Przesyłki pocztowe zagraniczne z Polski w eCommerce

Sklep internetowy i wysyłka za granicę z Polski: jak ją prowadzić?

Wysyłka międzynarodowa jest niezbędna dla rozwoju każdego sklepu internetowego, który działa w cyfrowym i zglobalizowanym środowisku. Jeśli wysyłasz przesyłki międzynarodowe z Polski, z pewnością zauważyłeś już różnice między przesyłkami na teren kraju, przesyłkami wewnątrzwspólnotowymi (w Unii Europejskiej), czy przesyłkami międzynarodowymi.

Na sposób, w jaki sklep internetowy zarządza tymi zamówieniami, wpływa kilka aspektów: od przygotowania (wynajęcie przewoźnika, wygenerowanie dokumentów celnych), po śledzenie przesyłek i zwrotów lub koszty wysyłki.

Przygotowywanie przesyłek międzynarodowych

Etap poprzedzający zagraniczne przesyłki pocztowe jest jednym z najważniejszych, jeśli chcemy mieć pewność, że przesyłki pocztowe zagraniczne dotrą do naszych klientów na czas i bez zakłóceń. W tym celu przed dostarczeniem towarów do firmy kurierskiej należy dokonać dwóch podstawowych czynności: wybrać firmę kurierską zajmującą się dostarczaniem paczek międzynarodowych oraz sporządzić dokumenty celne (faktura handlowa, CN22, CN23, SAD itp.). Poniżej podajemy najważniejsze informacje dotyczące obu zadań.

Usługi w zakresie przesyłek międzynarodowych

Istnieje wiele międzynarodowych usług kurierskich dostępnych dla zagranicznych przesyłek pocztowych z Polski. Wybór jednej lub drugiej opcji zależy od miejsca przeznaczenia przesyłek, od tego, czy chcesz oferować tanie przesyłki  międzynarodowe, czy też przykładasz większą wagę do szybkiego dostarczania zamówień.

Ważne jest również, aby wziąć pod uwagę, czy klienci preferują jedną lub drugą firmę transportową, czy wolą określone metody dostawy, takie jak coraz bardziej popularna usługa PUDO (Pick-Up Drop-off), czy też wymiary, wagę i towary dozwolone przez każdą firmę transportową.

Kolejną kwestią, którą należy wziąć pod uwagę przy wyborze firmy transportowej do przewozu przesyłek międzynarodowych, jest to, czy oferuje ona usługi zwrotów. Jeśli nie, będziesz musiał zlecić tę usługę operatorom, z którymi nie masz podpisanych umów o specjalnych stawkach i których systemu logistycznego nie znasz.

Na koniec należy wziąć pod uwagę całkowity koszt wysyłki do każdego obszaru geograficznego. W zależności od kraju lub odległości od Polski, może być konieczne zaoferowanie różnych stawek za wysyłkę.

Dokumentacja celna

Odprawa celna jest jednym z najbardziej niepokojących procesów podczas wysyłania paczek międzynarodowych. To właśnie tam dochodzi do wielu zdarzeń, które powodują opóźnienia lub przekroczenie kosztów w zamówieniach międzynarodowych.

Jako przedsiębiorstwo eCommerce możesz być narażony na nieplanowane cła i podatki lub, co gorsza, Twoi klienci mogą być zmuszeni do poniesienia dodatkowych kosztów, o których nikt ich nie poinformował, aby otrzymać swoje zamówienie.

Jeśli chcesz uniknąć tej gorzkiej pigułki, która położy się cieniem na reszcie doświadczeń zakupowych Twoich klientów, najlepszą strategią jest dokładne poznanie dokumentacji, jaką należy dostarczyć dla każdego rodzaju przesyłki międzynarodowej.

W tym samym czasie urzędy celne lub firmy transportowe generują dokumenty, które są niezbędne do bezpiecznego i wolnego od niespodzianek dotarcia towarów.

Niezwykle ważne przy wypełnianiu dokumentów celnych jest sprawdzenie prawdziwości informacji oraz tego, czy wraz z towarem dostarczono wszystkie dokumenty niezbędne do odprawy celnej.

Śledzenie przesyłek i zwrotów

W tym momencie należy przede wszystkim zastanowić się nad tym, co oferuje się klientom krajowym, a co klientom zagranicznym. Jeśli dotarłeś do tego artykułu, prawdopodobnie prowadzisz już międzynarodową wysyłkę lub zamierzasz to zrobić, ale... czy oferujesz zwroty swoim międzynarodowym klientom?

W przeciwnym razie może dojść do poważnego naruszenia prawa. Zgodnie z prawem Unii Europejskiej, obowiązkowe jest oferowanie zwrotów wszystkim klientom na terenie UE. Nie dotyczy to przesyłek międzynarodowych poza UE, ale jest to zdecydowanie zalecane.

Chociaż coraz częstszą praktyką jest oferowanie bezpłatnych i szybkich zwrotów, należy obliczyć, czy można sobie pozwolić na takie koszty i świadczyć tę usługę na tych samych warunkach, których mogą doświadczać na co dzień klienci krajowi. Jeśli nie, zawsze można znaleźć rozwiązanie pośrednie i oferować zwroty po niskich kosztach wysyłki i w rozsądnym horyzoncie czasowym.

Po podjęciu decyzji o oferowaniu zwrotów międzynarodowych i opracowaniu zasad ich dokonywania, kolejnym krokiem jest posiadanie systemu śledzenia przesyłek międzynarodowych i zwrotów, który umożliwia zjednoczenie całej sieci przewoźników międzynarodowych w jednym interfejsie.

Jeszcze lepiej, jeśli narzędzie to umożliwia dostosowanie portali śledzenia i zwrotów oraz automatyzację zadań związanych ze śledzeniem i zwrotami produktów w skali międzynarodowej. Wszystkie te funkcje są wbudowane w nasze narzędzie Outvio i dają poczucie bezpieczeństwa i pewności klientom spoza granic kraju.

Taryfy, podatki i inne aspekty logistyczne

Po podjęciu decyzji o oferowaniu międzynarodowych zwrotów i opracowaniu zasad ich dokonywania, kolejnym zagadnieniem, w którym należy się zorientować, jest system klasyfikacji produktów według pozycji taryfy celnej. Istnieje kilka systemów klasyfikacji taryfowej (kod TARIC dla UE, międzynarodowy kod HS, kod HTS dla USA lub system NMC Mercosuru).

Kod klasyfikacji taryfowej będzie miał wpływ na stawkę celną, jaką eksporterzy (sklepy internetowe) lub importerzy (klienci) będą musieli zapłacić za wysyłkę i dostawę lub odbiór towarów. Dlatego ważne jest, aby do każdego z wysyłanych produktów w paczkach międzynarodowych dołączać właściwy kod.

W przeciwnym razie możesz narazić się na opłaty celne lub opłaty za nową dokumentację, niespodziewane formalności celne, a nawet zatrzymanie lub zniszczenie przesyłki w urzędzie celnym, jeśli odpowiednia dokumentacja nie zostanie dostarczona w odpowiednim czasie lub jeśli strona zainteresowana odmówi uiszczenia opłat.

Z drugiej strony, ważne jest, aby wziąć pod uwagę, pod jakim Incotermsem wysyłane i sprzedawane są produkty. Incoterms, czyli Międzynarodowe Warunki Handlowe, to zbiór międzynarodowych reguł określających sposób transportu, zakres odpowiedzialności i obowiązków stron oraz kwestie takie jak odbiór i dostawa towarów czy ich ubezpieczenie.

Znajomość i ustalenie tych zasad to podstawowy krok przed rozpoczęciem międzynarodowej podróży handlowej, zwłaszcza jeśli zamierzasz zawrzeć z klientami umowę inną niż DDP (Delivered Duty Paid).

Ten sposób transportu i dostawy jest dla nich najkorzystniejszy, ponieważ nie ponoszą żadnych opłat i nie mają żadnych obowiązków poza odebraniem przesyłki w urzędzie celnym lub pod adresem wskazanym na etykiecie wysyłkowej.

Zadaniem Incoterms jest ujednolicenie przepisów i komunikacji w międzynarodowych transakcjach handlowych.

Dlatego też, jeśli zamierzasz stosować Incoterms, który obciąży Twoich klientów obowiązkami lub płatnościami, zalecamy poinformowanie ich o tych obowiązkach przed dokonaniem zakupu (koszty wysyłki, ubezpieczenia, opłaty importowe i celne, miejsce dostawy itp.)

Ważne jest również, aby omówić te kwestie z różnymi przewoźnikami, z których usług korzystasz, ponieważ nie wszystkie firmy zajmujące się przesyłkami międzynarodowymi zgadzają się pracować w oparciu o różne Incoterms.

Oprócz kodów taryfowych i Incoterms, z których korzystasz przy dostawie towarów, powinieneś zapoznać się z numerem EORI. Numer ten służy do rejestracji i identyfikacji podmiotów gospodarczych w UE.

Zasadniczo działa on jako alfanumeryczna reprezentacja importerów i eksporterów towarów. Kod EORI jest umieszczany na istotnych dokumentach celnych, takich jak faktura handlowa czy formularze CN22 i CN23.

Przewoźnicy obsługujący przesyłki pocztowe zagraniczne z Polski

Te międzynarodowe firmy kurierskie oferują co najmniej jedną usługę dostawy międzynarodowej w przypadku wysyłki z Polski:

DHL

• Domestic Same Day
• Express Worldwide
• Express Easy

FedEx

• FedEx Europe First
• FedEx International First
• FedEx International Priority
• FedEx International Priority Express
• FedEx International Economy
• FedEx International Connect Plus
• FedEx International Priority Freight
• FedEx International Economy Freight

UPS

• UPS Express Critical​​ 
• UPS Express Plus
• UPS Express
• UPS Worldwide Express Freight
• UPS Worldwide Express Freight  Midday
•  UPS Worldwide Express Saver
• UPS Expedited 
• UPS Standard

Poczta Polska

• EMS
• Paczka pocztowa
• GLOBAL Expres
• Worek M
• Międzynarodowa Przesyłka Paletowa

GLS

• Euro Business Parcel
• Global Express Parcel

Dokumentacja dla przesyłek międzynarodowych z Polski

Na tej liście znajdują się dokumenty celne, które są najczęściej wymagane, jeżeli wysyłasz przesyłki pocztowe zagraniczne:

• Faktura handlowa. Niniejszy dokument zawiera informacje dotyczące odprawy celnej produktów znajdujących się w opakowaniu. Faktura handlowa może zostać zastąpiona fakturą celną lub konsularną.
• Świadectwo pochodzenia. Jest on wydawany przez izby handlowe i określa kraj wytworzenia lub produkcji towarów. Świadectwo pochodzenia jest wymagane w przypadku wymiany towarów między UE a innym obszarem celnym.
• Formularz CN22 i CN23. Formularze te są dołączane do paczki i wybierane w zależności od wagi i wartości towarów. Stosuje się je zawsze, gdy towary są przeznaczone do miejsca poza UE.
• List przewozowy CP71. Dokument ten został opracowany wspólnie z CN23. Obecnie wiele firm decyduje się na dołączenie CN23 w dwóch egzemplarzach i nie dołącza CP71, ponieważ informacje zawarte w tych dokumentach są bardzo podobne.

• Jednolity Dokument Administracyjny (SAD). Dokument ten służy jako deklaracja importu lub eksportu, zawiera informacje o produkcie i jest wykorzystywany do jego klasyfikacji podatkowej.
• Deklaracja wartości (DV1). DV1, czyli deklaracja wartości, jest dokumentem wystawianym przez urząd celny i dołączanym do dokumentu SAD. Jego zadaniem jest wyjaśnienie relacji między eksporterem a importerem, zadeklarowanej ceny, dodatkowych kosztów poniesionych w związku z odprawą celną i transportem oraz wysokości zastosowanego kursu wymiany (jeśli zakupu dokonano w walucie innej niż euro).
• Lista paczek. Dokument ten zawiera informacje o liczbie wysyłanych paczek, ich zawartości i wadze. 
• Deklaracja H7. Jeśli sprzedajesz towary o wartości poniżej 150 euro, możesz złożyć deklarację H7. Przyspieszy to odprawę celną Twoich towarów.
• Karnet ATA. Dokument ten jest wymagany tylko w przypadku wywozu czasowego. Na przykład, za udział w targach i innych imprezach. Karnet ATA jest ważny w ponad 70 krajach.

Przesyłki pocztowe zagraniczne z Polski: 5 wskazówek 

1. Sprzedawaj tylko autoryzowane towary W tym celu należy wiedzieć, które towary są zabronione, które wymagają specjalnych zezwoleń lub certyfikatów, a które można przewozić tylko z podstawową dokumentacją celną. W tym celu należy zapoznać się z przepisami obowiązującymi w każdym kraju, w którym otwierany jest rynek. Jeśli sprzedajesz towary wyłącznie na terenie UE, proces ten będzie prawdopodobnie dość szybki i łatwy. Przepisy dotyczące handlu wewnętrznego w Unii Europejskiej są jednolite, dlatego jeśli sprzedajesz produkty z Polski, UE powinna być dla Ciebie pierwszym krokiem w kierunku umiędzynarodowienia Twojej działalności.
2. Przekazuj klientom informacje o ewentualnych dodatkowych kosztach, z jakimi mogą się spotkać Jeśli nie chcesz zaskoczyć klientów dodatkowymi kosztami, o których nie zostali poinformowani, lub dodatkowymi zadaniami, o których nie wiedzieli, że muszą je wykonać, komunikacja jest Twoim najlepszym sprzymierzeńcem. Aby mieć pewność, że odbiorca otrzyma paczkę bez niespodzianek, należy poinformować go o kosztach wysyłki, przewidywanym czasie dostawy, środku transportu i firmie przewozowej, za pośrednictwem której zostanie ona dostarczona, oraz o miejscu dostawy, a także o zasadach zwrotu w przypadku sprzedaży międzynarodowej. Jeśli nie poinformujesz o tym klienta, może onodmówić przyjęcia przesyłki. W takim przypadku firma eCommerce, jako eksporter powinna pokryć dodatkowe opłaty i koszty wysyłki paczki do zwrotu. Jeśli nie chcesz tego zrobić, możesz również odmówić, ale w takim przypadku urząd celny zniszczy towar, a Ty będziesz musiał ponieść koszty utraty towaru i spotkasz się z niezadowoleniem klienta. Jeśli prowadzisz sprzedaż i wysyłkę w ramach programu DDP Incoterm, musisz obliczyć łączną cenę produktu. Ten warunek Incoterm jest najbardziej kosztowny i odpowiedzialny z punktu widzenia eCommerce, dlatego należy upewnić się, że nie prowadzi się sprzedaży międzynarodowej po niskich kosztach, co wiąże się z utratą zysków. W tym celu należy wziąć pod uwagę koszt wytworzenia produktu, koszt opakowania, koszty wysyłki, opłaty celne, podatki itp.
3. Przygotowywanie paczek do wysyłki za granicę Bezpieczne dostarczenie produktów wysyłanych za granicę jest kluczowym czynnikiem wpływającym na zadowolenie klientów. Zgodnie z wymogami większości międzynarodowych firm przewozowych, przesyłki pocztowe muszą wytrzymać upadek z wysokości 1,5 metra. Oto kilka ogólnych wytycznych dotyczących przygotowania przesyłek międzynarodowych: -Dołączenie materiałów ochronnych do produktów. -Wzmocnienie taśmą narożników. -Unikanie stosowania materiałów wyścielających pocztowe przesyłki zagraniczne tj: gazety lub materiały reklamowe. -Unikanie zbyt małych opakowań (pudełek, kopert). Wzrasta prawdopodobieństwo zagubienia produktów lub dostarczenia ich z uszkodzeniami
4. Należy rozważyć konieczność ubezpieczenia przesyłki podczas transportu międzynarodowego. Przesyłki pocztowe zagraniczne mają dłuższą trasę dostawy, na którą składa się niekiedy wiele podmiotów. Dlatego właśnie wykupienie ubezpieczenia przesyłki może mieć wiele sensu, zwłaszcza jeśli handluje się przedmiotami o średniej i wysokiej cenie. Przed zakupem ubezpieczenia należy rozważyć, jaki rodzaj gwarancji chcemy zaoferować i z jakimi przewoźnikami chcemy podjąć współpracę. Sprawdź firmy transportowe, w tym liczbę zdarzeń, do których dochodzi w wyniku niedopatrzeń. Wybór firm, które oferują droższe, ale bardziej skuteczne i profesjonalne usługi, zapewni mniejszą liczbę zdarzeń, a co za tym idzie - mniejsze zapotrzebowanie na ubezpieczenie. Z drugiej strony, należy sprawdzić, z jakimi firmami współpracują, aby pokryć koszty transportu do miejsca przeznaczenia. Wielu przewoźników lokalnych współpracuje z innymi przewoźnikami międzynarodowymi lub firmami transportowymi, które działają lokalnie na innym obszarze geograficznym. Firmy transportowe połączone w złożoną sieć transportową często odpowiadają za zarządzanie zagranicznymi przesyłkami pocztowymi po opuszczeniu przez nie granic Polski. Dlatego wiedza o tym kim są i jak działają pośredni przewoźnicy jest równie ważna jak wiedza o tym, z którą firmą transportową pierwotnie zawarłeś umowę o świadczenie usług.
5. Sprawdź informacje o wysyłce: etykietę wysyłkową, fakturę handlową itp. Choć może się to wydawać oczywiste, krok ten ma zasadnicze znaczenie dla terminowego i bezproblemowego doręczenia przesyłek międzynarodowych. Przejrzyj wszystkie dokumenty celne wymagane dla przesyłek międzynarodowych. Należy pamiętać, że dokumentacja ta zmienia się w zależności od miejsca przeznaczenia towarów. Oprócz rozważenia, jakie dokumenty celne są wymagane dla każdego miejsca przeznaczenia, zalecamy stosowanie narzędzi automatyzujących realizację zamówień i wysyłkę, które domyślnie tworzą i drukują taką dokumentację dla przesyłek do określonych miejsc przeznaczenia. Na przykład Outvio generuje faktury handlowe wraz z etykietami dla wszystkich przesyłek, które ich wymagają ( przesyłki do Wielkiej Brytanii, przesyłki do Rosji itp.) W ten sposób zadania administracyjne, które trzeba wykonać w przypadku tego typu przesyłek, będą przebiegać znacznie szybciej, a zespół będzie pracować wydajniej. Aby zautomatyzować i zoptymalizować wiele zadań związanych z zarządzaniem posprzedażą, utwórz bezpłatne konto Outvio i zintegruj swoją platformę eCommerce, nośniki i aplikacje innych zewnętrznych firm, aby maksymalnie usprawnić proces realizacji zamówień w swoim sklepie internetowym.

Jeśli już oferujesz zwroty oraz przesyłki pocztowe zagraniczne w swoim sklepie online, warto także zastanowić się nad tym, czym jest międzynarodowa logistyka zwrotna i jak można ją zoptymalizować. Jest ona niezwykle pomocna w ograniczaniu kosztów, rozwiązywaniu problemów i zapewni klientom lepszy komfort zakupów.