Fehler in den Versandetiketten sind einer der Hauptgründe für Zwischenfälle und Rücksendungen in der Branche. Dieses Problem wird noch verschärft, wenn das Versandetikett manuell erstellt werden.
In der folgenden Anleitung zeigen wir Ihnen alles, was Sie wissen müssen, um selbst Versandetiketten fehlerfrei erstellen zu können.
Was sind Versandetiketten?
Versandetiketten sind das selbstklebende Dokument, das die Informationen enthält, die der Spediteur benötigt, um die Waren vom Lager zum Endkunden zu transportieren.
Im Allgemeinen enthält ein Versandetikett folgende Informationen: Art der Ware, Postleitzahl des Bestimmungsortes, Adresse, Land, Kontrollnummer, Datum und Gewicht. Sie geben auch den Grad der Dringlichkeit an: Expresslieferung, Lieferung am selben Tag, Lieferung innerhalb von 24 Stunden, Lieferung innerhalb von zwei Tagen usw.
Dank dieser Informationen kommt das Paket innerhalb der vereinbarten Zeit und zu den vereinbarten Bedingungen an seinem Bestimmungsort an.
Es ist wichtig, dass das Versandetikett einen Barcode enthält, der es dem Bearbeiter ermöglicht, die Informationen mit einem Scanner zu erfassen. So kann das Paket ohne Zwischenfälle oder Verzögerungen zwischen den verschiedenen Stufen der Lieferkette hin- und hergeschoben werden. Dies gilt auch für die Rückwärtslogistik und das Retourenmanagement.
In der Regel erstellen die Geschäfte für jede Bestellung - die einen oder mehrere Artikel enthalten kann - einen Versandaufkleber, der an eine bestimmte Adresse geht.
Es kommt auch vor, dass im E-Commerce ein und dieselbe Bestellung zweimal versendet werden muss, z. B. wenn der Vorrat knapp ist. In diesem Fall müssen zwei Etiketten gedruckt werden, eines für jede Sendung.
Die Automatisierung der Etikettenerstellung verhindert, dass Sie Fehler bei den Informationen machen und Ihre Sendungen unterwegs verloren gehen.
Merkmale eines Versandetiketts
Wenn Sie die einzelnen Bestandteile des Etiketts kennen, können Sie Etikettenfehler reduzieren und schneller verwalten.
Im Folgenden werden wir das Versandetikett von DHL analysieren, das das Transportunternehmen in seinem Druckleitfaden verwendet.
Damit Ihre Pakete ohne Probleme zugestellt werden können, müssen die Versandetiketten eine vollständige Leitcodierung enthalten und korrekt auf dem Paket angebracht sein. Andernfalls müssen die fehlerhaften Sendungen manuell codiert und neu bearbeitet werden, was zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führen kann.
Worauf müssen Sie also achten?
- Das Adressfeld füllt den gesamten verfügbaren Platz auf dem Etikett aus.
- Der Leitcode ist komplett abgedruckt.
- Der Identcode wird vollständig angezeigt.
- Die Zieladresse wird ohne Fehler in den Leitcode aufgenommen und korrekt kodiert.
- Auf allen Seiten der Barcodes werden sogenannte Ruhezonen (umliegender freier Bereich) eingehalten.
Weitere Hinweise, die Sie beachten sollten:
- Platzieren Sie das Versandetikett auf der größten Fläche Ihres Pakets.
- Achten Sie darauf, dass das Etikett völlig glatt ist und nicht durch Umreifungen oder Klebeband verdeckt wird.
Hier zeigen wir Ihnen ein weiteres Beispiel eines DHL Versandetiketts, welches nicht komplett richtig erstellt wurde:
Quelle: Paketda
- Absenderadresse: Diese Adresse wird nur im Falle einer Rücksendung benötigt.
- Porto bezahlt: Der Hinweis bedeutet, dass es sich um eine Paketmarke handelt, für die bereits bezahlt wurde.
- Art der beauftragten DHL Sendung: Dieser Hinweis ist wichtig, da so schnell verifiziert werden kann, ob das Paket den Bestimmungen (Gewicht, Maße) für diese Versandart entspricht. Alle Pakete werden automatisch im Ladezentrum gemessen und gewogen. Zudem erkennt der Kurier den Grad der Dringlichkeit und den Zeitrahmen, innerhalb dessen die Lieferung erfolgen muss.
- Empfänger: Anschrift des Empfängers
- Maximale Abmessungen und Paket-ID: Dieser Vermerk ist hauptsächlich für Versender als erneute Information gedacht. Die Paket-ID kennzeichnet das Paket eindeutig im Logistiknetz von DHL und kann zur Online-Sendungsverfolgung verwendet werden.
- GoGreen: DHL transportiert alle online frankierten Warensendungen auf umweltschonende Weise und ohne Zuschläge. Zu diesem Zweck hat DHL das "GoGreen"-Siegel eingeführt. Darin heißt es, dass DHL Kompensationszertifikate erwirbt, die die CO2-Emissionen auf der Strecke des Pakettransports kompensieren.
- Das RC-Etikett fehlt: Hier sollte der Leitcode (RC) auf dem Paketschein aufgedruckt sein. Da dies nicht der Fall ist, wurde im Paketzentrum eine manuelle Umkodierung vorgenommen. Vgl. das Etikett auf der linken Seite.
- Identcode: Dieser Barcode verschlüsselt nur die Sendungsnummer.
- Leitcodierung: Die Leitcodierung nennt man auch RC-Label (Routingcode). Darin sind folgende Informationen enthalten: PLZ, Straßenkennziffer, Hausnr. bzw. Packstationsnr., Produktcode, Prüfziffer.
- Zusatzlabel Packstation: Dieses Etikett wurde später angebracht und ist nur für die Lieferung an Packstationen erforderlich. Es beinhaltet die Postnummer des Empfängers.
- Zusatzleistungen: Hier werden die Zusatzleistungen angezeigt (Express, Nachnahme etc.)
- Zusteller-Vermerk
Und zu guter letzt ein makelloses Versandetikett für DHL Paket bis 10kg:
Versandetiketten sind auch unverzichtbar, wenn Sie sich beim Paketdienst über einen Zwischenfall in der Sendung beschweren möchten.
Versandetikett erstellen mit 3 einfachen Methoden
Es gibt viele Möglichkeiten, Versandetiketten zu erstellen, je nachdem, wie viele Aufträge Sie haben, welche Technologie Ihnen zur Verfügung steht und mit welchem Spediteur Sie zusammenarbeiten.
Wenn eine Person ein Paket verschicken möchte, geht sie in der Regel zur Niederlassung des Paketdienstes, um die Versanddaten anzugeben. Das Etikett wird dann erstellt.
Diese Option ist für einen Online-Shop nicht praktikabel, da das Versandetikett gedruckt werden muss, bevor der Kurier das Paket abholt.
Dies sind die 3 Methoden, die es für den Druck von Versandetiketten für einen Online-Shop gibt:
1. Erstellen Sie Versandetiketten über das Portal des Versandunternehmens
Fast alle Transportunternehmen stellen auf ihrer Website ein Formular zur Verfügung, in das Sie die Versanddaten eingeben und das Versandetikett ausdrucken können. Der größte Nachteil ist, dass Sie jedes Etikett manuell eintippen müssen. Dies verlangsamt den Prozess und erhöht die Wahrscheinlichkeit eines Fehlers erheblich.
2. Erstellen Sie Versandetiketten mit einer Software.
Dies ist eine etwas bessere Option. Es handelt sich um ein Etikettendruckprogramm (es gibt viele, sogar die Spediteure selbst bieten es an), das in den Online-Shop integriert wird, um die Versandvorlagen automatisch auszufüllen. Dies verringert zwar die Fehleranfälligkeit beträchtlich, aber sie haben oft nicht die Möglichkeit, in großen Mengen zu drucken, und schränken die Optionen für jeden Träger ein.
3. Erstellen Sie Versandetiketten mit einer Automatisierungssoftware.
Mit dieser Art von fortschrittlichen Lösungen können Sie die Erstellung und den Druck von Etiketten automatisieren, um den Arbeitsaufwand und die damit verbundenen Kosten zu reduzieren. Ihre Verwendung ist für Unternehmen mit hohem Versandaufkommen fast obligatorisch.
Sobald Sie Ihr Versandetikett an einem Gerät erstellt haben, müssen Sie es auf einem Versandetikettendrucker erzeugen.
Für Versandetiketten, die direkt vom Paketdienst verkauft werden, wird in der Regel ein Aufschlag erhoben. Es ist viel kostengünstiger, Ihre eigenen Versandetikett zu drucken. Es gibt auch Fälle, in denen der Paketdienst die Etiketten kostenlos zur Verfügung stellt, je nach den Bedingungen des Vertrags.
Beispiele für Versandetiketten der einzelnen Paketdienste
Es ist üblich, dass Transportunternehmen ein bestimmtes Etikettenformat für den Versand vorgeben. Glücklicherweise haben sie alle die gleichen wesentlichen Felder, sodass Sie nur auf deren Website gehen und die erforderlichen Schritte ausführen müssen.
Versandetikett für Deutsche Post
Im Shop der Deutschen Post können Sie rund um die Uhr Internetmarken drucken. Für den Dokumentenversand bzw. Briefe stehen Ihnen die Optionen National, International und der Warenversand-International, wobei Sie beim Warenversand-International zur DHL Paket Seite weitergeleitet werden.
In der Variante National können Sie zwischen Ergänzungsmarken, Bücher-/Warensendung, Postzustellungsauftrag, Streifbandzeitung für Vertragskunden wählen. International stehen Brief / Postkarte und Brief zum Kilotarif zur Option. In diesem Abschnitt finden Sie auch alle Maße und Gewichte, die Sie beachten müssen.
Wie Sie bei der Erstellung der Versandlabels sehen können, überschneiden und ergänzen sich die Services von DHL und der Deutschen Post.
Versandetiketten für DHL
Da DHL ein internationales Transportunternehmen ist, müssen Sie bei der Erstellung des Etiketts vorsichtig sein, wenn Sie nicht die Kosten für eine internationale Rücksendung tragen möchten. Wir empfehlen Ihnen, eine der im Text beschriebenen automatischen Methoden zu verwenden. Eine andere Möglichkeit ist, das Webformular aufzurufen und den DHL Express-Versandaufkleber manuell zu erstellen. Der Vorgang ist sehr einfach.
Wie schon erwähnt, ist die Erstellung von Versandetiketten bei DHL dem Prozess bei Deutsche Post sehr ähnlich. Sie haben tatsächlich die Möglichkeit, ein gleiches (nicht dasselbe) Versandetikett sowohl über die den Warenversand bei der Deutschen Post als auch über die DHL Online Frankierung vorzunehmen.
Lassen Sie uns in diesem Abschnitt Schritt für Schritt durch die Schritte der DHL Online Frankierung gehen.
Als allererstes haben Sie bei der DHL Online Frankierung 3 Möglichkeiten: direkt eine Versandmarke drucken, eine Abholung anfordern oder Ihre Sendungsdaten über eine CSV-Datei importieren.
Versandmarke drucken
Hier können Sie zwischen Standardversand, Expressversand und Sparsets wählen. Der Vorgang ist intuitiv und ergänzt mit allen nötigen Informationen. Sie können die Versandart/Produkt (Päckchen und Pakete) auswählen und eventuell einen ergänzenden Service (Versicherung, Nachnahme etc.) hinzubuchen, bevor Sie die erforderlichen Adressdaten eingeben müssen. Selbstverständlich können Sie auch hier einen individuellen Liefertermin und/oder eine Abholung buchen, was uns zur nächsten Option bringt.
Abholung anfordern
Der Abholservice findet an Wochentagen (Montag bis Samstag) zwischen 08:00 und 20:00 Uhr statt und kostet 3,00 Euro pro Bestellung.
Dabei muss jedoch beachtet werden, dass für Privatkunden maximal 10 Sendungen pro Tag und Adresse abgeholt werden können. Ab 10 Sendungen müssen Sie sich als DHL Geschäftskunde registrieren.
Datenimport
Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Sie bis zu 100 Versandetiketten auf einmal generieren möchten. Allerdings müssen Sie dazu eine CSV-Datei erstellen, für die Sie eine CSV-Mustervorlage downloaden können, in der alles erklärt wird. Zugegebenermaßen nicht die einfachste Option.
Versandetikett für DPD
Sie können Ihre DPD Versandetiketten entweder über die DPD Webseite oder über die DPD App (iOS und Android) erstellen. Die Schritte der Buchung sind bei beiden optionen gleich. Sie müssen dafür lediglich Ihre das Gewicht und die Maße des Pakets kennen, um die richtige Paketklassen zu wählen. Im nächsten Schritt können Sie sich entscheiden, ob Sie das Paket in einem DPD-Paketshop abgeben oder von DPD an der Absenderanschrift abholen lassen wollen. Je nach gewählten Abholort stehen Ihnen im nächsten Schritt die Versandmethoden Standardversand, Expressversand oder die Lieferung an einen DPD-Paketshop zur Verfügung. Nachdem Sie bezahlt haben, erhalten Sie den DPD-Paketschein per E-Mail. Kleben Sie es auf die größere Seite des Versandkartons.
DPD bietet auch die Option eines mobiler Paketscheins ohne Ausdrucken. Mit der Auftragsbestätigung, die DPD per E-Mail schickt, erhalten Sie einen mobiler Paketschein in Form eines QR-Codes.
Quelle: DPD
Versandetikett für UPS
Mit UPS Versand im Internet können Sie bequem von jedem Computer mit Internetzugang aus Versandetiketten für Ihre nationalen und internationalen Sendungen erstellen. Wenn Sie sich noch nicht für eine UPS.com ID registriert haben, werden Sie aufgefordert, das Registrierungsformular auszufüllen und eine Benutzer-ID und ein Passwort zu wählen. Dieser Service ist mit den Betriebssystemen Windows® und Macintosh® kompatibel.
Quelle: UPS
Versandetikett für Hermes
Ein Paketschein erstellen zu lassen, ist bei Hermes verblüffend einfach. 6 Schritte genügen.
- Paketklasse auswählen
- Empfänger eingeben
- Zusatzleistungen auswählen
- Absender eingeben
- Zahlart auswählen
- Zusammenfassung
Bevor Sie diese 6 Schritte vollziehen, können Sie zudem den Versandkostenrechner von Hermes nutzen und im gleichen Atemzug Ihre Paketklasse bestimmen. Ab hier ist es ähnlich wie bei DPD, denn Sie können nach der Paketscheinerstellung wählen, Sie das Paket in einem der Paketshops abgeben oder von einem Kurier abholen lassen wollen. Im Anschluss können Sie Ihre Sendung verfolgen.
Automatisch und fehlerfrei Versandetiketten drucken mit Outvio
Durch die Integration von Outvio in Ihren Online-Shop können Sie Versandetiketten mit wenigen Klicks und mit jedem beliebigen Anbieter drucken.
Unser Tool zentralisiert Ihre Arbeit in einer einzigen Schnittstelle, um Kosten und Zeit zu sparen. Außerdem stehen Ihnen Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie Ihren Kunden das beste Einkaufserlebnis bieten können:
- Intelligentes und personalisiertes Versand- und Retourenverfolgungsportal
- Automatisierte und markenspezifische Kundenbetreuung und Nachrichtenübermittlung
- Automatischer und internationaler Versand und Retourenvorbereitung
- Management von Zwischenfällen
- Marketing- und Analysetools
Häufig gestellte Fragen zu Versandetiketten
Wo soll der Versandaufkleber auf dem Karton angebracht werden?
Es wird empfohlen, das Etikett immer auf der größten Seite der Verpackung anzubringen. E-Commerce-Unternehmen, die empfindliche Waren verkaufen, bringen jedoch oft mehr als ein Etikett an, um die Sichtbarkeit zu gewährleisten und zu verhindern, dass das Etikett während des Transports zerrissen wird.
Kann ein Paketdienst unterschiedliche Versandetiketten verlangen?
Einige Spediteure verlangen andere Versandetiketten, wenn der Verkauf z.B. über einen Marktplatz statt über einen Online-Shop erfolgt.
Ist es möglich, ein Versandetikett individuell zu gestalten?
Im Allgemeinen ist es möglich und wünschenswert, Kommentare auf Versandetiketten hinzuzufügen. Es gibt jedoch Versandunternehmen, die es erlauben, Branding-Elemente hinzuzufügen, sodass der Shop die Wirkung des Brandings erhält. Dazu benötigen Sie einen speziellen Drucker für Versandetiketten.
Fazit
Jetzt, wo Sie ein Verständnis für Versandetiketten haben, sollten Sie wissen, dass Sie mit Outvio den Prozess der Versandetiketten vollständig automatisieren können.
Mit nur einem Klick erstellt dieses Post-Checkout-Tool das von Ihnen gewünschte Versandetikett ohne Fehler. Auf diese Weise brauchen Sie das Etikett nur noch zu drucken und auf das Paket zu kleben.
