Co to numer RMA i jak przebiega procedura RMA?

Daria Dudkiewicz
Daria Dudkiewicz
Sep 26, 2022
Numery RMA są używane do przetwarzania zwrotów w sklepach internetowych

Branża eCommerce to stale rozwijający się odrębny świat, w którym nowe terminy, procesy i dokumenty są tworzone i przekształcane niemalże codziennie.

Dziś skupimy się na procesie zwrotu i niektórych terminach, które być może słyszałeś, ale nie do końca zrozumiałeś, takich jak numer RMA czy procedura RMA. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jakie zastosowanie ma RMA. 

Co to jest RMA?

RMA (Return Merchandise Authorisation; pl. Autoryzacja zwrotu towaru), to nic innego, jak nowoczesny system zgłoszeń serwisowych tj. roszczenia gwarancyjne; usterki; nieprawidłowe dostawy; za pomocą strony internetowej.

System ten wprowadzany jest w przedsiębiorstwach, w celu usprawnienia i unowocześnienia procesu reklamacji, poprzez wykorzystanie m.in. intuicyjnego i łatwego do uzupełnienia formularza zgłoszeniowego. Return Merchandise Authorisation pozwala na śledzenie przebiegu naprawy z własnego konta, a sama procedura formalizuje proces przyjmowania towarów do serwisu.

Co to jest numer RMA i gdzie się znajduje?

Numer RMA to numer referencyjny, który jest powiązany z konkretnym produktem, aby ułatwić proces serwisowania, czy zwrotu.

Sprzedawca wystawia numer RMA w momencie, gdy kupujący potrzebuje zaangażować się w proces zwrotu, bądź też niektóre firmy dostarczają numer RMA razem z wysyłanym produktem. Dla wielu przedsiębiorstw jest  to kluczowy moment w procesie logistyki zwrotnej

Numer RMA można znaleźć na etykiecie wysyłkowej, nowo wygenerowanej etykiecie zwrotnej, bądź pozyskać z systemu zgłoszeń serwisowych, lub u sprzedającego. Jeżeli nadajemy przesyłkę zwrotną do serwisu, numer RMA najlepiej umieścić w widocznym miejscu na przesyłce.

numer rma na etykiecie zwrotnej

Jednak wypełnianie formularza RMA jest przestarzałą praktyką i niezależnie od tego, ile zwrotów obsługuje Twój sklep internetowy, uproszczenie procesu jest skutecznym sposobem na przekształcenie zwrotów w przewagę konkurencyjną Twojej firmy.

Po co używać do tego numerów RMA, skoro można usprawnić procesy za pomocą platformy takiej jak Outvio?

Chcesz oferować swoim klientom automatyczne i szybkie zwroty? Dzięki Outvio możesz stworzyć intuicyjny i markowy portal zwrotów, który automatyzuje proces zarządzania zwrotami, zarówno dla kupującego, jak i dla sklepu internetowego, umożliwiając klientom przetwarzanie zwrotów w zaledwie 4 krokach.

Jak wygląda procedura RMA?

  • Wypełnienie przez klienta formularza reklamacyjnego, zgłaszającego usterkę lub zwrot produktu/ów 
  • Akceptacja (bądź odrzucenie) wniosku reklamacyjnego i nadanie numeru RMA
  • Przesłanie towaru oznaczonego numerem RMA do sprzedawcy, w celu rozpatrzenia reklamacji 
  • Weryfikacja przez sprzedawcę zgodności zawartości przesłanej paczki ze zgłoszeniem RMA 
  • Po udanej naprawie urządzenie jest odsyłane do klienta, na wskazany w formularzu adres 

Powyższe punkty to jedynie schemat procesu RMA, który może być różny, w zależności od firmy oraz przyjętych przez nią procedur obowiązujących przy zgłoszeniach serwisowych.

Korzyści płynące ze wdrożenia RMA

  • Optymalizacja i automatyzacja procesu

Samodzielne zgłaszanie usterek i reklamacji przez klientów oraz intuicyjność systemu RMA niewątpliwie usprawniają ten proces. Zastosowanie RMA wiąże się ze zwiększeniem wydajności obsługi zgłoszeń m.in. dzięki ich ujednoliceniu. Oferowanie przyjaznych i przejrzystych rozwiązań polityki zwrotnej pozwala na uniknięcie porzuconych koszyków oraz w dłuższej perspektywie spowoduje, że klient będzie chciał chętniej wydać więcej.

  • Oszczędność czasu

System RMA pozwala na oszczędność czasu, poprzez automatyczne zwroty i generowanie etykiet zwrotnych, szybki przepływ danych w organizacji, bezpośrednio do centrów dystrybucji lub partnerów. Unika się również komunikacyjnych przeszkód, wynikających z nienormowanego procesu zwrotów oraz zyskuje kontrolę nad zapasami. Czas zaoszczędzony na obsłużenie zwrotu pozwala szybciej zająć się zgłaszaną usterką, co w efekcie wpływa na zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa.

  • Gromadzenie danych

Formularze RMA pozwalają na zbieranie różnych danych, w tym tych dotyczących zadowolenia z procesu zwrotu i obsługi klienta, które są bardzo cenne z punktu widzenia przedsiębiorstwa.

  • Transparentność 

Klient może w każdej chwili sprawdzić status swojego zgłoszenia, śledząc na jakim etapie naprawy się on znajduje. Pozwala to na oszczędność czasu działu obsługi klienta, który nie musi odpowiadać na telefoniczne zapytania klienta. Zwiększa się wówczas także rzetelność firmy w oczach klienta.

Stwórz portal zwrotów z własną marką i zautomatyzuj proces zwrotów dzięki Outvio

Dlaczego RMA jest ważne?

RMA, czyli upoważnienie do zwrotu towaru, po pierwsze daje sprzedawcy narzędzie do śledzenia rodzaju i wolumenu zwracanych towarów. Po drugie, system RMA pozwala na śledzenie i kontrolowanie procesu zwrotów. Pozwala także śledzić zadowolenie klientów z procesu reklamacyjnego. Autoryzacja zwrotów towarów przy użyciu RMA przynosi korzyści w zakresie zarządzania zapasami i zmniejsza koszty pracy związane z obsługą zwrotów. Przy okazji warto również dodać, że zastosowanie RMA pozwala na zwiększenie konkurencyjności, przyspieszyć zgłaszanie i obsługę zwrotów oraz zwiększenie standardu obsługi klienta. 

Podsumowanie

System RMA jest szeroko stosowanym sposobem zgłoszenia reklamacji, pozwalającym na zautomatyzowanie i zdigitalizowanie procesu zwrotu towaru. Numery RMA mogą być wykorzystywane do kontroli procesu zwrotów w sklepie internetowym. Jednak zmuszanie klientów do wypełniania formularza RMA jest przestarzałą metodą, która może zaszkodzić Twojej firmie.

Wszyscy wielcy gracze w branży eCommerce zdali sobie już sprawę z potencjału numerów RMA oraz kontroli i automatyzacji, która się z nimi wiąże. Dlatego też są one tak ważne dla wielu firm. Jednak jeżeli chcesz w pełni zainwestować w rozwój swojego eCommerce, portal zwrotów, który upraszcza Twoim klientom ten proces, jest najlepszą drogą do osiągnięcia celu!

Czy jesteś gotowy, aby dać swojemu zespołowi odpowiednie narzędzia? Stwórz w pełni markowy portal zwrotów i zautomatyzuj ten proces dzięki Outvio!

Udostępnij artykuł


Powiązane artykuły.