A gestão de armazém desempenha um papel fundamental na cadeia de abastecimento (e nos custos de fulfilment inerentes) de lojas online de todas as dimensões.
Com o aumento da concorrência no setor do eCommerce, é essencial criar uma experiência de compra à altura das expectativas cada vez mais exigentes dos consumidores. Para tal, é essencial otimizar ao expoente máximo todas as operações que têm lugar no armazém.
Tudo o que precisas de saber sobre a gestão de armazém e o impacto que tem no teu negócio.
Etapas da Gestão de Armazém
O armazém, e todas as tarefas que nele têm lugar, dependem inteiramente das características e necessidades de cada negócio. Este é o fluxo habitual de operações inerentes à gestão de armazém:
1. Receção
A chegada da mercadoria ao armazém é o primeiro passo para que a venda tenha lugar.
A frequência de reabastecimento de stock varia de empresa para empresa, podendo ter lugar numa base diária, semanal, ou mensal. É importante saber o exato momento em que as mercadorias chegarão ao armazém e ter sempre operadores de armazém, e a maquinaria adequada preparada para descarregar o inventário.
2. Colocação
Nesta fase, os operadores de armazém terão de guardar a mercadoria da forma que faça mais sentido, quer do ponto de vista financeiro, quer do ponto de vista logístico. Isto significa, por exemplo, que os artigos com maior procura devem estar mais próximos da área onde tem lugar o embalamento, enquanto que os produtos sazonais que se encontram fora de época devem estar mais longe.
O nosso conselho, para otimizar a gestão de armazém, é utilizar o sistema ABC para o armazenamento dos produtos.
3. Armazenamento
As tarefas relacionadas com o armazenamento podem acontecer após a colocação dos artigos, mas também podem ser realizadas de forma independe para maximizar a utilização do espaço e acelerar os processos de picking e packing para reduzir a carga de trabalho dos operadores de armazém e os custos da logística eCommerce.
Contar com um software de gestão de inventário é extremamente útil para ter uma visão global e atualizada da utilização do espaço de armazenamento.
4. Picking
O picking consiste na recolha de produtos de um armazém ou inventário para posterior embalamento e envio com destino ao cliente final.
Nesta fase, o operador de picking terá de recolher, com o auxílio de uma lista de picking, os produtos contidos em cada uma das encomendas recebidas.
Esta é uma das tarefas que mais recursos consome na gestão de armazém, podendo representar até 55% dos custos operacionais, pelo que a otimização deste processo é vital para aumentar a eficiência do armazém e reduzir os custos.
5. Packing
A fase de packing pode ter lugar após o picking ou até mesmo em simultâneo. Isto faz sentido quando se processa um grande volume de produtos. Para tal, é conveniente implementar um sistema de picking com recurso a dispositivos móveis que permita aceder a listas de picking interativas e digitalizar os produtos a partir de qualquer parte do armazém.
6. Envio
Na fase de envio, há que verificar se a encomenda contém os produtos corretos, colocar a etiqueta de envio na embalagem e entregá-la à transportadora encarregue de a entregar, atempadamente e em segurança, ao cliente final.
Outras tarefas inerentes à gestão de armazém são a avaliação do desempenho do armazém e respetivos operadores, de forma a tomar as medidas adequadas para o otimizar. É aconselhável estar a par de novas tecnologias que possam ser implementadas para automatizar os processos, e atualizar o layout do armazém, à medida que o negócio vai crescendo, para garantir a eficiência dos processos.
Princípios a Seguir
Antes de implementar um sistema de gestão de armazém ou de gestão de stock, é conveniente seguir certos princípios:
- Segurança. A segurança dos operadores de armazém, e a integridade dos produtos, devem ser as principais prioridades. As atividades de armazém não devem pôr em causa a saúde dos funcionários nem a qualidade dos produtos.
- Comunicação. Uma comunicação interna fluida é fundamental para garantir que a) as tarefas não se repitam desnecessariamente e que b) os custos sejam reduzidos ao mínimo. Além disso, a comunicação entre os operadores de armazém e os restantes funcionários pode ser utilizada de forma estratégica para melhorar o desempenho geral da empresa.
- Organização. Este aspecto está relacionado com o primeiro. Se os artigos não estiverem devidamente organizados, a maquinaria não for adequada e as tarefas convenientemente estruturas, não é possível garantir a integridade dos funcionários e dos produtos.
Segredos para Otimizar a Gestão de Armazém
1. A importância de um bom Layout de Armazém
O primeiro passo para garantir a eficiência de gestão de armazém é o planeamento estratégico do layout do armazém. O layout do armazém é uma representação visual das diferentes áreas do armazém e das várias tarefas que ocorrem em cada uma delas. Trata-se de um documento essencial para conceber uma estratégia de planeamento do espaço de armazenamento de forma a identificar as ações que devem ser implementadas para maximizar a eficiência em todos os processos que lá têm lugar.
2. Acelerar o tempo de preparação das encomendas
O picking, isto é, a recolha dos artigos para cada encomendas, é um dos processos mais dispendiosos da gestão de armazém devido à grande quantidade de tempo que consome se não for otimizado.
Um processo de picking eficiente permite diminuir o número de viagens necessárias para a recolha dos artigos e garantir que são recolhidos os produtos certos, evitando erros indesejados. Isto resulta numa redução substancial do tempo de preparação das encomendas.
3. Investir em maquinaria e infraestruturas apropriadas
Para elevar ao expoente máximo a eficiência de todos os processos que ocorrem no armazém, é essencial investir em maquinaria e infraestruturas que permitam tornar os processos mais rápidos e mais eficientes.
Por exemplo, a utilização de empilhadoras e transportadores de paletes eléctricos permite descarregar a carga mais rapidamente e de forma segura. Assim que os princípios básicos para a gestão de armazém estiverem assegurados, é tempo de começar a tirar partido de um SGA para monitorizar e , desde a recepção da mercadoria até à sua expedição.
4. Utilizar um Software de Gestão de Armazém (SGA)
Todas as operações inerentes à gestão de armazém podem ser melhoradas com um SGA (Sistema de Gestão de Armazém) graças à automatização de tarefas, ao aumento da eficiência dos processos e à redução dos erros, dos recursos necessários e da carga de trabalho.
Sem um SGA (Sistema de Gestão de Armazém), é provável que os teus processos estejam a drenar recursos que poderiam ser mais bem gastos noutras atividades.
Além disso, podes utilizar um Sistema ERP (como o SAP), ou uma ferramenta que permita otimizar e automatizar todas as operações, como a Outvio. A Outvio é um software de gestão do pós-checkout em eCommerce que permite facilitar a gestão das operações de armazém, tais como o picking e packing, simplificar o processo de envio e seguimento de encomendas, e automatizar as devoluções.
Conclusão
As operações de armazém são influenciadas por diferentes fatores. No entanto, a experiência é um dos elemento mais importante para lojas online que procuram crescer a longo prazo.
As entregas expressas estão a tornar-se o padrão, fazendo com que os retalhistas se vejam perante a necessidade de otimizar as operações inerentes à gestão de armazém para poderem dar resposta às expectativas cada vez mais exigentes dos consumidores atuais.
