Desalfandegamento: tudo o que precisas de saber para enviar encomenda internacionais

Gerir um negócio de eCommerce e vender internacionalmente não é tarefa fácil. Entre outras coisas, por causa de toda a burocracia envolvida. O desalfandegamento de encomendas internacionais pode ser um desafio, especialmente quando não se dispõe de toda a informação necessária para o fazer ou para, no mínimo, facilitar e acelerar o processo de desalfandegamento.

Na Outvio, ajudamos milhares de vendedores online a otimizar o seu processo de envio, bem como a experiência pós-venda dos seus clientes. Graças à estreita relação que temos com os nossos clientes, conhecemos as dificuldades associadas às vendas internacionais e os problemas mais comuns neste tipo de envios.

Este conhecimento permitiu-nos implementar medidas para os evitar, tais como o sistema de sinalização que alerta o utilizador quando faltam informações essenciais na documentação de envio ou a impressão automática de faturas comerciais juntamente com as etiquetas de envio.

Neste artigo, respondemos às perguntas mais frequentes sobre o desalfandegamento: o que é, porque é importante, de que forma as vendas dentro do mercado da União Europeia diferem das vendas para países terceiros, e muito mais.

O que é o desalfandegamento

O desalfandegamento é o processo burocrático envolvido no envio de mercadorias de um território aduaneiro para outro. A documentação necessária para este processo é também conhecida como desalfandegamento. 

O desalfandegamento tem lugar na alfândega e varia de país para país, isto é, o procedimento de desalfandegamento em Portugal é diferente do de outros países. 

Quem são as partes envolvidas

Dependendo do processo de desalfandegamento em cada país, o número de agentes envolvidos no processo pode variar. No entanto, regra geral, podemos encontrar:

O detentor da mercadoria, isto é, a pessoa por trás do desalfandegamento. Não tem necessariamente de ser o exportador ou o vendedor dos bens. Por vezes, devido à complexidade de certas formalidades, especialmente se o responsável pelo fornecimento das mercadorias não estiver familiarizado com o mercado de destino da encomenda, é solicitada assistência a um profissional de exportação ao qual se dá o nome de despachante alfandegário.

Outro dos agentes com presença física na alfândega é também o transitário, isto é, a entidade responsável pelo frete da mercadoria. O transitário serve de intermediário entre os exportadores, os importadores e as transportadoras.

Os transitários são um dos elos mais importantes da cadeia de abastecimento de qualquer eCommerce já que, no caso das encomendas internacionais, haverá necessariamente mais do que uma transportadora encarregue de entregar as mercadorias aos clientes internacionais.

Finalmente, existe o importador da mercadoria ou o destinatário. No caso de exportações de um eCommerce para um comprador, o importador da mercadoria será o cliente.

O processo de exportação é muito complexo e varia em função dos países de origem e de destino (e de todos aqueles por onde a embalagem tiver de passar na alfândega), do valor económico dos produtos e do tipo de desalfandegamento que se pretende efetuar. Mas... quando é que é necessário efetuar o desalfandegamento?

Quando se utiliza o desalfandegamento

Esta é uma das questões mais importantes quando se pretende compreender o que é o desalfandegamento e qual a sua importância.

O desalfandegamento é um processo que só tem lugar no caso de encomendas internacionais. Sempre que uma encomenda é enviada com destino a outro país ou território com um sistema fiscal diferente (mesmo que pertença ao mesmo país), é considerada uma exportação e, nesse caso, a encomenda deve passar pela alfândega com toda a documentação necessária para o desalfandegamento.

Como funciona o desalfandegamento

O desalfandegamento é constituído por várias etapas que podem mudar de acordo com o modo de desalfandegamento escolhido para as mercadorias. 

Regra geral, as fases mais comuns do processo de desalfandegamento são a entrada das mercadorias na alfândega, o reconhecimento das mercadorias e analise da documentação, o pagamento de direitos e impostos, se aplicável, e a saída das mercadorias com destino ao importador ou cliente.

Como veremos abaixo, estas fases não ocorrem necessariamente por esta ordem. É possível, por exemplo, que a análise da documentação alfandegária tenha lugar antes da chegada das mercadorias à alfândega do país de destino.

Qual a importância do desalfandegamento

O desalfandegamento é um processo de grande importância nos dias de hoje. Em 2020, o comércio internacional de bens e serviços excedeu os 22 triliões de dólares em valor, de acordo com a OMC, e prevê-se que este número continue a aumentar nos próximos anos.

A globalização dos mercados promoveu o crescimento do comércio e, com ele, a necessidade de unificar os processos para garantir o cumprimento de protocolos de segurança e saúde, das leis de propriedade intelectual e da proteção do mercado interno.

Para tal, é essencial estabelecer políticas comerciais e pautais que garantam o abastecimento interno e promovam acordos comerciais com outros territórios. Esta é uma das razões que levou à criação do território aduaneiro comum da União Europeia.

Outro objetivo do desalfandegamento é a correta tarifação dos produtos, para garantir que estes competem de forma controlada com a produção nacional e com os produto de outros exportadores. Além disso, toda a informação fornecida na documentação alfandegária é armazenada em bases de dados regionais, nacionais ou internacionais para a criação de estatísticas sobre o comércio externo como os produtos exportados, os países importadores e exportadores, o valor das operações, a frequência, entre outros.

Que modalidades de desalfandegamento existem

Dentro do desalfandegamento, é possível optar por diferentes modalidades de acordo com a urgência com que as mercadorias devem ser desalfandegadas.

• Desalfandegamento geral. Os bens e documentos são avaliados de acordo com os procedimentos habituais;
• Desalfandegamento urgente. Também conhecido como desalfandegamento imediato. As encomendas urgentes são abrangidas por este modo de desalfandegamento, assim como artigos perecíveis, destinados a salvar vidas ou a tratar doenças, de natureza perigosa (e.g.: radioativos, inflamáveis ou explosivos), de elevado valor (e.g: moedas, notas, pedras preciosas), animais vivos ou máquinas vitais para o funcionamento da cadeia de abastecimento;
• Desalfandegamento prévio. Esta modalidade permite que o processo de desalfandegamento comece antes da chegada da encomenda à alfândega do país de destino. As mercadorias devem ser consideradas elegíveis para este tipo de desalfandegamento e a documentação deve estar correta e completa. Como é evidente, nestes casos, a documentação deve chegar à alfândega antes da encomenda;
• Desalfandegamento excepcional ou Desalfandegamento diferido. Permite que o desalfandegamento seja solicitado após a data de conclusão do descarregamento.

Se exportas para países como a Bolívia ou o Peru, é possível que estejas familiarizado com outras modalidades de desalfandegamento, tais como o desalfandegamento abreviado (Bolívia) ou desalfandegamento simplificado (Peru).

Existe também o desalfandegamento direto e o desalfandegamento indireto. A diferença, neste caso, é a pessoa ou entidade responsável pela preparação da documentação necessária para a exportação. Se for o próprio exportador, dá-se o nome de desalfandegamento direto; se for o despachante alfandegário, chamamos-lhe desalfandegamento indirecto.

União aduaneira europeia: a importância e o impacto de um território aduaneiro único

A homogeneização das tarifas de exportação para países terceiros e a eliminação de grande parte da burocracia necessária para efetuar envios dentro da União Europeia foram medidas que tiveram grande impacto nas vendas entre os Estados-membros.

A livre circulação de mercadorias significa um comércio mais simples e mais económico, capaz de impulsionar o mercado interno da UE através da abolição dos direitos aduaneiros de importação e exportação.

Uma política pautal comum implica também a necessidade de unificar a política comercial comum. Uma vez eliminadas as barreiras comerciais entre Estados-Membros, é vital regular o comércio com países terceiros para assegurar a igualdade de condições, em termos de competitividade, em todos eles.

O Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia estabelece expressamente regras para o efeito:

• Alterações tarifárias;
• Acordos tarifários e comerciais relativos a transações comerciais;
• Investimento estrangeiro direto;  
• Medidas de liberalização, que devem ser standardizadas;
• Política de exportação;
• Políticas de proteção comercial, com ênfase nas estratégias de dumping e na recepção e emissão de subsídios.

A existência do  PCC e do TAC significa que, como empresa de eCommerce, podes comercializar e enviar os teus produtos para a Alemanha, França, Itália, Espanha, entre outros, sem ter de preparar documentação complexa para as encomendas ou de investir uma grande quantidade de recursos económicos. No entanto, é importante ter em conta que nem todos os territórios que pertencem à União Europeia fazem parte do TAC e, nesses casos, deves considerar uma série de diferenças que tornarão os teus envios, na prática, em encomendas internacionais.

Exceções dentro da Europa: Casos especiais

Apesar de todos os aspectos positivos de fazer parte de um único território aduaneiro, nem todas as áreas oficialmente pertencentes à União Europeia fazem parte do território aduaneiro comum.

Isto significa que os envios para certas regiões são, efetivamente, considerados exportações. 

Alguns dos países ou territórios que possuem um acordo especial são:

Ceuta e Melilla, que pertencem à União Europeia, mas têm sistemas fiscais diferentes do continente espanhol e da Europa. Em vez do IVA, aplica-se o Imposto sobre a Produção, Serviços e Importações (IPSI) ou outros impostos especiais. Isto afecta as encomendas entre Ceuta e Melilla, assim como outras encomendas  provenientes ou destinadas ao resto de Espanha ou a um território aduaneiro pertencente à União Europeia.

Há também territórios que, devido à sua insularidade, possuem um sistema fiscal diferente para equilibrar a diferença entre o resto do país. É o caso das Ilhas Canárias, dos Açores e da Madeira.

Para além destes casos particulares, existem países e territórios que, embora não façam parte da UE, fazem parte do território aduaneiro comum.

Outros territórios, considerados "países terceiros" são a ilha de Heligoland e o território de Büsingen, as zonas geográficas do Chipre, as Ilhas Faroé e a Gronelândia, os territórios de Livigno e Campione d'Italia, bem como as águas nacionais do Lago Lugano entre a margem e a fronteira política da zona entre Ponte Tresa e Porto Ceresio ou Gibraltar. Se enviares para estas áreas, terás de gerar documentação alfandegária para essas encomendas que, para efeitos fiscais, são consideradas encomendas internacionais.

Envios para países terceiros: fora da União Europeia

Quando falamos de envios para um país terceiro, referimo-nos a uma exportação para um território sujeito a legislação fiscal diferente em relação ao país ou região de origem. A este tipo de envios chamamos "envios internacionais".

Documentos necessários para as vendas internacionais

As encomendas internacionais devem ser acompanhadas por uma série de documentos a fim de serem desalfandegadas sem atrasos ou custos adicionais. 

Estes são os documentos alfandegários com os quais provavelmente te irás deparar:

• Fatura Comercial. Este documento contém informação vital para o correto desalfandegamento das mercadorias a enviar. A fatura comercial é, por vezes, substituída por uma fatura aduaneira;
• Fatura Consular. Esta fatura é emitida pelo consulado do país de importação e tem uma função semelhante à fatura comercial, embora o seu custo seja mais elevado;
• Certificado de Origem. Este documento é emitido pelas Câmaras de Comércio e determina o país de fabrico ou de produção das mercadorias. É essencial quando se exporta da União Europeia para outro território aduaneiro;
• Formulário CN22 e CN23. Estes formulários são necessários quando se envia mercadorias para fora da União Europeia via serviço postal. Dependendo do peso e do valor da encomenda, é necessário preencher um ou outro;
• Waybill CP71. Este documento acompanha o CN23. Atualmente, é comum fornecer o CN23 em duplicado e não incluir o CP71, uma vez que estes fornecem informações muito semelhantes;
• ATA Carnet. Documento especificamente criado para exportações temporárias para a participação em feiras, por exemplo, e outros eventos. É válido em mais de 70 países em todo o mundo;
• Carnet CPD. Semelhante ao ATA Carnet, mas o seu âmbito limita-se a Taiwan;
• Documento Administrativo Único (DAU). É o documento que declara uma importação ou exportação. Fornece informações sobre o produto e serve para a sua classificação fiscal;
• Declaração de valor (DV1). Este documento acompanha geralmente o DAU e é emitido pelo despachante alfandegário ou operador económico autorizado (OEA). Detalha a relação entre o exportador e o importador, neste caso, o vendedor e o comprador, o preço declarado, os custos adicionais incorridos no desalfandegamento e transporte e o montante da taxa de câmbio utilizada no caso de a compra ter sido feita numa moedas que não o euro;
• Lista de conteúdos ou packing list. Esta lista especifica o número de encomendas que estás a enviar, o seu conteúdo e peso;
• Declaração H7. Podes fazer uma declaração H7 para bens com um valor inferior a 150 euros. Este documento permite acelerar o processo de desalfandegamento.

Em paralelo, podem ser emitidos documentos adicionais, como documentos de transporte (Bill of Lading, CMR, CIM, Air Waybill ou documentos para transporte multimodal), documentos de seguro e apólices ou certificados fitossanitários, entre outros.

Estes são os documentos alfandegários mais frequentemente encontrados. Claro que, para além destes documentos, as embalagens devem ter sempre uma etiqueta de envio.

Custos do desalfandegamento

Em teoria, quando envias encomendas internacionais, o teu eCommerce já deve estar ciente dos custos associados ao desalfandegamento, bem como dos custos de entregar a encomenda. 

Se todos os documentos estiverem preenchidos com as informações corretas, o envio internacional não deverá implicar quaisquer custos adicionais, nem para o eCommerce nem para os clientes. Existem diferentes tipos de pagamentos aos quais podes estar sujeito, dependendo da legislação em vigor no país terceiro para o qual estás a enviar a encomenda.

Direitos alfandegários

• Tarifa de importação. É utilizado para regular a entrada de mercadorias de países terceiros e para assegurar a concorrência;
• Tarifa de exportação. É utilizada para aumentar as receitas do país exportador ou para criar escassez noutros mercados (e assim aumentar o preço do produto). Esta tarifa é contraproducente na maioria dos casos, pelo que não é normalmente aplicada.

Como comerciante, é provável que sejas confrontado com as tarifas de importação. Estas podem ser de vários tipos:

• Ad valorem. O Estado estabelece uma percentagem a ser paga de acordo com o valor dos bens;
• Específica para a quantidade ou peso da mercadoria. O Estado fixa um montante monetário para cada quilograma ou metro cúbico de produto;
• Misto ou composto. Esta tarifa mistura os dois tipos anteriores, estabelecendo um mínimo ou um máximo. Por exemplo, “3% com um mínimo de 10 euros por quilo”.

Se tudo correr bem, os seus bens passarão pela alfândega e só terás de pagar os direitos aduaneiros sobre eles.

No entanto, se existirem erros no preenchimento da documentação ou na classificação pautal das mercadorias, podes ser confrontado com outros custos.

Outros custos

Se todas as formalidades tiverem sido realizadas de acordo com os regulamentos, provavelmente não existirão quaisquer custos adicionais.

Contudo, se delegares a criação ou o preenchimento de quaisquer documentos a outro agente, terás de pagar os honorários do despachante aduaneiro ou da transportadora.

Gestão do IVA na exportação

A gestão do IVA nunca é uma questão simples. Os impostos estão sujeitos a alterações constantes, pelo que é essencial estar atualizado em relação ao IVA.

Quando se trata de envios além fronteiras, compreender o funciona do IVA para as exportações é ainda mais importante.

As encomendas enviadas dentro da União Europeia não são consideradas exportações, o que significa que o IVA a aplicar será o mesmo que o IVA aplicado em Portugal.

É importante ter em conta que muitos países ou zonas aduaneiras estabelecem limites que não devem ser excedidos. Caso contrário, o IVA a aplicar aos produtos pode mudar.

Para envios internacionais para países terceiros, é importante incluir o IVA no SAD, e não na fatura comercial, como acontece com outros tipos de envios. As exportações estão sujeitas ao IVA do país de destino e são liquidadas à chegada dos bens, pelo que não terás de criar o DAU ou aplicar esta taxa. Recomendamos que informes os cliente da existência destes impostos, uma vez que eles irão aumentar o preço da encomenda.

Muitas plataformas de eCommerce, como o Shopify, o PrestaShop ou o WooCommerce, permitem configurar os impostos para envios nacionais e internacionais, e os clientes poderão consultar toda a informação discriminados no checkout (e.g.: preço dos produtos, portes de envio, impostos adicionais, etc.).

Limitações, proibições e restrições de produtos na exportação

Além de incluir toda a documentação e de preencher corretamente os diferentes formulários, é igualmente importante estar consciente das limitações impostas a certas categorias de produtos.

Pode acontecer que certos produtos não possam ser exportados para determinados países, ou para os quais tenhas de apresentar certificados ou autorizações especiais.

Deves estar ciente do estatuto dos teus produtos, especialmente se comercializares produtos alimentares, cosméticos, plantas ou animais. Estes bens podem colocar a saúde das pessoas em risco ou causar problemas para o ecossistema do país de destino, estando, por isso, sujeitos a um controle rigoroso.

É também possível que a entrada ou saída de certos artigos, que concorrem com outros produtos nacionais ou cuja exportação coloque em risco a auto-suficiência do país, possa ser restringida.

Para saber se a exportação de um produto é proibida, ou se existem restrições ou necessidade de fornecer documentação adicional, recomendamos consultar as fontes oficiais no país de destino da mercadoria.

Alguns dos certificados mais comuns são:

• Certificado AGREX;
• Certificado SOIVRE;
• Certificado de exportação veterinária;
• Diário de bordo do navio (CAB);
• Certificado fitossanitário;
• Certificação OCDE / Certificado ISTA;
• Licenças de Exportação CITES e Certificados de Reexportação CITES;
• Certificados de exposições itinerantes;
• Documento de Inspecção de Espécies Controladas (DIESAC);
• Certificado Kosher;
• Certificado Halal;
• Certificado de Não-Radioactividade;
• Certificado de Análise;
• Certificado de Denominação de Origem;
• Embalagem de madeira / ISPM No. 15;
• Certificado de Venda Livre para Produtos Alimentares;
• Documentos de circulação;
• Documento de acompanhamento do vinho;
• Licenças de exportação de bens culturais;
• Certificado de Boas Práticas de Fabrico de produtos cosméticos;
• Sistema de Notificação de Produtos Cosméticos.

Passos para assegurar a chegada de um envio internacional

Para garantir que as tuas encomendas internacionais chegam a tempo e sem surpresas às mãos dos teus clientes, é vital seguir estes passos:

1. Não comercializar produtos em países que proíbem a sua entrada. Isto pode parecer óbvio mas, às vezes, não nos passa pela cabeça, quando abrimos uma loja online e decidimos torná-la internacional, que embora certos produtos sejam livremente comercializados num país, noutros países as regras em relação a esses mesmos produtos podem ser completamente diferentes;
2. Prepara e acondiciona as tuas encomendas internacionais com especial cuidado. As encomendas internacionais estão mais tempo em trânsito e, regra geral, passam por muitas mãos. Por isso, a probabilidade de sofrerem algum tipo de danos é ainda maior. É importante acondicionar as encomendas internacionais com ainda mais cuidado e ter em conta os diferentes métodos de transporte e as condições climáticas a que serão sujeitas;
3. Preparar a documentação. Certifica-te de incluir toda a informação necessária, e que esta se encontra correta, desde a etiqueta de envio até à documentação alfandegária (e.g.: fatura comercial, packing list), e que toda a informação está correcta.

A otimização da logística do eCommerce irá facilitar o seguimento das encomendas e assegurar a satisfação dos clientes.

Encomenda retida na alfândega: o que fazer

Se uma das tuas encomendas internacionais ficar retida na alfândega, é importante agir rapidamente para resolver quaisquer problemas que sejam responsáveis por esta situação.

Se os produtos enviados estão de acordo com a lei, é provável que a razão pela qual a tua encomenda foi retida na alfândega tenha a ver com documentos em falta para aprovação pelo agente aduaneiro ou informação incompleta ou errada.

Regra geral, as autoridades avisam o importador ou exportador do motivo do atraso, para que este possa ser retificado. No caso de o importador ser contactado, poderá ser-lhe solicitado o pagamento de direitos ou o fornecimento de documentação adicional o que, com certeza, não deixará os teus clientes muito satisfeitos.

As alfândegas geralmente dão um prazo de duas semanas para que o problema seja resolvido através do fornecimento da documentação correta.

Se os prazos forem cumpridos e a documentação necessária for apresentada, a encomenda será desalfandegada e enviada para o seu destino. A alfândega pode exigir ao comprador o pagamento de direitos alfandegários adicionais para o desalfandegamento. Para salvaguardar a integridade do negócio, recomendamos incluir um aviso a este respeito em algum momento do processo de checkout para evitar que os clientes tenham surpresas desagradáveis.

Se o cliente se recusar a pagar, o eCommerce terá de a) pagar as taxas para que a mercadoria seja entregue, b) recusar pagar estas taxas, mas isso significa que não irás nem receber a encomenda de volta nem entregá-la ao cliente, ou c) pagar as taxas para o transportador devolver a encomenda à origem.

Esperamos que este artigo tenha esclarecido quaisquer dúvidas que pudesses ter sobre o desalfandegamento. Para saberes mais sobre os envios internacionais, dá uma vista de olhos no nosso blog e certamente encontrarás informação útil.