stock, que pode levar à perda de clientes que, como não podem fazê-lo  na tua loja, irão acabar por comprar em lojas concorrentes.

Dicas para Otimizar a Gestão de Stock

1. Otimizar a Recepção de Mercadorias

O tempo de entrega de um eCommerce, desde que o cliente faz a encomenda até ao momento em que os artigos chegam efetivamente às suas mãos, é amplamente condicionado pela frequência com que o armazém recebe nova mercadoria. 

É fundamental delinear uma estratégia de aprovisionamento adequada às necessidades do eCommerce e às previsões de vendas de forma a determinar a quantidade ótima de stock, de forma a que nem falte mercadoria para satisfazer a procura, nem exista tanto stock que o armazenamento se torne num problema. 

Designar um espaço específico para a receção da mercadoria, de acordo com o layout do armazém, onde os artigos possam ser verificados, inseridos no sistema e etiquetados sem interferir com os restantes processos é igualmente crucial

Nutrir relações duradouras e mutuamente benéficas com os fornecedores é igualmente essencial para garantir melhores preços e alguma flexibilidade na eventualidade das previsões de vendas não se concretizarem exatamente como o esperado.

2. Garantir o Stock de Segurança

A ruptura de stock, além de poder levar à perda de clientes, é um sintoma de que a cadeia de abastecimento não é tão eficiente quanto deveria.

O stock de segurança é a quantidade adicional de um produto suficiente para evitar uma situação de ruptura de stock. Além disso, permite ter alguma margem de manobra em caso de flutuações no preço ou aumentos súbitos na procura, particularmente em determinadas épocas do ano.

Saber como calcular o stock de segurança é essencial para que a cadeia de abastecimento funcione sem problemas, mesmo na eventualidade de situações inesperadas como atrasos no fornecimento. No entanto, esta tarefa é mais complexa do que parece uma vez que o excesso de stock pode levar a custos de armazenamento elevados, e até mesmo dificuldade em armazenar a mercadoria convenientemente, mas a escassez de stock resultará na perda de vendas. 

Uma forma de calcular o stock de segurança é multiplicando o número máximo de unidades vendidas num dia pelo período de tempo mais longo que o fornecedor já demorou a fazer a entrega de mercadoria. Depois, multiplica-se o número médio de unidades vendidas num dia e o tempo médio que o fornecedor habitualmente leva a entregar o stock. Por fim, subtrai-se o resultado da primeira multiplicação pelo do segundo.

No entanto, esta fórmula não considera as flutuações sazonais da procura.

3. Utilizar um Software de Gestão de Stocks 

A gestão de stock pode ser feita de forma manual. Mas o ideal é automatizar o processo e, assim, evitar erros humanos e aumentar a eficiência.

Os softwares de gestão de stock controlam os níveis de stock de forma automática, considerando as encomendas provenientes de diferentes canais de venda, sejam eles online ou offline. Mas as vantagens de utilizar um software de gestão e stocks não se ficam por aí: é igualmente possível melhorar a comunicação interdepartamental e aumentar a satisfação do cliente, graças à redução de ruptura de stock e de stock obsoleto no armazém.

Estes são alguns exemplos de softwares de gestão de stock gratuitos que te podem ajudar a manter o inventário sob controle:

• UpKeep: O UpKeep, é um software de gestão de inventário gratuito, específico para mobile, que fornece insights poderosos para melhor controlar os custos e assegurar um abastecimento de stock adequado.
• Odoo: O Odoo ajuda as empresas a gerir o stock com um sistema integrado para agestão do inventário, armazém, fornecedores e fluxos de compras.
• Zoho Inventory: Com o software de gestão de inventário Zoho Inventory, é possível monitorizar cada unidade, manter o nível de stock sob controle e gerar relatórios detalhados acerca das operações de armazém numa questão de segundos.

Para otimizar ainda mais as tuas operações, podes ainda integrar a tua loja online com Outvio e automatizar todas as etapas que têm lugar após pagamento, desde o processamento de encomendas até ao envio, tracking e gestão de devoluções.

A Outvio ajuda lojas online de todos os tamanhos a aumentar a eficiência através da simplificação dos processos, e  melhorar a notoriedade da marca. Permite que as empresas assumam o controle das suas comunicações pós-venda com notificações personalizadas via e-mail, SMS, Facebook e Whatsapp, e portais de tracking e de devolução.

Conclusão

A gestão de inventário é parte essencial da logística de qualquer eCommerce. 

A escassez de artigos em inventário pode levar à ruptura de stock e fazer com que a empresa perca vendas. Por outro lado, ter demasiado stock pode ser tão problemático como ter muito pouco. O excesso de stock afeta negativamente o cashflow do negócio, uma vez que o capital da empresa estará empatado, e dificulta o armazenamento. 

O segredo é encontrar o equilíbrio.