Envios

Encomenda em Incidência: o Que Significa e Como Evitar

Leonor Castanho

Leonor Castanho

Jul 13, 2022

encomendas em incidência

Neste artigo

  • iconEncomenda em Incidência: o Que Significa
  • iconAs Incidências Mais Comuns
  • iconComo Evitar Encomendas em Incidência
  • iconConclusão
  • Muitas lojas online acreditam, erradamente, que a experiência de compra termina com o pagamento. No entanto, não podiam estar mais enganadas.

    No online, é precisamente o momento que precede o pagamento que mais ansiedade causa nos clientes. Especialmente quando, ao consultar a página de seguimento da sua encomenda se deparam com o infame estado: “Encomenda em Incidência”. 

    Encomenda em Incidência: o Que Significa

    Quando uma encomenda se encontra em incidência significa que ocorreu uma situação inesperada devido à qual é possível que as condições estabelecidas para a entrega possam não ser cumpridas (e.g.: data prevista da entrega).

    As Incidências Mais Comuns

    Por mais inconveniente que possa ser, as incidências nos envios fazem parte da gestão de uma loja online: problemas com as transportadoras, artigos retidos na alfândega, e artigos danificados no envio são infelizmente situações muito mais frequentes do que gostaríamos. 

    E, é claro, deves fazer tudo ao teu alcance para evitar as infames encomendas em incidência. No entanto, nem tudo depende da loja online. As transportadoras, os clientes e processos legais envolvidos também desempenham um papel central no processo de envio.

    Estas são algumas das incidências mais comuns:

    Motivo da Incidência Agente
    Erro nos dados de envio Cliente
    Erro no embalamento Loja online
    Embalagem retida na alfândega Loja online, documentação em falta
    Embalagem extraviada Transportadora
    Atraso na entrega Transportadora
    Falha na entrega Destinatário ausente

    Além dos custos adicionais que as encomendas em incidência muitas vezes representam, os clientes certamente não ficarão satisfeitos com a situação e, a não ser que ajas rapidamente, é possível que não voltem a fazer compras no teu eCommerce.

    Como Evitar Encomendas em Incidência

    Algumas situações estão para lá do nosso controle, mas outras podem ser evitadas se agires proativamente. Estas são alguns dos pontos aos quais é importante ter especial atenção para evitar encomendas em incidência:

    1. Informação completa e correta

    Parece óbvio, não é? Mas é muito comum que o estafeta, ao tentar efetuar a entrega, se aperceba que o endereço, ou qualquer outro detalhe vital para o sucesso da entrega, se encontra incorreto ou incompleto. 

    Como podes imaginar, é impossível entregar uma encomenda num endereço que não existe.  Ao processar as encomendas, é essencial verificar que a informação introduzida pelo cliente está correta e completa. Como se costuma dizer, mais vale prevenir do que remediar. 

    2. A escolha da embalagem é vital

    O principal objetivo da embalagem é proteger os artigos, garantindo que chegam ao destino em perfeitas condições. Para tal, é conveniente que possuam as seguintes características:

    • Ser fáceis de manusear
    • Todas as instruções relacionadas com os bens devem ser corretamente transmitidas. Por exemplo, a embalagem deve ser etiquetada como “frágil”, se for o caso, para evitar que os bens sofram danos
    • A embalagem utilizada deve ser tão pequena quanto possível, de acordo com o tamanho dos artigos a enviar, para evitar o pagamento de uma tarifa de envio excessivamente alta devido ao peso volumétrico
    a escolha da embalagem é vital para evitar incidências de envio

    3. Código HS

    O Código HS é uma combinação de dígitos que classifica as mercadorias para importação/exportação e é utilizado pelas autoridades aduaneiras para identificar as taxas de direitos e impostos para tipos específicos de produtos. Por esta razão, o código HS deve ser incluído em todos os envios internacionais.

    4. Descrição do conteúdo

    Uma breve descrição do conteúdo da embalagem, sem demasiados detalhes, pode ser o suficiente para evitar que uma encomenda fique retida na alfândega. 

    Esta informação é crucial para encomendas enviadas para o exterior da União Europeia. A descrição deve ser breve e escrita em inglês, para que possa ser entendida em qualquer parte do mundo.

    5. Faturas

    Relativamente aos envios internacionais, encomendas enviadas para territórios especiais dentro da União Europeia devem incluir três cópias da faturas da encomenda dentro de um envelope transparente e anexadas ao exterior da embalagem.

    a fatura comercial é muito importante

    As informações comerciais, tais como o número de contribuinte e o número de registo da empresa, devem também ser incluídas. Felizmente, se processares as tuas encomendas com aOutvio, todos estes dados serão incluídos nas faturas automaticamente aquando da sua impressão.

    6. Diferentes destinos têm requisitos distintos

    Antes de mais nada, certifica-te que conheces todas as condições que se aplicam às regiões para onde envias as tuas encomendas. Os regulamentos aduaneiros podem variar amplamente de região para região, por vezes mesmo dentro de um mesmo país.

    7. Qual é o número EORI?

    O número EORI é o Número de Registo e Identificação do Operador Económico. É atribuído pelas autoridades aduaneiras do Estado-Membro do operador, no caso de Portugal, através da Autoridade Tributária, e é válido em toda a União Europeia.

    Qualquer operador económico estabelecido no território aduaneiro da UE necessita, para fins aduaneiros, de um número EORI.

    Além disso, é igualmente importante ter atenção às condições específicas de cada transportadora. 

    Conclusão

    O envio de encomendas em eCommerce pode ser um verdadeiro campo minado e as encomendas em incidência, infelizmente, fazem parte do processo. Mas isso não quer dizer que não possas fazer tudo ao teu alcance para os evitar.

    E quando acontecerem, uma comunicação fluída com os clientes e uma atitude proativa para retificar as situações antes que se tornem em problemas é a chave para salvaguardar a satisfação dos clientes.