Jeśli prowadzisz już sklep internetowy lub eCommerce o ugruntowanej pozycji na rynku, albo jeśli dopiero zaczynasz, ale jesteś świadomy znaczenia rynków zagranicznych w zglobalizowanym świecie, prawdopodobnie znasz już trudności związane z procesem sprzedaży i wysyłki międzynarodowej. Jedną z najczęstszych jest biurokracja związana z operacjami eksportowymi. Dlatego dziś omówimy bardzo specyficzną dokumentację: deklaracje celne CN22 i CN23.
Wypełnianie i składanie dokumentów przy każdym eksporcie lub sprzedaży międzynarodowej to kłopot, którego nie sposób uniknąć. Znaczna część tej dokumentacji służy jako źródło danych statystycznych oraz do śledzenia produktów opuszczających i wwożonych do każdego kraju. Pochodzenie, charakter, przeznaczenie i wartość tych produktów to bardzo interesujące informacje dla władz państwowych i izb handlowych.
Faktury handlowe, deklaracje celne CN22 i CN23 oraz świadectwa pochodzenia nie tylko dostarczają cennych informacji statystycznych, ale także służą do kontroli istotnych kwestii, takich jak podatki, zdrowie publiczne, ochrona środowiska i ekosystemu, czy bezpieczeństwo kraju.
W zależności od kraju, przesyłki i związane z nimi dokumenty mogą być analizowane przez celników cyfrowo, poprzez skanowanie lub ręcznie.
W każdym przypadku, jeśli faktura handlowa lub etykieta CN22 i CN23 nie zostaną prawidłowo wypełnione, dokumenty nie będą uznane za ważne, a klient może zostać obciążony karami i spodziewać się opóźnień w dostarczaniu przesyłek.
Określona dokumentacja jest niezbędna do skutecznego dostarczenia przesyłek i zwrotów do klientów. Niektóre z tych dokumentów to m.in. faktura handlowa, etykieta CN22 i CN23, dokument SAD lub świadectwo pochodzenia.
Formularze CN22 i CN23 są niezbędne przy wysyłce międzynarodowej poza UE lub na terytoria o innym systemie podatkowym niż unijny. Powód tego zostanie wyjaśniony później.
Formularze te służą do przechowywania i wyświetlania informacji o zawartości paczki i muszą być zawsze widoczne i przymocowane do zewnętrznej części opakowania wysyłkowego, niezależnie od tego, czy jest to pudełko, koperta itp.
Jeśli chcesz uniknąć opóźnień w dostarczaniu przesyłek i nieprzyjemnych niespodzianek, gdy dotrą one do klientów, ważne jest, abyś wypełnił te formularze starannie i bezbłędnie.
Przeczytaj nasz artykuł, aby dowiedzieć się więcej o etykietach CN22 i CN23: m.in. o tym co to jest, do czego służą i do jakich rodzajów przesyłek są stosowane te deklaracje.
Co to jest deklaracja CN22?
Deklaracja CN22, znana również jako formularz CN22, druk, etykieta lub po prostu dokument CN22, to międzynarodowy wzór stosowany do oznaczania wartości przesyłki, niezależnie od tego, czy zawiera ona dokumentację, przedmioty itp.
Etykieta CN22 ma zwykle kolor zielony, choć nie jest to wymóg konieczny.
Obecnie CN22 jest dokumentem wymaganym na całym świecie do celów celnych. Ma za zadanie ułatwiać obsługę przesyłek międzynarodowych między firmami a osobami fizycznymi; pomiędzy osobami fizycznymi lub między firmami. Druk CN22 niewiele się różni w poszczególnych krajach, ponieważ jest częścią międzynarodowych przepisów Powszechnego Związku Pocztowego (UPU).
Deklaracja CN23 działa w podobny sposób, choć różni się w stosunku do etykiety CN22.
Co to jest deklaracja CN23?
Etykieta CN23 służy również do identyfikacji towarów wysyłanych na inny obszar celny.
Wcześniej do deklaracji CN23 musiał być dołączony dokument o nazwie CP71. Obecnie istnieje jednak tendencja do wydawania duplikatu druku CN23.
Deklaracja CN23 zawiera informacje o wartości pieniężnej przesyłki. CN23 jest również nazywana listem przewozowym, deklaracją wysyłkową, deklaracją wartości celnej lub deklaracją celną.
CN22 a CN23: różnica między deklaracjami
Teraz, gdy już wiesz, czym są deklaracje CN22 i CN23, możesz się zastanawiać, czym się różnią i kiedy należy używać każdej z nich. Cóż, odpowiedź jest prosta. Różnica między tymi dwoma etykietami polega na maksymalnej wartości przesyłki, jaką dopuszczają one do wydania. Obowiązek wypełnienia jednego lub drugiego formularza zależy od wartości przesyłki, którą zamierzasz wysłać, a w przypadku zamówień poniżej 300DEG - dla celów praktycznych 1DEG＝1EUR-, CN22.
Dlatego jeśli wartość przesyłki przekracza 300 euro, należy wypełnić deklarację CN23 dla potrzeb celnych. W przeciwnym razie możesz być narażony na dodatkowe koszty związane z cłem obowiązującym w miejscu przeznaczenia przesyłki, które będziesz musiał zapłacić Ty lub Twój klient. Może to spowodować: że Twój sklep internetowy lub eCommerce straci klienta na zawsze, otrzyma złą opinię od klienta z powodu niesatysfakcjonującego procesu realizacji zamówienia, kupujący nie będzie mógł odebrać przesyłki, jeśli klient nie zapłaci dodatkowych podatków, możliwe opóźnienia, przesyłka nie opuści urzędu celnego itp.
Kiedy należy wybrać CN22 a kiedy CN23?
Oznaczenia CN22 i CN23 mają zastosowanie w przypadku przesyłek międzynarodowych lub do strefy celnej innej niż własna. Konieczność umieszczania takich etykiet nie zależy od rodzaju wysyłanych towarów ani od relacji między nadawcą a odbiorcą.
Warto dodać, że jeśli wysyłasz towary na Wyspy Kanaryjskie, do Ceuty lub Melilli, musisz posłużyć się tymi dokumentami, a także innymi dokumentami celnymi. Wynika to z różnic w stawkach podatkowych na tych terytoriach.
Co więcej, Polska jest krajem znanym ze swoich międzynarodowych klientów. Jako firma prowadząca działalność w branży eCommerce z pewnością spotkasz na swojej drodze klientów z Wielkiej Brytanii, Stanów Zjednoczonych, czy Rosji itp.
Jeśli nie oferujesz jeszcze międzynarodowej wysyłki do tych krajów, możesz stracić szansę na zdobycie dużego rynku pod względem sprzedaży i zysków. Zapoznanie się z całą dokumentacją niezbędną do takich przewozów jest jednym z najtrudniejszych i najbardziej czasochłonnych zadań, jakie można wykonać. Oznacza to lepsze zarządzanie zasobami, sprawniejsze działanie działu obsługi klientaoraz zadowolenie międzynarodowych klientów, którzy chętnie dokonują ponownych zakupów.
Jak wyglądają deklaracje CN22 i CN23?
CN22 i CN23 to standardowe wydruki międzynarodowe. Język tych formularzy może się różnić, ale informacje, które należy podać, są takie same.
Dokumenty te mogą być dołączone w formie etykiet lub formularzy umieszczonych w przezroczystej kopercie obok paczki.
Format jest dość podobny: pojedynczy arkusz z polami do wypełniania i polami do zaznaczania.
Wypełnienie tej dokumentacji nie powinno zająć więcej niż kilka minut, jeśli wcześniej uzyskasz wszystkie niezbędne informacje. Zostanie to jednak omówione w następnym rozdziale.
Jak wypełnić deklarację CN22 i CN23?
Formularze CN22 i CN23 muszą zawierać szereg danych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania i zatwierdzania tych dokumentów celnych.
W szczególności konieczne jest podanie danych nadawcy, w tym przypadku sklepu internetowego jako sprzedawcy i eksportera produktów; danych odbiorcy lub klienta, oficjalnie importera; a także pełnego opisu zawartości paczki i charakteru przesyłki (prezent, operacja handlowa, dokumenty itp.).
Jako sprzedawca musisz podać między innymi: kod HS produktu, kod TARIC oraz numer identyfikacyjny firmy (numer VAT lub podobny).
Pozostałe dokumenty wymagane przy przesyłkach międzynarodowych do innych obszarów celnych
Jak wiadomo, wysyłka produktów nie jest łatwym zadaniem i wiąże się z koniecznością wypełnienia szeregu biurokratycznych dokumentów, aby przesyłka dotarła do klientów. Dotyczy to zarówno przesyłek krajowych, jak i międzynarodowych.
Odprawa towarów do innej strefy taryfowej różni się jednak znacznie od wysyłki w Polsce lub do kraju UE. Proces ten jest dłuższy, bardziej kosztowny i wypełniony przeszkodami. Co jest zazwyczaj największą przeszkodą? Biurokracja.
Wiemy, że niełatwo jest znaleźć kompletny przewodnik po dokumentach celnych, z którymi możesz mieć do czynienia, dlatego sami go opracowaliśmy. W ten sposób można znacznie łatwiej zoptymalizować wysyłki i zwroty w przedsiębiorstwie eCommerce.
Oto najważniejsze dokumenty celne dotyczące przesyłek i zwrotów międzynarodowych:
- Faktura handlowa. Faktura handlowa to dokument celny służący do obliczania wartości ceł i podatków, które należy zapłacić przy odprawie celnej. Służy on również jako dowód potwierdzający sprzedaż i zakup towarów.
- Świadectwo pochodzenia. Jak sama nazwa wskazuje, określa ono kraj, w którym został wytworzony lub wyprodukowany wysyłany produkt. Dokument ten jest wydawany przez izby handlowe i jest niezbędny przy wysyłce do obszaru celnego poza UE. Uważaj! Nie należy mylić kraju pochodzenia towarów z miejscem pochodzenia przesyłki.
- Faktura celna. Faktura ta może zastąpić fakturę handlową w przypadku przesyłek do niektórych krajów.
- Faktura konsularna. Dokument ten może również zastąpić fakturę handlową. Stosuje się ją tylko wtedy, gdy wymagają tego przepisy, ponieważ faktura ta oznacza konieczność uiszczenia opłaty na rzecz konsulatu za jej wystawienie. Służy on jako dowód przeprowadzenia operacji i przedstawia wartość, ilość i pochodzenie przesyłki na potrzeby późniejszego opodatkowania.
- Dokument SAD. Dokument ten, popularnie zwany SAD, jest dokumentem, który zgłasza organom celnym operację eksportową lub importową. Zawiera on informacje o produkcie oraz o przyszłej deklaracji podatkowej.
- Karnet ATA. Dokument ten jest przydatny w przypadku czasowego wysłania towarów. Na przykład w celu wzięcia udziału w targach, kongresie lub podobnym wydarzeniu. Karnet ATA jest ważny m.in. w ponad 70 krajach Europy, Azji i Ameryki.
- Karnet CPD. Karnet ten jest podobny do karnetu ATA, ale jego zastosowanie jest ograniczone do Tajwanu.
Śledzenie przesyłek międzynarodowych
Po zdobyciu klientów międzynarodowych należy rozpocząć wysyłkę produktów poza granice Polski.
Teraz, gdy już wiesz, jak ważne jest uwzględnienie całej niezbędnej dokumentacji i jak ważne jest jej prawidłowe wypełnienie, musisz zastanowić się, jak ważne jest zapewnienie klientom wysokiej jakości obsługi posprzedażnej.
W tym celu przeprowadzenie kompletnego i skutecznego śledzenia przesyłek międzynarodowych z Polski jest jednym z kroków, które w największym stopniu przyczynią się do rozwiania jednej z najczęstszych wątpliwości kupujących: gdzie jest moja paczka?
Śledzenie przesyłek międzynarodowych to zadanie, które często pozostawia się przewoźnikom. W takim przypadku kupujący otrzyma link lub numer śledzenia, który będzie musiał wprowadzić na portalu odpowiedniej firmy transportowej.
Jest to opcja domyślna, ale z pewnością nie jest to najlepsze rozwiązanie dla klientów i firmy. Udostępnienie portalu śledzenia przesyłek w ramach własnego sklepu internetowego to sposób na okazanie troski i uznania dla klientów, którzy będą mogli na bieżąco sprawdzać status i lokalizację swojego zamówienia, a nawet rozwiązywać niektóre z najczęstszych problemów bez pomocy działu obsługi klienta czy wizyty u przewoźnika.
Zarządzanie i śledzenie zwrotów międzynarodowych
Równie ważne jak śledzenie przesyłek jest śledzenie zwrotów. W rzeczywistości metody płatności i polityka zwrotów należą do kwestii powodujących największe tarcia i mają największy negatywny wpływ na wskaźniki konwersji w handlu elektronicznym.
Według firmy doradczej KPMG 25% sprzedaży online kończy się zwrotami. Wiele z tych zakupów jest dokonywanych z myślą o możliwości zwrotu, dlatego ważne jest, aby polityka zwrotów była korzystna dla kupujących, a dla Ciebie opłacalna.
Jednym ze sposobów na sprawienie, by zwroty stały się powodem do zaufania firmie i ponownego zakupu produktów, jest ułatwienie ich zwrotu. W tym celu można utworzyć portal zwrotów, do którego klienci będą mogli się logować, aby zarządzać zwrotami bez konieczności kontaktowania się z przewoźnikiem lub sklepem internetowym.
W ten sposób zaoszczędzisz koszty, a Twoi klienci będą mogli zaufać sposobowi obsługi zwrotów.
Wnioski
Prowadząc firmę eCommerce, musisz regularnie realizować wysyłki międzynarodowe. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje towary dotrą bezpiecznie, na czas i bez żadnych nieprzyjemnych niespodzianek dla Ciebie lub Twoich klientów, musisz koniecznie dołączyć całą niezbędną dokumentację celną do eksportu.
Należy pamiętać, że eksport nie musi być sprzedażą międzynarodową; może to być również sprzedaż na terytorium, na którym obowiązuje inny system podatkowy, np. na Wyspy Kanaryjskie, Ceuta lub Melilli. W tym artykule omówiono wszystkie aspekty, które należy wiedzieć o etykietach CN22 i CN23. Dokumenty te są niekiedy przygotowywane przez samych przewoźników. Mogą jednak zdarzyć się sytuacje, w których to Ty będziesz odpowiedzialny za ich przygotowanie.
Obsługa takich przesyłek nie jest łatwa. Dzięki deklaracjom CN22 i CN23 przesyłka ma większe szanse na bezpieczne dotarcie do rąk odbiorcy. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat dokumentów wymaganych przy wysyłce do innych stref taryfowych, możesz przeczytać inne artykuły, które napisaliśmy na ten temat:
Znajomość wszystkich informacji na temat procedur związanych z odprawą celną znacznie usprawni logistykę związaną z przesyłkami międzynarodowymi, a co za tym idzie - zwiększy poziom satysfakcji, Twoich klientów.
