Os envios internacionais são um passo necessário para o crescimento de qualquer eCommerce no mundo digital e globalizado em que vivemos. Se envias encomendas internacionais a partir de Portugal, já saberás certamente que existem diferenças entre as encomendas enviadas dentro de Portugal Continental, as encomendas com destino às ilhas dos Açores e da Madeira, as encomendas intra-comunitárias (dentro da União Europeia), e as encomendas internacionais.
Existem vários aspectos que afetam a forma como uma loja online gere estas encomendas, desde a sua preparação (contratação da transportadora, criação de documentos alfandegários), até ao seguimento de envios e devoluções ou aos custos de envio.
1. A preparação dos Envios Internacionais
A fase de preparação das encomendas é uma das mais importantes se quisermos assegurar que as encomendas internacionais cheguem aos clientes a tempo e sem incidentes. Para tal, há dois aspetos fundamentais que têm lugar antes da entrega das mercadorias à empresa de entregas: a escolha da transportadora para a entregas das encomendas e a criação de documentos aduaneiros (e.g.: fatura comercial, CN22, CN23, DAU, etc.). Abaixo, fornecemos-te as informações chave para realizar ambas as tarefas.
Transportadoras Internacionais
A escolha da transportadora mais indicada para os envios internacionais do teu eCommerce a partir de Portugal depende do destino das encomendas e se pretendes oferecer envios baratos ou se dás mais importância à entrega rápida das encomendas.
É também importante ter em conta se os clientes têm preferência por uma ou outra transportadora internacional, se preferem certos métodos de entrega como o PUDO (Pick-Up Drop-off) cada vez mais popular, e as dimensões, peso e mercadorias permitidas por cada empresa de transporte.
Outro ponto a ter em conta ao escolher uma transportadora para as tuas remessas internacionais é se oferecem, ou não, serviços de devolução. Caso contrário, terás de delegar este serviço a operadores com os quais poderás não ter tarifas especiais e cujo sistema logístico não conheces.
Por último, mas não menos importante, deves considerar o custo total de envio para cada área geográfica. Poderás ter de oferecer taxas de envio diferentes, dependendo do país ou região.
Documentação Aduaneira
O desalfandegamento é um dos processos mais preocupações gera aquando do envio de encomendas internacionais. É aqui que muitas das questões que causam atrasos ou custos adicionais nas encomendas internacionais ocorrem.
Enquanto eCommerce, podes ser confrontado com direitos e impostos não planeados ou, pior ainda, os teus clientes poderão ter de pagar custos adicionais sobre os quais ninguém os informou para receberem a sua encomenda.
Se quiseres evitar situações desagradáveis e evitar que a experiência de compra dos clientes seja prejudicada, a melhor estratégia é saber exatamente qual a documentação necessária para cada tipo de encomenda internacional.
Em simultâneo, estâncias alfandegárias ou as empresas de transporte irão gerar documentos essenciais para a chegada das mercadorias em segurança e sem surpresas.
No entanto, regra geral, o eCommerce não tem de se encarregar da gestão destas formalidades. Contudo, devem fornecer os documentos descritos na secção "Documentação para envios internacionais a partir de Portugal", se necessário. A criação destes documentos aduaneiros adicionais dependerá da sua entrega e correto preenchimento, pelo que é vital verificar a veracidade da informação e garantir que todos os documentos necessários para o desalfandegamento são entregues junto com as mercadorias.
2. Seguimento de Envios e Devoluções
Ao abrigo da legislação da União Europeia, é obrigatório oferecer devoluções a todos os clientes dentro da União Europeia. Isto não se aplica a encomendas internacionais fora da UE, mas é fortemente recomendado.
Embora seja, cada vez mais, prática comum oferecer devoluções gratuitas e rápidas, é importante calcular se o eCommerce tem capacidade para suportar estes custos e prestar este serviço nas mesmas condições que aos seus clientes nacionais. Caso contrário, podes optar pelo meio-termo e oferecer devoluções com custos de transporte baratos e num período de tempo razoável.
Uma vez que tenhas decidido oferecer, ou não, devoluções internacionais e que tenhas desenvolvido a tua política de devoluções, o passo seguinte é ter um sistema de tracking eficiente para envios e devoluções internacionais que permita unificar toda uma rede de transportadoras internacionais numa única interface.
Melhor ainda se esta ferramenta permitir personalizar a página de tracking e o portal de devolução e automatizar todas as tarefas relacionadas. Podes encontrar todas estas funcionalidades, e muito mais, na Outvio. Os teus clientes certamente apreciarão a sensação de segurança, particularmente importante para encomendas fora das fronteiras nacionais.
3. Tarifas, Impostos e Outros Aspetos Logísticos
Outro tópico no qual precisas de te tornar especialista é o sistema de classificação de produtos de acordo com a sua posição pautal. Existem vários sistemas de classificação pautal (o código TARIC para a União Europeia, o código HS internacional, o código HTS para os EUA ou o sistema NMC do Mercosul).
O código de classificação pautal afetará a taxa de direitos que os exportadores (loja online) ou importadores (clientes) terão de pagar para enviar ou receber as mercadorias. Por conseguinte, é importante incluir o código correcto para cada um dos produtos das tuas encomendas internacionais.
Caso contrário, o eCommerce estará sujeito ao pagamento de direitos aduaneiros ou taxas para a preparação de nova documentação, formalidades aduaneiras imprevistas, ou mesmo a retenção ou destruição da encomenda na alfândega se a documentação correspondente não for entregue dentro do prazo apropriado ou se a parte afetada se recusar a pagar as taxas.
Por outro lado, é importante que tenhas em conta sob qual INCOTERM envias os teus produtos. INCOTERMS, ou termos comerciais internacionais, são um conjunto de regras internacionais que estabelecem o modo de transporte, as responsabilidades e obrigações das partes ou questões tais como a recolha e entrega de mercadorias ou o seu seguro.
Conhecer estas regras é um passo fundamental antes de te aventurares no comércio internacional, especialmente se estabelecerem um contrato com os clientes que não o DDP (Delivered Duty Paid). O DDP é o método de transporte e entrega mais benéfico para eles, uma vez que não têm de pagar quaisquer taxas e não têm outras obrigações para além da recolha da encomenda, quer na alfândega, quer no endereço estipulado na etiqueta de envio.
A função dos INCOTERMS é unificar a regulamentação e a comunicação durante as transacções comerciais internacionais. Portanto, se vais utilizar um INCOTERM que irá sobrecarregar os teus clientes com responsabilidades ou pagamentos (e.g.: custos de envio, seguro, taxas de importação e alfândega, local de entrega, etc.), recomendamos que os informes dessas responsabilidades antes de efetuarem a compra .
É também importante discutir estas questões com as diferentes transportadoras, uma vez que nem todas as empresas de transporte de encomendas internacionais concordam em trabalhar sob INCOTERMS diferentes.
Para além dos códigos pautais e do INCOTERM que optares por utilizar para entregar as tuas mercadorias, deves igualmente familiarizar-te com o número EORI. Este número é utilizado para registar e identificar os operadores económicos dentro da UE. Em essência, atua como uma representação alfanumérica dos importadores e exportadores de mercadorias. O código EORI está incluído em documentação aduaneira tão essencial como a factura comercial ou os formulários CN22 e CN23.
Transportadoras para envios internacionais em Portugal
Abaixo podes encontrar uma lista de transportadoras internacionais a operar em Portugal:
- Internacional Express
- Internacional Estándar
- SEUR Classic
- SEUR Courier
- SEUR Net Express
- SEUR Cargo Plus
- SEUR Multimail
- Euronacex
- Euronacex economy
- Europe premium
- Pluspack Europa
- Internacional exprés
- Servicio DHL Express Worldwide
- Servicio DHL Express internacional para empresas
- DHL Global Mail Priority
- DHL Global Mail Tracked
- DHL Global Mail Plus
- DHL Parcel Ecommerce
- DHL Parcel B2B
- Express
- Economy
- Ecobox25
- Carga aérea
- Carga terrestre
- FedEx International First
- FedEx International Priority
- FedEx International Economy
- UPS Express Plus
- UPS Express
- UPS Express Saver
- UPS Standard
- UPS Expedited
- Send Correspondência
- Correio Normal
- Correio Verde
- Correio Azul
- Correio Postal
- Correio Registado
- Encomendas Expresso para Espanha
- Encomendas Expresso para o resto do mundo
- Express Europe
- Economy Europe
- Express Mundo
- Economy Mundo
4. Documentação para envios internacionais a partir de Portugal
Nesta lista podes encontrar os documentos alfandegários mais frequentemente solicitados
- Fatura comercial. Este documento contém informações para o desalfandegamento da mercadoria. A factura comercial pode ser substituída por uma factura aduaneira ou por uma factura consular;
- Certificado de origem. É emitido pelas Câmaras de Comércio e determina o país de fabrico ou produção das mercadorias. O certificado de origem é exigido sempre que se realiza um intercâmbio entre a UE e um território aduaneiro diferente;
- Formulário CN22 e CN23. Estes formulários, escolhidos de acordo com o peso e o valor da mercadoria, são anexados à embalagem. São utilizados sempre que as mercadorias se destinam a um país fora da UE;
- Waybill CP71. Este documento é gerado em conjunto com o CN23. Atualmente, muitas empresas optam por anexar o CN23 em duplicado e não incluir o CP71, uma vez que a informação que contêm é muito semelhante;
- Documento Administrativo Único ou DAU. Este documento serve como declaração de uma importação ou exportação, fornece informações sobre o produto e é utilizado para a sua classificação fiscal;
- Declaração de valor (DV1). O DV1 ou declaração de valor é um documento emitido pela própria estância aduaneira e acompanha o DAU. A sua função é clarificar a relação entre exportador e importador, o preço declarado, os custos adicionais incorridos no desalfandegamento e transporte e o montante da taxa de câmbio utilizada (se a compra for feita numa moeda que não o euro);
- Lista de embalagens. Este documento contém o número de encomendas que estás a enviar, o seu conteúdo e peso;
- Declaração H7. Se estiveres a vender mercadorias com um valor inferior a 150 euros, podes fazer uma declaração H7. Isto irá acelerar o desalfandegamento dos seus bens;
- ATA Carnet. Este documento é apenas necessário para exportações temporárias. Por exemplo, para a participação em feiras comerciais e outros eventos. O livrete ATA é válido em mais de 70 países.
5. Dicas para Envios Internacionais a Partir de Portugal
1. Vende apenas mercadorias autorizadas
Para o fazer, é vital que saibas quais os bens que são proibidos, quais requerem licenças ou certificados especiais, e quais só podem circular com documentação aduaneira básica.
Para o fazer, podes consultar os regulamentos específicos de cada país nos quais operas. Se vendes apenas dentro da UE, é provável que este processo seja bastante rápido e fácil. A legislação sobre o comércio interno na União Europeia é homogénea, razão pela qual, se vende produtos a partir de Portugal, a UE deve ser o primeiro passo para a internacionalização do teu negócio.
2. Comunicar ao cliente os possíveis custos adicionais que pode enfrentar
A menos que queiras surpreender os teus clientes com custos adicionais sobre os quais não foram informados ou tarefas que não sabiam que tinham de executar, a comunicação é o teu melhor aliado.
Para garantir que recebem a encomenda sem surpresas, informa-os dos custos de envio, do prazo de entrega estimado, dos meios de transporte e da transportadora com que serão entregues e onde, bem como da política de devolução em vigor para vendas internacionais.
Se não fizeres esta comunicação, o cliente pode recusar a encomenda. Nesta situação, o eCommerce, enquanto exportador terá de encarregar-se dos pagamentos adicionais e dos custos de envio da encomenda a ser devolvida. Se não quiseres fazê-lo, também podes recusar, mas nesse caso a alfândega destruirá a mercadoria e, além de perder os produtos, terás de lidar com a insatisfação do cliente.
Se ofereceres envios ao abrigo do DDP Incoterm, deves calcular o preço total do produto. Este Incoterm é o mais caro e o que prevê mais responsabilidades para o eCommerce, pelo que deves certificar-se de que não vendes internacionalmente a um custo demasiado baixo e acabar por incorrer em prejuízo. Para tal, ter em conta o custo de fabrico do produto, o custo da embalagem,as taxas de transporte e alfandegárias, impostos, entre outros, é fundamental
3. Preparar as encomendas para envio transfronteiriço
A chegada dos produtos em segurança é um factor chave para a satisfação dos clientes. Como estipulado pela maioria das transportadoras internacionais, as embalagens devem ser capazes de resistir a uma queda de 1,5 metros. Algumas orientações gerais para a preparação de encomendas internacionais são:
- Utilizar material de proteção adequado para os produtos;
- Adicionar reforço, com fita adesiva, nos cantos da caixa;
- Evitar a utilização de jornais ou material publicitário como enchimento;
- Evitar embalagens (e.g.: caixas, envelopes) que sejam demasiado pequenas, já que as hipóteses de produtos se perder ou sofrer danos aumentam.
4. Considerar a necessidade de contratar um seguro
Os envios internacionais têm uma rota de entrega mais longa. Por isso, fazer um seguro para encomendas internacionais pode fazer todo o sentido, especialmente se comercializam artigos de valor.
Alguns dos pontos a considerar antes de contratar um seguro são o tipo de garantia que pretendes oferecer e com que transportadoras trabalhas. Verifica o profissionalismo das transportadoras com as quais trabalhas e o número de incidentes que geram. Optar por empresas que oferecem serviços mais caros mas mais eficazes e profissionais garantirá um menor número de incidentes e, portanto, a necessidade de subscrever um seguro será menor.
É igualmente importante fazer alguma pesquisa para descobrir com que empresas se associam as transportadoras para servir o destino para o qual estás a enviar. Muitas transportadoras locais fazem parcerias com outras transportadoras internacionais ou transportadores que trabalham localmente dentro de outra área geográfica para aumentar o seu raio de abrangência.
Estas empresas associadas serão, muitas vezes, responsáveis pela gestão das tuas encomendas internacionais assim que essas deixem as fronteiras de Portugal continental. Portanto, saber quem são e como trabalham é tão importante como conhecer as transportadoras a quem se contratou originalmente o serviço.
5. Rever as informações de envio
Embora possa parecer óbvio, este passo é essencial para a chegada atempada e sem problemas das encomendas internacionais. Revê todos os documentos aduaneiros necessários para os teus envios internacionais. Lembra-te que esta documentação irá mudar dependendo do destino dos bens.
Para além de considerarmos quais os documentos aduaneiros necessários para cada destino, recomendamos a incorporação de ferramentas de preenchimento e automatização de envios que criem e imprimam esta documentação, por defeito, para encomendas para determinados destinos.
Por exemplo, a Outvio tem a capacidade de gerar as faturas comerciais juntamente com as etiquetas para todas as tuas encomendas e de forma totalmente automática. Desta forma, as tarefas administrativas a realizar para estes tipos de envios serão muito mais rápidas e a tua equipa trabalhará de forma mais eficiente.
Para automatizar e otimizar muitas das tarefas relacionadas com a gestão pós-venda, cria uma conta Outvio e integra o teu eCommece, transportadoras e aplicações de terceiros para tornar o processamento de encomendas da sua loja online tão eficiente quanto possível.
Se já estás a tomar medidas para oferecer transporte e devoluções internacionais, aprender o que é a logística inversa internacional e como a podes otimizar irá igualmente ajudar-te a reduzir custos, evitar problemas e a proporcionar uma melhor experiência de compra aos teus clientes.
