Se chegaste a este artigo, é provável que a tua loja online já faça alguns envios internacionais e que conheças, pelo menos, alguns dos procedimentos burocráticos necessários para este tipo de envio. A documentação necessária, os custos adicionais, e as diferentes tarifas e prazos de entrega são alguns dos aspectos que mais diferem em relação aos envios nacionais.
Ao contrário dos envios nacionais e das encomendas com destino a países dentro da União Europeia, as encomendas internacionais passam por um processo mais complexo, moroso e dispendioso. E é precisamente por isso que o Código HS existe. Este código é utilizado em mais de 200 países e, em poucas palavras, serve para facilitar a exportação e importação de bens em todo o mundo.
Embora o mercado do retalho online em Portugal esteja em franco crescimento, vender fora das fronteiras nacionais pode ser uma excelente oportunidade. Para enviar para países fora da União Europeia, é necessário fazer uso do Sistema Harmonizado, como também é conhecido.
Este sistema de classificação de produtos é renovado a cada 5 anos, por isso é importante estar atento a eventuais alterações. Neste artigo, explicamos o que é o código HS, qual a sua função e como descobrir qual o código HS dos teus produtos. Também partilhamos os diferentes tipos de códigos e documentos pautais que podem ser necessários para envios internacionais.
Neste guia, vais encontrar toda a informação necessária sobre o código HS para garantires que as encomendas dos teus clientes internacionais são entregues atempadamente e sem custos adicionais desnecessários. Num abrir e fechar de olhos, vais estará a enviar para mercados estrangeiros sem incidentes.
O que é o código HS?
O código HS é um código identificador de mercadoria internacional.
O seu acrónimo significa Sistemas Harmonizados de Descrição e Codificação de Mercadorias. Este código é geralmente composto por seis dígitos que representam um produto ou categoria de produtos.
Mais tarde, falamos sobre os diferentes formatos que este código pode assumir e da composição da série de números.
Por ocasião da retificação e atualização dos códigos HS em 2022, os códigos para certos produtos foram modificados, nomeadamente para os resíduos eléctricos e electrónicos (e-waste), para novos produtos à base de tabaco ou nicotina, bem como para drones e smartphones. Se a tua loja online vende este tipo de produtos, deves prestar especial atenção à sua classificação sob um código HS ou outro.
O Sistema Harmonizado de Códigos Tarifários é muito detalhado. Especificamente, existe um código HS para 98% dos produtos que são atualmente comercializados através de lojas online, incluindo os drones e as alternativas aos cigarros.
Este é um dos seus pontos fortes, mas é também o que o torna tão complexo, e a razão pela qual muitas vezes cometemos erros na escolha do código HS, o que pode ter consequências nas encomendas internacionais de um eCommerce. Mas falaremos sobre isso mais adiante.
Origem do código HS
O código HS nasceu graças à Convenção Internacional sobre o Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias, aprovada em 1983 e em vigor desde 1988. Este tratado de comércio internacional, que veio substituir os acordos anteriores, visa normalizar os procedimentos aduaneiros internacionais, ou seja, procura facilitar a compra e venda de mercadorias através da utilização de um sistema harmonizado com aplicação num grande número de países. São 157 as "partes contratantes" que assinaram esta Convenção Internacional (156 países e a União Europeia, englobando todos os Estados que dela fazem parte). Como podes imaginar, toda a UE e 156 outros países outros países constituem um grande número de oportunidades comerciais para a tua loja online ou eCommerce, quaisquer que sejam os produtos que vendes.
Nesta Convenção, é acordada a utilização do sistema harmonizado acima mencionado, com todos os benefícios que isso implica para o comércio internacional.
A organização responsável pela regulamentação dos códigos HS do Sistema Harmonizado é a Organização Mundial das Alfândegas (OMA). Esta organização internacional está encarregue de criar novos códigos para novos produtos, bem como de atualizar os códigos HS ou de modificar os títulos e subtítulos que o exijam.
São também responsáveis por fornecer informações, quer aos exportadores regulares quer a outros exportadores mais pequenos, tais como lojas online, e de os ajudar a interpretar os códigos HS. O objetivo é evitar problemas nas alfândegas e fazer com que o sistema harmonizado funcione de forma eficiente, garantindo o seu sucesso a longo prazo.
Para que serve o Código HS: função e utilidade para um eCommerce
O código HS é um código pautal utilizado para a identificação internacional de um produto no processo de exportação. É também utilizado para calcular os direitos ou impostos a pagar no desalfandegamento, para assegurar a legalidade da importação desse produto, bem como para obter estatísticas sobre as operações de exportação e importação.
O código HS é um instrumento fundamental para o comércio internacional, tornando-o muito mais rápido, mais simples e mais eficiente. A marcação inequívoca do tipo de produto que estás a enviar permitirá às autoridades aduaneiras saber exatamente o que a encomenda contém, qualquer que seja o seu destino.
Antes da existência e utilização deste sistema, a exportação e importação de bens era frequentemente dificultada. Alguns dos entraves mais comuns eram as barreiras linguísticas, as diferenças culturais e o choque de dois sistemas burocráticos diferentes. A utilização do código HS para envios internacionais não é apenas obrigatória, mas uma melhoria real da situação do eCommerce e das lojas online que fazem envios internacionais.
Se tens clientes em áreas com um sistema fiscal diferente do da União Europeia, provavelmente já sabes que a rapidez e a entrega dos produtos sem incidentes são fatores chave para a fidelização dos clientes. Não é preciso pensar em lugares exóticos como Bali ou os Barbados. O Reino Unido ou os EUA, por exemplo, são alguns dos destinos para os quais muitas lojas online europeias enviam com mais ou menos regularidade. Uma das formas de assegurar que os produtos passam pela alfândega sem atrasos ou custos adicionais é através da colocação do código HS dos produtos que se está a enviar.
Qual o formato do código HS
O código HS é geralmente constituído por seis dígitos, e cada número indica informação específica. Por exemplo, no caso da venda de T-shirts de algodão, o código a introduzir seria o 61091000. Os dois primeiros números (61) referem-se ao tipo de artigo e à forma como é feito (vestuário e acessórios de malha); 6109 indica que é uma T-shirt ou colete de malha; e 610910 indica o material de que é feito, neste caso algodão.
Os códigos HS estão agrupados em várias categorias para tornar mais fácil encontrar o código correcto. A seguir, aprofundar um pouco mais cada uma das categorias:
Secções
O Sistema Harmonizado tem 21 secções que não fazem parte do código HS. O seu objectivo é indicar a categoria dentro da qual se deve procurar os primeiros dígitos dos códigos HS dos produtos.
Estas categorias abrangem uma grande variedade de produtos, sempre com um denominador comum. Por exemplo, continuando com o exemplo anterior, no caso de uma T-shirt de algodão, a secção adequada seria a secção número 11: Têxteis e artigos têxteis, que agrupa os capítulos do número 50 ao número 63. Mas o número 11 não aparece, em momento algum, no código HS.
Depois de encontrar a secção, é necessário procurar entre os seus capítulos aquele que melhor corresponde ao produto.
Capítulos
Dentro de cada secção, podemos encontrar um total de 99 capítulos diferentes.
Quanto mais dígitos, maior o nível de concretude.
Nos capítulos, ficamos a saber os dois primeiros dígitos do código HS e, no caso de uma t-shirt de algodão, escolheríamos o número 61, "Vestuário e acessórios de vestuário, de malha ou croché".
O passo seguinte é escolher um dos 1.244 título.
Títulos
Existem 21 secções, 99 capítulos e 1.244 títulos à escolha. É por isso que as categorias acima existem.
A combinação "T-shirts" e "T-shirts, de malha" parecem ser os números mais adequados para o produto do nosso exemplo, as T-shirts de algodão. Então, já temos os próximos dígitos do nosso código HS: 6109.
Agora, só faltam dois dígitos para completar o nosso código HS.
Subtítulos
Os subtítulos especificam certas características dos produtos, seja com base no seu material ou no seu nível de preparação. Existem um total de 5.224 subtítulos no Sistema Harmonizado de códigos HS.
Especificamente, o subtítulo das nossas T-shirts de algodão é a distinção por material "de algodão" (10). Ou seja, 610910 seria o nosso código HS completo necessário para enviar as nossas T-shirts de algodão a nível internacional.
Como descobrir o código HS dos teus produtos
Para conhecer o código HS dos teus produtos, basta consultar as diferentes secções de produtos no website oficial da Organização Mundial das Alfândegas e escolher o capítulo, o título e o subtítulo mais adequados.
Também podes fazer uma pesquisa simples na Internet, embora recomendamos que sejas crítico quanto o local que escolhes para o fazer. Optar pelos sites oficiais é sempre a melhor opção. Se já conheces o código TARIC dos teus artigos, é importante saber que os primeiros seis dígitos de um código e do outro devem corresponder.
Onde se utiliza o código HS?
Os códigos HS são vitais para o transporte internacional de mercadorias. Estes códigos devem ser incluídos em todos os documentos aduaneiros exigidos no país de destino das mercadorias. Os documentos mais frequentemente utilizados são a fatura comercial e o formulários CN22 ou CN23.
Se o país de destino tiver outro sistema de códigos tarifários, deves também incluí-lo nesses documentos.
Para ter a certeza do código pautal a utilizar, recomendamos que consultes fontes autorizadas, tais como os websites oficiais dos países de destino ou organizações autorizadas, como a Organização Mundial das Alfândegas.
Consequências de utilizar o código HS incorreto para um produto
Agora que já sabes o que é o código HS, para que é utilizado, qual o seu formato e como descobrir o código HS dos teus produtos, deves estar ciente das consequências de não incluir o código HS nos documentos de expedição internacional ou de utilizarvum código HS que não seja apropriado para os teus produtos.
Algumas das consequências mais frequentes são impostos inesperados cobrados aos teus clientes, atrasos na chegada das encomendas ou até mesmo a recusa de importação, o que significa que a encomenda será parada na alfândega permanentemente.
Outra situação que o eCommerce e as lojas online enfrentam quando não entregam os documentos corretamente, quer devido a dados errados, quer à perda ou falta de documentos, é a devolução da encomenda pela transportadora. Nesse caso, a loja online terá de suportar os custos de envio da alfândega para o teu armazém, e justificar-se ao cliente e oferecer uma alternativa que garanta a sua satisfação se não quiser perdê-lo.
Outros sistemas de códigos pautais
O código HS é um código pautal utilizado em mais de 200 países em África, na Ásia, América, Oceânia e Europa. No entanto, alguns destes países têm outros códigos pautais semelhantes ao código HS.
Por exemplo, nos Estados Unidos, existe o código HTS (Harmonized Tariff Schedule), composto por uma série de dígitos que vão de 8 a 10. O código HTS, fornecido pela Comissão de Comércio Internacional dos EUA, é semelhante ao código HS, mas a sua utilização é limitada às vendas e expedições para os Estados Unidos. Se enviares encomendas para os Estados Unidos, deves verificar o código HTS dos teus produtos no website oficial.
O código TARIC, por outro lado, é o código identificador de mercadorias da União Europeia. Embora tenha a mesma função que o código HS, o seu alcance e âmbito de utilização é diferente. Esta Pauta Aduaneira comum à UE visa facilitar as operações de exportação e importação de ou para a UE. Por conseguinte, só faz sentido utilizá-lo quando pelo menos uma das partes está localizada na UE. Podes consultar o código TARIC dos teus produtos no website oficial da Comissão Europeia.
Para envios para a União Europeia ou dentro da UE, são utilizados quatro dígitos do código HS seguidos de dois dígitos da Nomenclatura Combinada (NC) e dois dígitos da Pauta Integrada das Comunidades Europeias (TARIC). Por exemplo, para a T-shirt de algodão, o código pautal seria 6109100010.
Para além destes códigos, poderás encontrar outros códigos pautais semelhantes, tais como a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) ou o código pautal chinês de 13 dígitos, nos quais são acrescentados sete dígitos adicionais aos códigos HS padrão. Estes códigos, tal como os anteriores, são específicos de um país ou conjunto de países específicos.
Código Pautal de acordo com o destino
O código pautal adequado para o envio de mercadorias para outro país depende do código pautal utilizado no país importador, ou seja, do país para o qual se enviam as mercadorias. Se enviares encomendas para um dos países ou áreas geográficas acima mencionadas, deves utilizar o código pautal regulamentar do destino e não o do teu país ou região.
Se esse país ou região não tiver o seu próprio código pautal, deves optar pelo sistema de códigos pautais harmonizados ou código HS.
Documentos necessários para a exportação
O código HS, código TARIC, ou qualquer outro código que identifique as mercadorias a enviar devem ser incluídos numa série de documentos essenciais para a chegada atempada e sem problemas das encomendas. Alguns dos documentos necessários para a exportação são:
- A Fatura Comercial. Este documento é obrigatório para muitos envios internacionais;
- O certificado de origem, que prova a origem de um produto;
- A Fatura Aduaneira, semelhante à fatura comercial;
- A Fatura Consular, que é semelhante à Fatura Comercial e à Fatura Aduaneira, mas tem a aprovação de um consulado do país importador no país exportador;
- O DAU, que é uma declaração de importação ou exportação com informações sobre o produto para efeitos fiscais;
- Formulários CN22 ou CN23, dependendo do valor das mercadorias;
- Nota de entrega CP71, no caso de ser necessário apresentar o formulário CN23;
- Livrete ATA ou CPD, para o transporte de mercadorias numa base temporária.
É importante ter em conta que o Sistema Harmonizado de Códigos Tarifários ou código HS muda frequentemente para lidar com novos regulamentos, novos produtos e novas tendências de exportação.
A inclusão do código HS errado nos teus documentos aduaneiros pode ter consequências negativas para o teu negócio, desde custos adicionais desnecessários para a tua loja online, até encomendas atrasadas ou retidas na alfândega, e impostos adicionais para o cliente.
Estar a par da legislação aduaneira é fundamental para evitar este tipo de incidentes e manter os clientes internacionais tão satisfeitos como os clientes nacionais.
Além disso, é importante ter em conta as necessidades dos clientes. No que diz respeito a comprar online, as questões mais frequentes dos consumidores são relacionadas com a transportadora encarregue da sua encomenda e o seu estado (e.g.: em preparação, enviado, em distribuição, etc) e localização, por isso é fundamental apostar num serviço de tracking de encomendas eficiente e, de preferência, personalizado com o branding da loja online.
É igualmente importante garantir que o processo de devolução é simples e transparente, já que este é um dos aspecto que os clientes têm em conta antes de efetuarem uma compra.1 em cada 5 produtos adquiridos online são devolvidos, pelo que podes imaginar os benefícios de oferecer um portal de devoluções que facilite o processo para os clientes.
Se ainda tiveres dúvidas sobre o código HS, podes procurar mais informações nos portais oficiais dos países, nos sites das Câmaras de Comércio nacionais e regionais, no site oficial da Organização Mundial das Alfândegas, ou contactar estas entidades por telefone ou email, ou até marcar uma reunião pessoalmente numa destas instituições.
Conhecer todos os procedimentos para vender e enviar internacionalmente, bem como toda a documentação necessária para o fazer, é essencial para evitar surpresas desagradáveis e para assegurar a otimização logística do teu eCommerce ou loja online no sentido de corresponder às expectativas cada vez mais elevadas dos clientes.
