Workflows: A Chave Para a Produtividade

Leonor Castanho

Leonor Castanho

Feb 17, 2023

o que é um workflow

Neste artigo

  • iconWorkflow: o que é ao certo?
  • iconVantages de um Workflow Eficiente
  • iconTipos de Workflow
  • iconComo Criar o Workflow Ideal
  • iconAs Melhores Ferramentas de Automatização de Workflows
  • iconOutras Ferramentas Úteis
  • iconConclusão
  • Um workflow eficiente é essencial para acompanhar o ritmo acelerado e em constante mudança, do mercado atual.

    Os workflows proporcionam uma abordagem sistemática à gestão de tarefas, permitindo aumentar a produtividade, e fomentar a comunicação e a colaboração entre equipas. Um bom workflow pode contribuir imensamente para aumentar a produtividade e eliminar a procrastinação. Neste artigo, exploramos as vantagens dos workflows e analisamos algumas das melhores ferramentas para criar um.

    workflow

    Workflow: o que é ao certo?

    Um workflow, ou fluxo de trabalho, é uma sequência de tarefas que necessitam de ser realizadas numa ordem específica para facilitar a conclusão eficiente de um determinado processo, podendo envolver múltiplos indivíduos ou departamentos.

    Os workflows podem ser aplicados a essencialmente todos os tipos de processos e setores, desde o fabrico à logística, passando pelos cuidados de saúde, desenvolvimento de software e muito mais. O seu objetivo é assegurar a conclusão dos processos com a máxima eficiência e reduzir os erros.

    Vantages de um Workflow Eficiente

    Estas são algumas das principais vantagens de um workflow verdadeiramente eficiente:

    • Aumenta a produtividade: Um workflow eficiente permite aumentar a produtividade, através da standardização dos processos e da automatização das tarefas, facilitando a colaboração e promovendo a melhoria contínua. Num contexto empresarial, permite que todos os funcionários trabalhem da forma mais eficiente possível para garantir a conclusão das tarefas com maior rapidez e precisão.
    • Fomenta a colaboração: Fluxos de trabalho eficientes promovem a colaboração entre os membros da equipa, proporcionando uma compreensão clara do que precisa de ser feito, quem é responsável por cada tarefa, e quando é que esta precisa de ser concluída.
    • Reduz os erros: Um fluxo de trabalho eficiente ajuda a reduzir os erros através da standardização dos processos. Ao assegurando que as tarefas são completadas na ordem correcta é possível minimizar o risco de erros e melhorar a qualidade do trabalho.
    • Diminui os tempos de execução: Um bom workflow permite identificar e eliminar passos desnecessários e diminuir os tempos de execução.

    Tipos de Workflow

    Existem vários tipos de workflows, cada um deles concebido com diferentes processos e objetivos em mente. Estes são os quatro tipos de workflows mais utilizados:

    • Fluxo de Trabalho Sequencial: Um workflow sequencial é um fluxo de trabalho linear que envolve um conjunto de passos, que devem ser completados de acordo com uma ordem específica. Cada passo depende da etapa anterior para ser completado. Este tipo de workflow é frequentemente utilizado em processos de linha de montagem, em que a etapa seguinte do processo depende da conclusão da etapa anterior.
    fluxo de trabalho sequencial
    • Fluxo de Trabalho Paralelo: Num workflow paralelo, as várias tarefas ou etapas decorrem simultaneamente. É frequentemente utilizado quando várias pessoas ou equipas trabalham em diferentes partes de um projeto ou processo. Por exemplo, no desenvolvimento de software, uma equipa pode ser responsável pela codificação, enquanto que outra é responsável pelos testes.
    • Workflow de Pareto: O workflow de Pareto é baseado no Princípio de Pareto, que sugere que 80% dos efeitos provêm de 20% das causas. No contexto de um workflow, isto significa que uma parte significativa das tarefas que têm de ser efetuadas pode ser atribuída a um subconjunto mais pequeno das tarefas globais. Ao focar-se primeiro na conclusão das tarefas mais importantes, as empresas maximizam a sua eficiência e asseguram que o trabalho mais crítico seja concluído em tempo útil. Esta abordagem é particularmente útil quando se lida com um grande volume de trabalho ou com prazos apertados.
    • Fluxo de trabalho dinâmico: Um workflow dinâmico é aquele que permite alterações ad-hoc ao processo com base em condições específicas. Este tipo de workflow é frequentemente utilizado em processos onde existe um elevado grau de variabilidade, tais como o serviço de apoio ao cliente ou os cuidados de saúde. Por exemplo, num ambiente de cuidados de saúde, um fluxo de trabalho dinâmico pode permitir alterações ao plano de tratamento com base em mudanças na condição do paciente.
    • Workflow PDCA (Plan-Do-Check-Act): Este workflow é um processo de resolução de problemas e melhoria contínua que proporciona uma abordagem estruturada e sistemática à resolução de problemas. Consiste em quatro fases distintas: 1. Planear: Esta primeira fase consiste em identificar o problema e em desenvolvido um plano para a sua resolução. 2. Executar: Nesta etapa, o plano delineado na fase anterior é implementado. 3. Verificar: Aqui, analisa-se a eficácia da solução implementada, comparando os resultados reais com os resultados esperados. 4. Agir: Por fim, são feitos os ajustes necessários de acordo com a analise efetuada. Cada um destes workflows oferece benefícios únicos e é concebido para apoiar diferentes objetivos e tipos de processos. Compreender os diferentes tipos de workflow é essencial para selecionar o mais adequado.

    Como Criar o Workflow Ideal

    A criação do workflow ideal é um processo complexo e multifacetado que requer um planeamento cuidadoso, uma concepção ponderada e uma avaliação e afinamento contínuos. Estas são as etapas que importam considerar ao longo do processo:

    1. Definir metas e objetivos

    Começa por definir claramente as metas e objetivos que pretendes alcançar. Isto implica identificar os resultados específicos esperados e os processos necessários para os alcançar.

    2. Identificar melhorias

    Em seguida, é importante mapear o processo atual para identificar ineficiências, estrangulamentos, e áreas a melhorar. Este será o ponto de partida para identificar potenciais melhorias que possam ser implementada para a criação de um workflow eficiente.

    3. Concepção do Novo Processo

    Uma vez identificados os elementos a melhorar, o próximo passo é conceber o novo processo. Isto envolve a criação de um mapa de detalhado que inclua todas as etapas necessárias para alcançar os resultados desejados. É igualmente importante definir claramente os papéis e responsabilidades de cada membro da equipa envolvido e garantir que todos compreendem o seu papel e aquilo que se espera deles.

    4. Testar e Afinar

    Depois, há que testar o novo workflow para assegurar que é eficaz e eficiente. Isto implica acompanhar o progresso das tarefas, medir os resultados, e recolher feedback dos membros da equipa e de todas as partes envolvidas.

    Com base nesse feedback, resta afinar o workflow, aplicando-lhe os ajustes necessários. O processo de criação do fluxo de trabalho perfeito é contínuo, e requer avaliação e afinamento contínuos.

    As Melhores Ferramentas de Automatização de Workflows

    Existem inúmeras ferramentas para a criação de workflow. Dá uma vista de olhos nas nossas sugestões e descobre a opção mais adequada às tuas necessidades:

    1. Trello

    trello ferramenta para a criação de workflows

    O Trello é uma ferramenta popular de gestão de projectos que permite fazer a criação e a gestão de workflows através de boards. Cada board consiste numa série de cartões que podem ser personalizados com listas de verificação, prazos, e outras informações relevantes.

    2. Asana

    asana ferramenta de criação de workflow

    A Asana é outra ferramenta popular de gestão de projectos que permite criar workflows utilizando uma variedade de templates diferentes. É possível personalizar estes templates de acordo necessidades específicas e adicionar tarefas, prazos, e outras informações relevantes para cada etapa do workflow.

    3. Microsoft Visio

    O Microsoft Visio é uma ferramenta poderosa para criar e visualizar workflows, diagramas e outros tipos de modelos template de processos empresariais. O Visio inclui uma grande biblioteca de templates, formas e símbolos que podem ser utilizados para criar workflows de forma rápida e fácil. Os utilizadores podem selecionar entre uma variedade de tipos de fluxogramas e personalizá-los de acordo com as suas necessidades.

    4. Lucidchart

    A Lucidchart é uma ferramenta de diagramação que permite criar e partilhar fluxos de trabalho, diagramas, e outros tipos de templates. Inclui uma vasta gama de modelos e formas, e suporta colaboração em tempo real, facilitando o trabalho em equipa.

    Outras Ferramentas Úteis

    Existem igualmente ferramentas que podem ajudar-te a automatizar os processos e aumentar a eficiência das tarefas dentro do teu workflow. O objetivo deste tipo de ferramentas é racionalizar os processos, poupar tempo e aumentar a produtividade. Eis as nossas sugestões:

    1. Zapier

    O Zapier é uma ferramenta de automatização que conecta diferentes apps e serviços para criar workflows personalizados, conhecidos como "Zaps". Com a Zapier, pode automatizar tarefas repetitivas, tais como a entrada de dados ou a transferências de ficheiros, entre diferentes aplicações.

    2. IFTTT

    O IFTTT (If This, Then That) é outra ferramenta de automatização que permite interligar diferentes apps e dispositivos para criar workflows personalizados. Com o IFTTT, é possível automatizar tarefas, como a publicação em redes sociais, reencaminhamento de emails, e muito mais.

    3. Airtable

    A Airtable é uma ferramenta de gestão de projetos que pode ser utilizada para criar workflows personalizados. É possível fazer a gestão de projectos, seguir o inventário, e colaborar com outros membros da equipa, tudo isto numa única plataforma.

    4. Outvio

    Se tens uma loja online, esta ferramenta de automatização dos processos pós-checkout é um must-have. Coloca todas as etapas que têm lugar a após o pagamento no teu eCommerce, desde o fulfilment, aos envios, tracking e apoio em cliente, em piloto automático e aumenta a eficiência de cada um destes processos com a Outvio.

    Conclusão

    Os workflows são essenciais para aumentar a eficiência e a produtividade das equipas.

    Quer se trate de um workflow relativamente simples, para uma pequena equipa, ou um workflow complexo que envolva diferentes departamentos e funções, a chave para o sucesso é a escolha de um fluxo que se alinhe com os objetivos que se pretende atingir.

    Um workflow bem concebido e bem executado pode trazer inúmeros inúmeros benefícios, nomeadamente melhor comunicação, utilização mais eficiente de recursos, resultados de melhor qualidade, e até mesmo o aumento da satisfação das equipas graças a um ambiente de trabalho mais produtivo e gratificante para todas as partes envolvidas.

    É tão fácil começar

    Leva o teu pós-checkout para
    o próximo nível:fire:

    Criar conta