party emoji
Outvio Desk, biurko pomocy eCommerce, jest tutaj!
Dowiedz się więcej

Co to jest faktura handlowa, jej rodzaje oraz co powinna zawierać?

Daria Dudkiewicz
Daria Dudkiewicz
Mar 14, 2022
Platforma Outvio automatycznie generuje faktury handlowe.

Faktura handlowa jest jednym z najpopularniejszych dokumentów służących do zarządzania przesyłkami i zwrotami międzynarodowymi. Dokument ten jest niezbędny w logistyce międzynarodowego handlu elektronicznego dla każdego sklepu internetowego, który eksportuje lub sprzedaje swoje produkty za granicę lub na terytoria o innym systemie podatkowym.

Różnice między wysyłką w obrębie UE i poza UE (lub na terytoria o innym systemie podatkowym) są ogromne i mogą spowolnić logistykę eCommerce każdej firmy prowadzącej działalność w zakresie zakupów online.

W ciągu trzech kwartałów roku 2021 polski eksport wzrósł o jedną piątą (20,3 proc.) w porównaniu z danymi z ubiegłego roku. Co prawda znacznie zmalała wartość salda handlu zagranicznego, jednak biorąc pod uwagę dane przekazane przez Główny Urząd Statystyczny (GUS), można przewidzieć, że w przyszłości odsetek eksportu będzie nadal rósł, tym bardziej, że Polscy przedsiębiorcy stają się coraz bardziej przychylni sprzedaży zagranicznej. 

Z pewnością jako sklep internetowy wystawiasz już faktury handlowe, ale być może masz wątpliwości co do ich znaczenia, funkcji lub informacji, które powinieneś w nich zawrzeć. Ten dodatkowy dokument nie wydaje się przynosić żadnych korzyści, ale przysparza kłopotów, gdy członek zespołu zapomni dołączyć kopie do pakietu lub gdy niektóre informacje zostaną wprowadzone niepoprawnie.

Wypełnienie faktury handlowej nie powinno być trudnym zadaniem. Należy jednak pamiętać, że każdy błąd może mieć negatywne konsekwencje dla Twojego sklepu internetowego i kupujących: od opóźnienia po anulowanie dostawy paczki do klientów. Automatyzacja tego zadania jest niewątpliwie jednym z najlepszych sposobów na uniknięcie w przyszłości błędów ludzkich i sprawienie, by klienci zagraniczni byli równie zadowoleni jak krajowi.

Zacznijmy od rozróżnienia między sprzedażą na terenie Unii Europejskiej a sprzedażą poza nią, ponieważ procedury, dokumenty, koszty i czas różnią się w zależności od miejsca przeznaczenia przesyłek.

Sprzedaż w Unii Europejskiej a sprzedaż poza UE: różnice

Ta część może wydawać się oczywista dla ekspertów w dziedzinie sprzedaży międzynarodowej. Termin eksport jest jednak używany w odniesieniu do różnych rodzajów sprzedaży międzynarodowej. Wiele osób uważa, że eksportem jest sprzedaż przeznaczona na terytorium poza granicami kraju, podczas gdy inni uważają, że eksportem jest tylko sprzedaż przeznaczona na rynek lub terytorium inne niż krajowe.

Choć a priori definicje te mogą wydawać się takie same, utworzenie strefy wolnego handlu, unii celnej, wspólnego rynku lub unii gospodarczej oznacza, że procedury, koszty i ostatecznie poziom trudności w dokonywaniu sprzedaży i wysyłek międzynarodowych są inne w ramach tych rodzajów systemów w porównaniu z wysyłkami do innych krajów zewnętrznych.

Dlatego tak bardzo ważna jest znajomość przepisów obowiązujących w każdym kraju spoza UE, do którego eksportujemy towary. Jednym z najczęstszych dokumentów w tego typu operacjach jest faktura handlowa i to na niej skupimy się w tym artykule, choć wspomnimy i pokrótce wyjaśnimy również inne dokumenty związane ze sprzedażą międzynarodową do krajów spoza UE.

Co to jest faktura handlowa i do czego służy?

Faktura handlowa jest jednym z najważniejszych dokumentów w międzynarodowych transakcjach sprzedaży. Ten dokument księgowy służy do obliczania podatków i ceł, które należy zapłacić przy odprawie celnej, a także jako dowód sprzedaży między eksporterem a importerem. W tym przypadku eksporterem jesteś Ty jako firma eCommerce, a Twój klient jest importerem produktów.

Faktura handlowa jest często mylona z innymi rodzajami faktur, takimi jak faktura proforma, faktura konsularna, faktura podatkowa czy faktura elektroniczna. Faktury te nie są dokładnie takie same jak faktury handlowe, dlatego nie należy ich stosować w ten sam sposób. Poniżej wyjaśnimy różnice i podobieństwa między tymi fakturami a fakturą handlową.

Kto wystawia fakturę handlową?

Dokument ten jest wystawiany przez eksportera towarów. Należy pamiętać, że eksporter towarów niekoniecznie musi być sprzedawcą, podobnie jak odbiorca nie musi być kupującym. Jednak w przypadku sprzedaży za pośrednictwem sklepu internetowego to właśnie on będzie prawdopodobnie eksporterem, a kupujący - importerem.

W odróżnieniu od innych rodzajów faktur, takich jak faktury konsularne, za ich wystawienie odpowiada wyłącznie eksporter.

Dlaczego faktura handlowa jest ważna dla sklepów internetowych?

Dokument ten ma zasadnicze znaczenie dla skutecznego zarządzania operacją eksportową w ramach odprawy celnej, ponieważ znacznie przyspiesza procedury i pozwala na dokładniejsze określenie wysokości podatków i opłat, które należy uiścić. Bez tego dokumentu produkty wysyłane przez sklep online zostaną zatrzymane w urzędzie celnym do czasu przedstawienia wszystkich informacji niezbędnych do tego, aby paczka mogła dotrzeć do klienta.

Konsekwencje niezamieszczenia faktury handlowej w przesyłkach międzynarodowych lub wypełnienia jej nieprawidłowymi danymi

Wystawienie faktury handlowej w przypadku przesyłek międzynarodowych do innych obszarów celnych ma wiele zalet, od przyspieszenia dotarcia przesyłki do klienta po zapewnienie, że klienci nie są obciążani nieuzasadnionymi opłatami. Jest to kwestia o zasadniczym znaczeniu dla zadowolenia Twoich klientów, którzy z pewnością nie powtórzą zakupu, jeśli będą musieli zapłacić nieplanowane opłaty celne za otrzymanie towaru.

Jak można sobie wyobrazić, jest to jedna z możliwych konsekwencji nieuwzględnienia faktury handlowej w przesyłkach. Są jednak i inne. Na przykład mogą wystąpić opóźnienia w dostarczeniu przesyłki. Opóźnienia te będą zależały od szybkości przesłania niezbędnych informacji do organów celnych.

Jeśli Twoi klienci pozaweneccy będą musieli wykazać się większą cierpliwością w oczekiwaniu na przybycie przesyłki, powinieneś uniknąć wszelkich opóźnień i incydentów, które mogą się zdarzyć.

Inną sytuacją, z którą możesz mieć do czynienia, jest odesłanie paczki przez urząd celny i konieczność poniesienia kosztów przesyłki przewoźnika od odprawy celnej do Twojego magazynu, a także ponownego przetworzenia paczki i skontaktowania się z klientem.

Aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji, zalecamy prawidłowe wypełnienie faktury handlowej, sporządzenie jej trzech kopii i dołączenie ich do przesyłki w przezroczystej kopercie.

Co zawiera faktura handlowa?

Faktura handlowa musi zawierać szereg danych określonych przepisami prawa. Istnieje jednak wiele innych opcjonalnych informacji, które niewątpliwie ułatwią odprawę celną, dlatego zalecamy podanie jak największej ilości informacji. Najważniejsze z nich to:

  • Numer i seria faktury, jeśli dotyczy
  • Data wystawienia faktury
  • Numer zamówienia
  • Całkowita wartość sprzedaży
  • Waluta
  • Warunki płatności (forma, termin)
  • Informacje o sklepie internetowym, który w tym przypadku działa jako eksporter (nazwa, adres, telefon, numer EORI lub inny identyfikator podatkowy itp.)
  • Informacje o importerze, w tym przypadku o Twoim kliencie (nazwa, adres, telefon, numer EORI lub inny identyfikator podatkowy itp.)
  • Informacje o osobie, która ma zostać powiadomiona o nadejściu przesyłki (notify)
  • Numer konosamentu
  • Spedytor
  • Kod taryfowy (kod HS)
  • Opis towarów (liczba opakowań, jednostek, waga itp.)
  • Incoterm
  • Pochodzenie towarów
  • Ubezpieczenia
  • Data wywozu, środek transportu i miejsce przeznaczenia
  • Podpis nadawcy

Faktury można wystawiać w dowolnym języku, przy czym w przypadku Polski najbardziej logicznymi opcjami są język polski i angielski. 

Pomimo swobody wyboru języka, w którym wystawiana jest faktura handlowa, ważne jest, aby wziąć pod uwagę przepisy kraju przeznaczenia towarów.

Treść, język i inne informacje mogą się różnić, co może spowodować opóźnienia w odprawie celnej. Aby dowiedzieć się, jakie wymagania można spełnić w kraju docelowym, należy odwiedzić portal Access2Markets Komisji Europejskiej i wprowadzić kod taryfy, kraj pochodzenia i kraj docelowy, aby dowiedzieć się, jak wygląda faktura handlowa w tym kraju.

Kiedy i jak stosować fakturę handlową?

Faktura handlowa jest podstawowym dokumentem przy sprzedaży na rynki zagraniczne. W handlu zagranicznym rozróżnia się towary przemieszczane w obrębie jednego obszaru celnego, takiego jak UE, oraz towary przewożone na skalę międzynarodową, tj. poza UE (pod względem podatkowym).

Funkcja faktury handlowej jest przydatna tylko w przypadku przesyłek, w których obowiązuje inny system podatkowy niż w Polsce. Dotyczy to głównie krajów trzecich.

Dokument ten należy wydrukować i dołączyć do paczki w przezroczystej kopercie w celu późniejszej weryfikacji w urzędzie celnym. Jeśli zastanawiasz się, ile kopii faktury handlowej należy przedstawić, odpowiedź brzmi: należy przedstawić trzy kopie.

Jak wystawić fakturę handlową?

Sporządzenie własnej faktury handlowej nie jest procesem trudnym, ale może być żmudne i czasochłonne, a ten czas można by było w zasadzie spożytkować lepiej na inne działania.

Jeśli jednak chcesz jeszcze bardziej ułatwić sobie eksport, możesz skorzystać z gotowego szablonu znalezionego w internecie i po prostu go wypełnić lub, jeszcze lepiej, skorzystać z oprogramowania, które automatycznie generuje faktury handlowe w razie potrzeby.

Jest to jedna z zalet korzystania z Outvio. Ponadto oprogramowanie wygeneruje dla Ciebie faktury i wydrukuje je automatycznie wraz z etykietą wysyłkową.

Inne rodzaje faktur i dokumentów związanych ze sprzedażą międzynarodową

Oprócz faktury handlowej istnieje szereg dokumentów, które mogą być wymagane w przypadku wysyłek międzynarodowych poza UE lub na terytoria o innych przepisach podatkowych. Niektóre z nich wymieniono poniżej:

  • Świadectwo pochodzenia. Dokument ten, wydawany przez izby handlowe, ma na celu określenie kraju, w którym towary zostały wytworzone lub wyprodukowane. Świadectwo to jest niezbędne przy wywozie z UE na inny obszar celny. Kraje, które dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych, nie muszą posiadać świadectwa pochodzenia (Uwaga: nie należy mylić kraju pochodzenia towarów z miejscem pochodzenia towarów).
  • Faktura celna. Faktura ta może zastąpić fakturę handlową w przypadku eksportu do niektórych krajów. Pełni on głównie funkcję informacyjną, ponieważ jest wykorzystywany przez kraj importujący towary do celów statystycznych. Faktura ta jest przedstawiana przez importera z podaniem kwoty do zapłaty, podmiotu, na rzecz którego jest płacona i sposobu zapłaty.
  • Faktura konsularna. W niektórych krajach faktura ta może zastąpić fakturę handlową. Służy on do weryfikacji wartości, ilości i pochodzenia towarów dla celów podatkowych. Faktura konsularna jest potwierdzana przez konsulat kraju importującego w kraju eksportującym.
  • Formularz CN22 i CN23. Formularze te są te są wymagane w przypadku wysyłania towarów poza UE za pośrednictwem poczty. W zależności od wagi i wartości przesyłki należy wypełnić jedną lub drugą część formularza.
  • List przewozowy CP71. Dokument ten towarzyszy dokumentowi CN23, wydawanemu dla towarów o wartości przekraczającej 300 euro.
  • Karnet ATA. Dokument ten jest wymagany w przypadku transgranicznego przewozu towarów w celach wystawienniczych (targi, imprezy itp.). Karnet ATA jest ważny w ponad 70 krajach (głównie w Europie, Azji, Oceanii i Ameryce Północnej).
  • Karnet CPD. Karnet ten ma podobny cel jak karnet ATA, ale jego zakres jest ograniczony do Tajwanu.

Rodzaje faktur: najczęściej zadawane pytania

W przypadku eksportu prawdopodobnie okaże się, że liczba faktur, które trzeba wystawić, znacznie wzrasta. Firma regularnie wystawia faktury proforma, a być może także faktury elektroniczne. Wraz z rozpoczęciem sprzedaży międzynarodowej możesz zacząć spotykać się z innymi rodzajami faktur. Poniżej wyjaśniamy różnice między fakturą handlową a niektórymi fakturami, z którymi najczęściej mają do czynienia sklepy internetowe.

Faktura handlowa a faktura proforma

Główna różnica między tymi dwoma rodzajami faktur polega na tym, że faktura handlowa ma wartość księgową, natomiast faktura proforma ma wartość czysto informacyjną.

Oprócz tej różnicy należy zauważyć, że faktura handlowa występuje w środowisku międzynarodowym, ponieważ jest wykorzystywana do realizacji eksportu i importu, podczas gdy faktura proforma ma kontekst krajowy i w każdym razie może służyć jako wzór faktury handlowej. W tym celu należy dodać wszystkie dane, które nie zostały uwzględnione, takie jak Incoterms, ubezpieczenie, kod taryfy celnej, pochodzenie i przeznaczenie towarów itp.

Faktura handlowa a lista przewozowa

Główną różnicą między tymi dwoma dokumentami jest ich cel.

Lista przewozowa służy do ułatwienia identyfikacji spedytora, agentów celnych i odbiorcy przesyłki oraz do wystawienia listu przewozowego, który jest w istocie umową między nadawcą a firmą transportową odpowiedzialną za przewóz towarów.

Z drugiej strony, faktura handlowa służy do obliczania podatków lub ceł oraz do udowodnienia istnienia międzynarodowej umowy sprzedaży.

Faktura handlowa a faktura podatkowa

Treść tych dwóch dokumentów jest w pewnym stopniu podobna. Faktura podatkowa to każda faktura, która służy jako dowód sprzedaży lub zakupu towaru lub usługi między dwiema stronami - sprzedawcą i nabywcą.

Jednak w przypadku faktury handlowej zaangażowanych jest więcej stron, ponieważ niekoniecznie odbiorca towaru jest odpowiedzialny za zapłatę za towar. Ponadto mogą być zaangażowane inne osoby, takie jak spedytor, osoba, którą należy powiadomić o nadejściu przesyłek itp.

Faktura handlowa i faktura fiskalna zawierają pewne podobne dane, ale nie są dokładnie takie same, dlatego nie będzie można używać faktur fiskalnych do wysyłek międzynarodowych.

Faktura handlowa a faktura elektroniczna

Główna różnica w tym przypadku polega na formacie obu dokumentów.

Faktury handlowe muszą być wydrukowane i dołączone do towaru w celu późniejszej weryfikacji i konsultacji, natomiast faktury elektroniczne, jak sama nazwa wskazuje, mają format cyfrowy, a nie fizyczny.

Faktury elektroniczne są po prostu substytutami faktur tradycyjnych (pełnych lub zwykłych, uproszczonych, podsumowujących, duplikatów lub korekt), ale nie sprawdzają się w kontekście przesyłek międzynarodowych tak jak faktura handlowa, ponieważ nie zawierają tych samych danych.

Faktura konsularna a faktura handlowa

Faktura konsularna to kolejny dokument stosowany w przesyłkach międzynarodowych. Dokument ten służy do weryfikacji wartości, ilości i pochodzenia towarów na potrzeby późniejszego opodatkowania. Dokument ten, podobnie jak faktura handlowa, jest wystawiany przez eksportera, czyli w tym przypadku przez Twój sklep internetowy.

Główna różnica polega na tym, że w przypadku faktury konsularnej wiza jest wydawana przez konsulat kraju importującego w kraju eksportującym.

Faktura konsularna może zostać zastąpiona fakturą handlową, jeżeli terytorium odbierające towary wyrazi na to zgodę. Jest to ważne, ponieważ za sporządzenie i wystawienie faktury konsularnej pobierana jest opłata.

Jeśli podobała Ci się ta lektura, być może zainteresuje Cię również nasz artykuł na temat kodu TARIC.

Udostępnij artykuł


Powiązane artykuły.