As etiquetas de envio são o documento ou autocolante, anexado à embalagem, que permite fornecer à transportadora a informação de origem e de destino da mercadoria.
Embora sejam um elemento básico na gestão de qualquer loja online, já que sem eles os envios não poderiam ser feitos, estas etiquetas podem representar um custo elevado para a logística de um eCommerce se não forem geradas corretamente.
Os erros nas etiquetas são uma das principais causas de incidentes na indústria. Este problema é exacerbado quando as etiquetas de envio são criadas manualmente.
Neste guia, explicamos-te tudo o que precisas de saber para criar etiquetas de envio sem erros e sem incorrer em custos desnecessários.
O Que São as Etiquetas de Envio?
As etiquetas de envio são um documento adesivo, colado no exterior da caixa da encomenda, com toda a informação necessária para que a transportadora possa levar a mercadoria do armazém até à casa do cliente final.
Regra geral, as etiquetas de envio incluem as seguintes informações: a natureza da mercadoria, o código postal de destino, o endereço, o país, número de tracking, a data do envio e o peso da encomenda. Indicam também o nível de urgência contratado (e.g.: entrega express, entrega no mesmo dia, entrega em 24 horas, etc.)
Esta informação é essencial para que a encomenda chegue ao destino atempadamente e de acordo com as condições contratadas.
A etiqueta de envio deve também conter um código de barras que permita ao operador digitalizar a informação com um terminal laser. Só assim é possível que a embalagem se desloque ao longo das diferentes fases da cadeia de abastecimento sem incidentes ou atrasos. O mesmo se aplica à logística inversa e à gestão das devoluções.
A maioria das lojas online gera uma etiqueta de envio para cada encomenda. E, em algumas situações, o eCommerce pode ter de enviar uma mesma encomenda duas vezes - devido a uma situação de falta de stock, por exemplo - e, se isso acontecer, devem ser impressas duas etiquetas, uma para cada encomenda.
A automatização do processo de criação de etiquetas de envio permite evitar erros na informação das etiquetas de envio para garantir que as encomendas não se percam pelo caminho.
Os Componentes de uma Etiqueta de Envio
Conhecer cada uma das partes que compõem uma etiqueta de envio pode ser útil para as gerar de forma mais rápida e sem erros.
A seguir, analisamos uma etiqueta de envio dos Correos, utilizada pela empresa de transporte no seu guia de impressão.
- Remetente: esta secção inclui toda a informação relacionada com a empresa ou indivíduo que envia a encomenda;
- Destinatário: informação relacionada com o endereço de destino. Quaisquer erros nestes campos resultarão em atrasos, incidentes ou devoluções;
- Código de barras: sequência alfanumérica digitalizável que permite que os operadores tenham acesso à informação da encomenda numa questão de segundos;
- MaxiCode: a informação nele contida é exatamente a mesma que no código de barras, mas com um formato de codificação diferente;
- Tipo de envio contratado: refere-se ao nível de urgência e ao prazo dentro do qual a entrega deve ser entregue;
- Informação da embalagem: mostra o peso, a embalagem da encomenda, a data de etiquetagem, o tipo de entrega, etc;
- Preço total do envio:a taxa paga pelo remetente pelo envio da encomenda;
- Código de envio: trata-se de uma sequência numérica que permite que a transportadora, a loja online e o cliente final podem estar a par do estado e da localização da encomenda.
As etiquetas de envio são essenciais para poder reclamar, junto da transportadora, na eventualidade de algum incidente no envio.
É também importante saber que as etiquetas de envio são essenciais para poder reclamar, junto da transportadora, na eventualidade de algum incidente no envio.
Como Criar uma Etiqueta de Envio
Existem inúmeras formas de criar etiquetas de envio, dependendo do número de encomendas de uma loja online, da tecnologia que possui e das transportadoras com quem trabalhe.
Normalmente, quando um indivíduo quer enviar uma encomenda, dirige-se ao escritório da transportadora para fornecer a informação referente ao envio. E é assim que a etiqueta de envio é gerada.
No entanto, esta não é uma opção viável para uma loja online.
Estes são os 3 métodos disponíveis para a criação e impressão de etiquetas de envio de uma loja online:
- Criar etiquetas de transporte a partir do website da transportadora. Quase todas as transportadoras têm um formulário disponível, no seu website, onde é possível introduzir os detalhes do envio e imprimir a etiqueta. O principal inconveniente deste método é ter de inserir, manualmente, a informação de cada etiqueta. Isto torna o processo lento e aumenta consideravelmente a probabilidade de cometer erros que vão, posteriormente, resultar em incidentes de envio;
- Utilizar um software para a criação de etiquetas de envio. Esta é uma opção ligeiramente melhor. Trata-se de utilizar um programa de impressão de etiquetas (existem muitos, inclusive fornecidos pelas próprias transportadoras) que se integra com a loja online para preencher, de forma automática, os formulários de envio. Embora este método permita reduzir consideravelmente os erros, muitos dos softwares disponíveis não possuem capacidade de impressão em massa e limitam as opções para cada transportadora;
- Criar etiquetas de envio com um software de automatização. Este tipo de solução avançada permite automatizar a criação e a impressão de etiquetas de envio para reduzir a carga de trabalho e os custos adjacentes. A sua utilização é praticamente obrigatória para empresas com um elevado número de encomendas. A Outvio é um exemplo de um software capaz de tornar a criação e a impressão de etiquetas de envio numa tarefa rápida, prática e sem erros.
Depois de gerar a etiqueta de envio no computador, é necessário gerá-la numa impressora específica para etiquetas de envio.
As etiquetas adquiridas diretamente à transportadora têm, regra geral, uma sobretaxa. É muito mais rentável para a loja online imprimir as suas próprias etiquetas. Existem no entanto casos em que a transportadora fornece as etiquetas gratuitamente, dependendo dos termos do contrato.
Exemplos de Etiquetas de Envio de Cada Transportadora
É comum que cada transportadora crie a sua própria etiqueta, com um formato único e específico. Felizmente, os campos essenciais são comuns a todas elas, por isso tudo o que tens de fazer é ir ao seu website e seguir os passos necessários.
Etiqueta de Envio CTT
Criar uma etiqueta de envio para uma encomenda CTT é um processo muito simples. Basta selecionar a opção “enviar online”, no website, e preencher o formulário com os dados necessários, nomeadamente o peso e as dimensões da encomenda e toda a informação referente ao remetente e ao destinatário. É também possível efetuar um pedido de recolha para a encomenda e contratar serviços adicionais, como o envio à cobrança ou um seguro adicional.
Etiqueta de Envio Correos Express
Se planeias integrar a Correos Express com a tua loja online, é importante saber que é obrigatório utilizar a sua etiqueta de envio. A etiqueta dos Correos Express inclui informação relativa ao peso e às dimensões das encomendas e, antes de a gerar, poderás calcular o preço que o envio custará. Isto é algo comum a todas as transportadoras.
Etiqueta de envio SEUR
A criação de uma etiqueta de envio SEUR é um processo muito simples. Tal como vimos anteriormente, basta ir ao formulário no seu website e inserir a informação necessária: a origem, o destinatário e os detalhes da encomenda. Esta é uma tarefa que deve ser feita com muita atenção e cuidado para evitar quaisquer incidentes.
Etiqueta de envio MRW
Para criar uma etiqueta de envio para a MRW, basta ir ao gerador de etiquetas no website da transportadora e preencher os dados necessários. Como com todas as outras empresas, também se pode utilizar uma integração especial para eCommerce. Os dados necessários serão os mesmos que no resto dos casos. A automatização da impressão de etiquetas MRW permite evitar que se comet quaisquer erros no processo, aliviando a carga de trabalho inerente a este processo e, em simultâneo, reduz os custos operacionais do eCommerce.
Etiqueta de envio DHL
A DHL diferencia-se das demais pelo seu serviço de transporte transfronteiriço de excelência, ideal para eCommerce e lojas online. Por isso, é ainda mais importante ter cuidado ao criar a etiqueta para evitar ter de suportar os custos de uma devolução internacional. A nossa recomendação é utilizar um dos métodos automáticos mencionados.
Perguntas frequentes sobre etiquetas de envio
Em que parte da embalagem se coloca a etiqueta de envio?
Recomenda-se que o rótulo seja sempre colocado na parte superior de um dos lados da embalagem. No entanto, as empresas de eCommerce que vendem mercadoria sensível têm tendência a colocar mais do que uma etiqueta para garantir a sua visibilidade.
Uma transportadora pode pedir etiquetas de envio diferentes?
Sim. Algumas transportadoras exigem etiquetas de envio diferentes quando, por exemplo, a venda é efetuada através de um marketplace em vez de por uma loja online.
É possível personalizar uma etiqueta de envio?
Algumas transportadoras permitem adicionar elementos de branding às etiquetas de envio, e personalizá-las à imagem da marca. No entanto, isto requer a utilização de uma impressora específica para etiquetas de envio.
