Shipping

Czym są etykiety wysyłkowe i jak się je tworzy?

Daria Dudkiewicz

Daria Dudkiewicz

Jul 6, 2022

Pracownik eCommerce  skanuje etykietę wysyłkową paczki.

Wewnątrz tego artykułu

  • iconCo to są etykiety wysyłkowe?
  • iconElementy etykiety na paczkę
  • iconJak stworzyć etykietę wysyłkową?
  • iconEtykiety wysyłkowe znanych przewoźników
  • iconFAQ - Najczęściej zadawane pytania dotyczące etykiet do wysyłki
  • iconPodsumowanie
  • Etykiety wysyłkowe to dokument lub naklejka, które są dołączane do paczki i umożliwiają przewoźnikowi poznanie informacji o miejscu pochodzenia i przeznaczenia towarów.

    Choć prawdą jest, że są one podstawowym elementem zarządzania każdym sklepem internetowym, ponieważ bez nich nie można realizować wysyłek, to jednak mogą one stanowić wysoki koszt dla logistyki Twojego e-handlu, jeśli nie są generowane w odpowiedni sposób.

    Błędy w etykietach do wysyłki są jedną z głównych przyczyn incydentów i zwrotów w branży. Problem ten pogłębia się, gdy tworzenie etykiet odbywa się ręcznie.

    W poniższym przewodniku przedstawimy wszystko, co należy wiedzieć, aby rozpocząć samodzielne i bezbłędne tworzenie etykiet do wysyłki.

    Co to są etykiety wysyłkowe?

    Etykiety wysyłkowe to dokument samoprzylepny, na którym znajdują się informacje niezbędne przewoźnikowi do dostarczenia towaru z magazynu do domu klienta końcowego. 

    Ogólnie rzecz biorąc, etykiety do wysyłki zawierają następujące informacje: rodzaj towaru, kod pocztowy miejsce przeznaczenia, adres, kraj, numer przesyłki, datę i wagę. Określają one również poziom pilności zamówienia: dostawa ekspresowa, dostawa tego samego dnia, dostawa w ciągu 24 godzin, dostawa w ciągu dwóch dni itd.

    Dzięki tym informacjom paczka dociera do miejsca przeznaczenia w uzgodnionym czasie i na ustalonych warunkach.

    Istotne jest, aby etykieta na paczkę zawierała kod kreskowy umożliwiający operatorowi zeskanowanie informacji za pomocą terminala laserowego. Dzięki temu przesyłka może bez przeszkód i opóźnień przemieszczać się między poszczególnymi etapami łańcucha dostaw. Dotyczy to również logistyki zwrotnej i zarządzania zwrotami.

    Sklepy najczęściej generują etykietę wysyłkową dla każdego zamówienia - może ono zawierać jeden lub kilka produktów - które jest kierowane pod określony adres.

    Zdarza się również, że w eCommerce trzeba wysłać to samo zamówienie dwukrotnie - na przykład z powodu braku towaru - i w takiej sytuacji należy wydrukować dwie etykiety, po jednej na każdą przesyłkę.

    Zautomatyzowanie procesu generowania etykiet pozwoli uniknąć błędów w informacjach i zapobiec zagubieniu przesyłek po drodze.

    Elementy etykiety na paczkę

    Znajomość elementów składowych etykiety na paczkę pomoże ograniczyć liczbę błędów i usprawnić zarządzanie. 

    W dalszej części przeanalizujemy etykietę wysyłkową UPS, którą firma transportowa wykorzystuje.

    Elementy etykiety wysyłkowej.
    1. Nadawca: ta sekcja zawiera wszystkie informacje dotyczące firmy lub osoby wysyłającej pocztę.
    2. Odbiorca: informacje dotyczące adresu docelowego. Wszelkie błędy w tych polach spowodują opóźnienia, incydenty lub zwroty.
    3. Kod kreskowy: skanowalna sekwencja alfanumeryczna, która umożliwia operatorom dostęp do informacji w ciągu kilku sekund.
    4. Rodzaj zakontraktowanej przesyłki: odnosi się do poziomu pilności i ram czasowych, w których powinna nastąpić dostawa.
    5. Informacje o paczce: pokazuje wagę, paczkę odpowiadającą zamówieniu, datę etykietowania, rodzaj dostawy itp.
    6. Całkowita kwota: opłata, jaką nadawca musi uiścić za wysłanie paczki.
    7. Kod paczki lub przesyłki: jest to ciąg liczbowy związany z przesyłką. Umożliwia to firmie transportowej, sklepowi online lub klientowi końcowemu na uzyskanie informacji o lokalizacji przesyłki i jej statusie. 

    Etykiety wysyłkowe są niezbędne, aby można było złożyć reklamację u przewoźnika w przypadku jakichkolwiek problemów z przesyłką. 

    Jak stworzyć etykietę wysyłkową?

    Istnieje wiele sposobów tworzenia etykiet wysyłkowych, w zależności od liczby zamówień, posiadanej technologii i przewoźnika, z którym współpracujesz.

    Gdy osoba fizyczna chce wysłać paczkę, zazwyczaj udaje się do oddziału przewoźnika, aby podać szczegóły dotyczące wysyłki. Następnie generowana jest etykieta na paczkę.

    Ta opcja nie jest możliwa do zastosowania w przypadku sklepu internetowego, ponieważ etykieta do wysyłki musi zostać wydrukowana przed przyjazdem kuriera po odbiór paczki.

    Oto 3 metody drukowania etykiet wysyłkowych dla sklepu online:

    • Utwórz etykiety wysyłkowe w portalu przewoźnika. Prawie wszystkie firmy transportowe udostępniają na swojej stronie internetowej formularz, w którym można wprowadzić dane dotyczące wysyłki i wydrukować etykietę wysyłkową. Główną wadą tego rozwiązania jest konieczność ręcznego wpisywania każdej etykiety. Spowalnia to proces i znacznie zwiększa prawdopodobieństwo popełnienia błędu.
    • Tworzenie etykiet wysyłkowych za pomocą oprogramowania. Jest to nieco lepsza opcja. Istnieją programy do drukowania etykiet (jest ich wiele, oferują je nawet sami przewoźnicy), które integrują się ze sklepem internetowym i automatycznie wypełniają szablony wysyłek. Chociaż znacznie ogranicza to możliwość popełnienia błędu, często sprzedawcy nie mają możliwości drukowania hurtowego i ograniczają opcje dla każdego przewoźnika.
    • Tworzenie etykiet wysyłkowych za pomocą oprogramowania do automatyzacji. Tego typu zaawansowane rozwiązania pozwalają zautomatyzować tworzenie i drukowanie etykiet w celu zmniejszenia nakładu pracy i kosztów dodatkowych. Ich stosowanie jest niemal obowiązkowe w firmach o wysokim wskaźniku wysyłek. Po wygenerowaniu etykiety wysyłkowej w komputerze należy ją wydrukować w drukarce etykiet wysyłkowych.

    Etykiety wysyłkowe sprzedawane bezpośrednio przez przewoźnika są często zawyżone cenowo. O wiele bardziej opłacalne jest drukowanie własnych etykiet. Zdarzają się również przypadki, gdy przewoźnik dostarcza etykiety bezpłatnie, w zależności od warunków umowy.

    Etykiety wysyłkowe znanych przewoźników

    Powszechnie firmy transportowe ustalają określony format etykiet do wysyłki, które są wysyłane z paczkami. Na szczęście wszystkie z nich mają wspólne podstawowe pola, więc wystarczy wejść na ich stronę internetową i wykonać wymagane kroki. 

    Etykieta wysyłkowa InPost

    logo inpost

    Przewoźnik InPost pozwala na dogodną wysypkę na wiele sposobów, umożliwiając kilka opcji tworzenia etykiet na paczkę.

    Nadania bez etykiety InPost

    Najciekawszą z opcji jest nadawanie przesyłek bez etykiety. Jak to jest możliwe? Do tego celu wystarczy wykorzystać zainstalowaną na urządzeniu mobilnym aplikację InPost Mobile. Należy wybrać ikonę „Nadaj”, a następnie wybrać typ nadania, rodzaj paczki i co najważniejsze - dane odbiorcy oraz paczkomat, w którym ma być odebrana przesyłka. Kolejnym krokiem jest wybór metody płatności i opłacenie przesyłki. Ostatnim wybranie się do dowolnego Paczkomatu, wpisanie kodu nadania lub zeskanowanie kodu QR i włożenie paczki do odpowiedniej skrytki automatu paczkowego

    Manager paczek InPost

    Jest to narzędzie, które umożliwia szybkie nadawanie przesyłek. Wystarczy zalogować się do Managera Paczek InPost, wypełnić dane wysyłki i wydrukować etykietę wysyłkową. Wówczas wystarczy nakleić etykietę na paczkę i zeskanować ją w wybranym paczkomacie oraz włożyć do skrytki. Koszt przesyłki zostaje potrącony ze środków, które posiadasz na swoim Managerze paczek. 

    InPost Szybkie Nadania

    Wejdź na stronę inpost.pl/SzybkieNadania/ i wypełnij formularz z danymi do wysyłki m.in. sposób dostawy, rozmiar paczki, dane odbiorcy i nadawcy. Następnie opłać etykietę InPost, wydrukuj ją i naklej na swoją paczkę. Ostatnim krokiem jest wybranie opcji "Mam już paczkę ze specjalną etykietą" w  wybranym przez siebie Paczkomacie i zeskanowanie kodu kreskowego z etykiety i włożenie paczki do skrytki.

    InPost umożliwia również integrację w celu ulepszenia i automatyzacji procesu realizacji zamówień. Podobne rozwiązanie oferuje Outvio, zapewniając integrację z wieloma kurierami na raz.

    Etykieta do wysyłki DHL

    logo firmy transportowej dhl

    Ponieważ DHL jest międzynarodową firmą kurierską, musisz uważać przy tworzeniu etykiety, aby nie narazić się na koszty międzynarodowego zwrotu. Zaleca się stosowanie jednej z metod automatycznych opisanych w tekście. Jedną z opcji jest przyniesienie paczki do punktu DHL POP lub nadanie jej telefonem. Innym sposobem jest przejście do formularza internetowego i ręczne utworzenie etykiety DHL. Proces ten jest bardzo prosty.

    W tej części omówimy krok po kroku wszystkie czynności związane z nadawaniem przesyłek przez DHL 24.

    Po pierwsze, masz do wyboru trzy opcje: bezpośredni wydruk etykiety na paczkę, zlecenie odbioru przesyłki lub import danych o przesyłce za pomocą pliku CSV. 

    Drukuj etykietę DHL 

    Można tu wybrać między wysyłką standardową, ekspresową i ekonomiczną. Proces jest intuicyjny i zawiera wszystkie niezbędne informacje. Przed wprowadzeniem niezbędnych danych adresowych można wybrać metodę wysyłki/produkt (paczki i pakiety) i ewentualnie dodać usługę dodatkową (ubezpieczenie, płatność za pobraniem itp.). Oczywiście można tu również zarezerwować indywidualny termin dostawy i/lub odbioru, co prowadzi nas do kolejnej opcji.

    Zbieranie zamówień

    Usługa odbioru odbywa się wyłącznie w dni robocze, od poniedziałku do piątku w godzinach 08:00-18:00 i kosztuje 10 zł.

    Należy jednak pamiętać, że w przypadku klientów prywatnych można odebrać maksymalnie 10 przesyłek dziennie pod wskazanym adresem. Jeśli masz więcej niż 10 przesyłek, musisz zarejestrować się jako klient biznesowy DHL. 

    Import danych

    Ta opcja jest idealna, jeśli chcesz wygenerować do 100 etykiet wysyłkowych jednocześnie. W tym celu należy jednak utworzyć plik CSV, do którego można pobrać przykładowy szablon CSV z objaśnieniami. Wprawdzie nie jest to najłatwiejsze rozwiązanie. 

    Etykieta wysyłkowa dla DPD

    logo firmy transportowej dpd

    Etykiety wysyłkowe DPD można tworzyć za pośrednictwem strony internetowej DPD lub aplikacji DPD Mobile (iOS i Android). Etapy nadawania są takie same dla obu opcji. Wystarczy znać wagę i wymiary paczki, aby wybrać odpowiednią klasę paczek. W następnym kroku możesz zdecydować, czy chcesz nadać przesyłkę w DPD Pickup, czy zlecić firmie DPD jej odbiór z adresu nadawcy. W zależności od wybranej lokalizacji odbioru, w następnym kroku zostaną zaproponowane metody wysyłki: wysyłka standardowa, ekspresowa lub dostawa do punktu DPD Pickup. Po dokonaniu płatności otrzymasz pocztą elektroniczną etykietę DPD na przesyłkę. Przyklej ją na większej stronie pudełka wysyłkowego.

    Firma DPD oferuje również opcję mobilnej etykiety na paczkę bez konieczności jej drukowania. Wraz z potwierdzeniem zamówienia, które DPD wysyła pocztą elektroniczną, otrzymasz mobilną etykietę paczki w formie kodu QR.

    Etykieta UPS na paczkę

    logo firmy transportowej ups

    W UPS można wygodnie tworzyć etykiety do wysyłki dla przesyłek krajowych i międzynarodowych z dowolnego komputera z dostępem do internetu. Jeśli nie zarejestrowano jeszcze identyfikatora UPS.com, zostanie wyświetlona informacja dotycząca wypełnienia formularza rejestracyjnego oraz wybrania identyfikatora użytkownika i hasła. 

    Przykład etykiety UPS:

    Etykieta przesyłkowa UPS

    Etykieta na paczkę Poczty Polskiej

    logo poczty polskiej

    Swoją przesyłkę możesz nadać w punkcie Poczty Polskiej oraz w internetowej aplikacji eNADAWCA. Dzięki temu narzędziu możesz wygenerować etykietę, czy dokumenty do wysyłki krajowej i zagranicznej. Wystarczy się zalogować do systemu eNADAWCa, uzupełnić dane do wysyłki, wydrukować etykietę do wysyłki i nakleić ją na paczkę. Ostatnim etapem procesu jest zaniesienie paczki co placówki pocztowej lub nadanie jej u kuriera.  

    Pocztex

    Wchodząc na stronę Pocztexu w łatwy i szybki sposób nadasz każdą paczkę oraz przygotujesz etykietę wysyłkową. Etykietę otrzymasz na swój adres email. Po uzupełnieniu danych do wysyłki możesz skorzystać z możliwości nadania paczki na poczcie (z opłatą online), bądź u kuriera (możesz opłacić przesyłkę przy odbiorze).

    Etykieta wysyłkowa GLS

    logo gls

    Etykiety wysyłkowe znajdziesz w każdym z punktów Szybkiej Paczki GLS w Polsce, które są przystosowane do obsługi przedsiębiorców mniejszej wielkości. Wystarczy uzupełnić dokument do wysyłki, umieść go na największym boku paczki i wysłać.  Nadawanie przesyłek z GLS może także odbyć się przy pomocy aplikacji webowych. Rozwiązaniem tego typu jest narzędzie ADE-Plus, pozwalające na zarządzanie przesyłką  za pośrednictwem internetu. Intuicyjne narzędzie pozwala generować etykiety, czy importować i eksportować własną książkę adresową. Możesz także, po stworzeniu etykiety GLS udać się do punktu Szybkiej Paczki i w nim nadać swoją przesyłkę. 

    Firma GLS umożliwia także nadawanie przesyłek bez konieczności drukowania etykiety na paczkę.

    FAQ - Najczęściej zadawane pytania dotyczące etykiet do wysyłki

    Gdzie na pudełku powinna być umieszczona etykieta wysyłkowa?

    Zaleca się, aby etykieta była zawsze umieszczana w górnej części jednego z boków opakowania. Jednak firmy zajmujące się eCommerce, które sprzedają delikatne towary, często umieszczają więcej niż jedną etykietę, aby była ona widoczna i nie uległa zniszczeniu podczas transportu.

    Czy przewoźnik może wymagać różnych etykiet na paczkę?

    Niektórzy przewoźnicy wymagają innych, niż standardowe, etykiet wysyłkowych, jeśli na przykład sprzedaż odbywa się za pośrednictwem marketplace, a nie sklepu internetowego.

    Czy możliwe jest dostosowanie komentarzy do etykiety wysyłkowej?

    Ogólnie rzecz biorąc, dodawanie komentarzy do etykiet do wysyłki jest możliwe i pożądane. Istnieją jednak firmy wysyłkowe, które uniemożliwiają dodawanie elementów brandingowych, dzięki czemu sklep otrzymuje wpływ marki. Wymaga to użycia specjalnej drukarki etykiet wysyłkowych.

    Podsumowanie

    Teraz już wiesz, jak powinna wyglądać etykieta do wysyłki oraz jak wygląda proces jej tworzenia z każdym z najważniejszych przewoźników w Polsce.

    Jeżeli szukasz rozwiązania dla eComemrce, które powoli Ci na integrację z wieloma kurierami - koniecznie wypróbuj narzędzia Outvio. Zbiera ono wszystkich najważniejszych przewoźników  w jednym  miejscu, ale również zapewnia szybką realizację zamówień, portale do trackingu, czy rozwiązywanie incydentów kurierskich. Poznaj wszystkie funkcje!