A fatura comercial é um dos documentos mais importantes para a gestão de envios e devoluções internacionais.
Este documento é essencial para a logística internacional de qualquer eCommerce que exporte ou venda os seus produtos no estrangeiro ou para territórios com sistemas fiscais diferentes.
As diferenças entre a expedição dentro e fora da União Europeia (ou para territórios com um sistema fiscal diferente) são enormes e podem atrasar todo o processo logístico de uma loja online.
Se tens uma loja online, certamente já emites faturas comerciais, mas talvez tenhas dúvidas sobre a sua importância ou função ou sobre as informações que devem ser incluídas. Este documento não parece trazer quaisquer benefícios, mas pode trazer muitas dores de cabeça se nos esquecermos de o anexar à encomenda ou se alguma informação for introduzida incorrectamente.
Elaborar uma fatura comercial não é uma tarefa difícil. No entanto, é importante ter em mente que qualquer erro pode ter consequências negativas quer para a tua loja online quer para os teus clientes: desde atrasos, até ao cancelamento da entrega da encomenda. Automatizar esta tarefa, é sem dúvida, uma das melhores formas de evitar erros humanos no futuro e de manter os clientes internacionais tão satisfeitos como os clientes nacionais.
Vamos começar por fazer a distinção entre vender dentro ou fora da União Europeia, uma vez que os procedimentos, documentos, custos e tempos variam de acordo com o destino das encomendas.
Vender Dentro ou Fora da União Europeia: diferenças
Esta secção pode parecer óbvia para os especialistas em vendas internacionais. No entanto, o termo “exportação” é utilizado para referir diferentes tipos de vendas internacionais. Muitas pessoas consideram que as exportações são vendas destinadas a um território fora das fronteiras nacionais, enquanto que para, as exportações são vendas destinadas a um mercado ou território diferente do nacional.
Embora a priori estas definições possam parecer muito semelhantes, a criação de uma zona de comércio livre, uma união aduaneira, um mercado comum ou uma união económica significa que os procedimentos, os custos e, em última análise, o nível de dificuldade em realizar vendas e envios internacionais são diferentes dentro deste tipo de sistemas em comparação com as expedições para países externos.
Este é o caso dentro da UE, razão pela qual não existem tantos documentos necessários para enviar ou receber mercadorias dentro da UE..
É essencial conhecer a legislação em vigor em cada país extracomunitário para o qual se está a exportar. Um dos documentos mais frequentes neste tipo de operação é a fatura comercial, sobre a qual nos debruçaremos neste artigo.
O Que é a Fatura Comercial e Para Que Serve
A fatura comercial é um dos documentos mais importantes nas transações internacionais. Este documento contabilístico é utilizado para calcular os impostos e direitos a pagar no ato de desalfandegamento, e serve como prova de compra entre o exportador e o importador. Neste caso, o exportador é o vendedor do eCommerce e o seu cliente é o importador da mercadoria.
Este documento é frequentemente confundido com outros tipos de faturas, tais como a fatura proforma, a fatura consular, a fatura fiscal ou a fatura eletrónica. Estas faturas não são o mesmo que a fatura comercial, pelo que não devem ser utilizadas da mesma forma. Explicamos abaixo as diferenças e semelhanças entre estas faturas e a fatura comercial.
Quem Emite a Fatura Comercial
Este documento é emitido pelo exportador da mercadoria. É importante notar que o exportador não tem necessariamente de ser o vendedor, tal como o receptor não tem necessariamente de ser o comprador. Contudo, quando se trata de vendas efetuadas através de uma loja online, é provável que assim seja.
Ao contrário de outros tipos de faturas, o exportador é o responsável pela sua emissão.
A Importância da Fatura Comercial Para uma Loja Online
Este documento é vital para a gestão eficiente da operação de exportação, uma vez que permite acelerar o processo de desalfandegamento e conhecer, com maior precisão, os impostos e direitos a pagar. Sem este documento, os produtos enviados pela loja online serão retidos na alfândega até que esta apresente todas as informações necessárias para que a encomenda seja reencaminhada para o cliente.
Consequências de não incluir a fatura comercial nas encomendas internacionais
A inclusão de uma fatura comercial nas encomendas internacionais para outros territórios aduaneiros tem várias vantagens, desde acelerar a sua chegada ao cliente fin al, até garantir que não são cobradas taxas indevidas. Este é um ponto crucial no que diz respeito à satisfação dos clientes que certamente não repetirão a compra se tiverem de pagar direitos aduaneiros não planeados para receberem a mercadoria.
Como podes imaginar, esta é uma das possíveis consequências de não incluir a fatura comercial nas encomendas. No entanto, existem outras. Por exemplo, podem haver atrasos na entrega da encomenda. A extensão destes atrasos dependerão da velocidade com que a loja online fizer chegar as informações necessárias às autoridades aduaneiras.
Outra situação que podes ter de enfrentar é a alfândega enviar a encomenda de volta. Nessa situação, o eCommerce pode inclusive ter de pagar os custos de envio da devolução da encomenda ao seu armazém, para além do inconveniente de ter de processar a encomenda novamente e de se justificar junto do cliente.
Para evitar situações desagradáveis, recomendamos que preenchas correctamente a fatura comercial e que faças três cópias para serem posteriormente anexadas à embalagem num envelope transparente.
O Que Deve Conter uma Fatura Comercial
A fatura comercial deve incluir uma série de dados, estipulados por lei. Contudo, há uma série de outros detalhes opcionais que podem facilitar o desalfandegamento, pelo que o nosso conselho é incluir o máximo de informação possível. As mais importantes são:
- Número e série da fatura, se apropriado;
- Data de emissão da fatura;
- Número da encomenda;
- Valor total da venda;
- Moeda;
- Condições de pagamento (forma, prazo);
- Informação da loja online, neste caso, na condição de exportadora (nome, morada, telefone, número EORI ou outro identificador fiscal, etc.);
- Informações do importador, neste caso, o cliente (nome, morada, telefone, número EORI ou outro identificador fiscal, etc.);
- Informação da pessoa a ser notificada da chegada da encomenda;
- Número do bill of lading;
- Transportadora;
- Código HS;
- Descrição das mercadorias (número de embalagens, unidades, peso, etc.);
- Incoterm;
- Origem das mercadorias;
- Seguros;
- Data de exportação, meio de transporte e destino;
- Assinatura do remetente
As faturas podem ser emitidas em qualquer língua, sendo o português e o inglês as opções mais lógicas no caso de Portugal. Se o país de destino não tiver português como uma das suas línguas oficiais, recomendamos-lhe que opte pelo inglês.
Apesar da liberdade de escolher a língua em que a fatura comercial é emitida, é importante ter em conta a legislação do país de destino das mercadorias.
O conteúdo, a língua ou outras informações podem variar, o que pode causar atrasos na alfândega. Para saber quais os requisitos do país de destino, seja ele qual for, podes visitar o portal Access2Markets da Comissão Europeia e introduzir o código HS, o país de origem e o país de destino para saber como é que a fatura comercial é emitida nesse país.
Quando e Como Utilizar a Fatura Comercial
A fatura comercial é um documento essencial para vender para mercados estrangeiros. No comércio externo, é feita uma distinção entre mercadorias que circulam dentro de um único território aduaneiro, como a UE, e mercadorias que são expedidas internacionalmente, ou seja, para fora da UE (em termos fiscais).
A função da fatura comercial só é necessária para encomendas com destino a um país com um sistema fiscal diferente.
Este documento deve ser impresso, colocado num envelope transparente e anexado à embalagem, para posterior verificação na alfândega. Devem ser incluídas três cópias.
Como Criar uma Fatura Comercial
Produzir uma fatura comercial não é um difícil, mas pode ser enfadonho e demorado, e um desperdício de tempo que seria mais bem gasto em outras atividades.
Para tornar a operação de exportação mais fácil, podes utilizar um modelo template da Internet e simplesmente preenchê-lo ou, melhor ainda, optar por um software que gere, de forma automática, as faturas comerciais quando necessário, para que a loja online não tenhas de se preocupar com nada.
Esta é uma das vantagens de utilizar a Outvio. E, além de gerar as faturas, o software irá imprimi-las automaticamente em conjunto com a etiqueta de envio.
Documentos Relacionados
Para além da fatura comercial, há uma série de documentos que podem ser necessários para enviar para fora da UE ou para territórios com leis fiscais diferentes. Listamos alguns deles abaixo:
- Certificado de origem. Este documento, emitido pelas Câmaras de Comércio, tem como objectivo determinar o país em que os bens foram fabricados ou produzidos. Este certificado é essencial para a exportação da UE para outro território aduaneiro. Os países que realizem transações intracomunitárias não têm de possuir o certificado de origem (Nota: não confundir o país de origem dos bens com o local de origem dos bens);
- Fatura aduaneira. Esta fatura pode ser um substituto à fatura comercial no caso de exportações para certos países. A sua função é principalmente informativa, uma vez que é utilizada pelo país que importa os bens para fins estatísticos. Esta fatura é apresentada pelo importador, indicando o montante pago, a quem foi pago e através de que método de pagamento;
- Fatura consular. Esta fatura também pode substituir a fatura comercial em certos países. É utilizada para verificar o valor, a quantidade e a origem dos bens para efeitos de tributação. A fatura consular é endossada por um consulado do país importador no país exportador.
- Formulário CN22 e CN23. Estes formulários são necessários quando se envia mercadorias para fora da UE através de um serviço de correio postal. Dependendo do peso e do valor da encomenda, é necessário completar um ou o outro;
- Waybill CP71. Este documento acompanha o CN23, emitido para artigos com um valor superior a 300 euros;
- ATA Carnet. Este documento é necessário para a circulação transfronteiriça de mercadorias para fins de exposição (e.g.: feiras comerciais, eventos, etc.). O livrete ATA é válido em mais de 70 países (principalmente na Europa, na Ásia, na Oceânia e na América do Norte);
- Carnet CPD. Este livrete tem uma finalidade semelhante à do livrete ATA, mas o seu âmbito limita-se a Taiwan.
Tipos de Faturas: Perguntas Frequentes
Quando se trata de exportar, o número de faturas que é necessário emitir aumenta consideravelmente. Como empresa, são emitidas faturas pro forma e talvez faturas electrónicas regularmente. Mas com as vendas internacionais, a loja online passa a ter de lidar também outros tipos de faturas. Abaixo, explicamos as diferenças entre uma fatura comercial e algumas das faturas com que um eCommerce têm de trabalhar mais frequentemente.
Fatura Comercial vs Fatura Proforma
A principal diferença entre estes dois tipos de fatura é que a fatura comercial tem valor contabilístico, enquanto que a fatura proforma tem um valor meramente informativo.
Para além desta diferença, importa notar que a fatura comercial tem um âmbito internacional, pois é utilizada para realizar exportações e importações, enquanto que a fatura proforma tem um contexto nacional e, em qualquer caso, pode servir de modelo para a fatura comercial. Para este fim, todos os dados não incluídos, tais como o Incoterm, seguros, código pautal, origem e destino das mercadorias, entre outros, devem ser acrescentados.
Fatura Comercial vs Packing List
A principal diferença entre estes dois documentos é a sua finalidade.
A packing list serve para facilitar a identificação da transportadora, dos agentes aduaneiros e do destinatário da encomenda e para emitir o bill of lading, que é, na sua essência, o contrato entre o remetente e a empresa de transporte responsável pelo transporte da mercadoria.
A fatura comercial, por outro lado, serve para calcular impostos ou direitos e para provar a existência de um contrato de venda internacional.
Fatura Comercial vs Fatura Fiscal
Estes dois documentos partilham algumas semelhanças em termos de conteúdo. No entanto, a fatura fiscal pode ser qualquer fatura que sirva como prova da compra e venda de um bem ou serviço entre duas partes.
Na fatura comercial, por outro lado, existem mais partes envolvidas uma vez que o destinatário da mercadoria não é, necessariamente, o responsável pelo seu pagamento. Além disso, podem haver outros elementos envolvidos, tais como a transportadora, a pessoa a ser notificada da chegada da encomenda, entre outros.
Embora tenham algumas semelhanças, a fatura comercial e a fatura fiscal não são os mesmo, pelo que não poderás utilizar uma faturas fiscal para envios internacionais.
Fatura Comercial e Fatura Eletrónica
A principal diferença, neste caso, reside no formato das faturas.
As faturas comerciais devem ser impressas e anexadas à mercadoria para posterior verificação e consulta, enquanto que as faturas electrónicas, como o nome sugere, são faturas em formato digital, não físico.
As faturas electrónicas são, nada mais nada menos do que, substitutos às faturas tradicionais ), mas não podem substituir as faturas comerciais, uma vez que não incluem os mesmos dados.
Fatura Consular vs Fatura Comercial
A fatura consular é outro documento utilizado em envios internacionais para verificar o valor, a quantidade e a origem das mercadorias para posterior tributação. Este documento, à semelhança do que acontece com a fatura comercial, é emitido pelo exportador, neste caso, a loja online.
A principal diferença é que a fatura consular possui um visto de um consulado do país importador no país exportador.
A fatura consular pode ser substituída por uma fatura comercial, se o território que recebe as mercadorias aprovar. Isto é importante, pois existe uma taxa associada à criação e emissão de uma fatura consular.
