Incoterms: definicja, klasyfikacja i wpływ na eCommerce w 2023 roku

Co to są formuły Incoterms?

Formuły Incoterms to podstawowe reguły lub warunki międzynarodowego obrotu towarowego. Chociaż stosowanie Incoterms nie jest obowiązkowe, są one bardzo użytecznym narzędziem i powszechną praktyką w handlu międzynarodowym, dlatego warto się z nimi zapoznać.

Formuły Incoterms mogą być stosowane przez cały okres sprzedaży produktu, od momentu otrzymania zamówienia przez eksportera lub sprzedawcę, w tym przypadku sklep internetowy, do momentu dotarcia produktów do klienta.

Incoterms wpływają na dokumentację celną, którą trzeba sporządzić, na koszty wysyłki oraz na zakres odpowiedzialności eksportera i importera towarów.

Formuły Incoterms służą jako przewodnik dla podmiotów zaangażowanych w zadania związane z eksportem i importem, ściśle związane z codziennym handlem międzynarodowym.

Ich nazwapochodzi od połączenia słów międzynarodowe warunki handlowe (International commercial terms).

Kiedy stosuje się formuły Incoterms?

Formuły Incoterms są stosowane wyłącznie w przypadku sprzedaży i wysyłek międzynarodowych. Mają one na celu wyjaśnienie, kto jest odpowiedzialny za towary, koszty, ubezpieczenie i fracht oraz w którym momencie obowiązki te przechodzą na importera towarów.

Kto reguluje formuły Incoterms?

Od momentu powstania w 1919 roku Międzynarodowa Izba Handlowa (International Chamber of Commerce - ICC) odpowiada za ułatwianie handlu międzynarodowego. Oprócz innych funkcji, są oni również odpowiedzialni za odnawianie i tworzenie różnych formuł Incoterms.

Ale... dlaczego one istnieją? Poniżej przedstawiamy krótką historię ich powstania.

Różnice kulturowe przeszkadzały w eksporcie i imporcie: odmienne systemy prawne, lokalne praktyki, języki... Wszystkie te czynniki stanowiły doskonałą pożywkę dla problemów, które powodowały, że międzynarodowe operacje handlowe były droższe i opóźniały się.

Stąd potrzeba stworzenia zestawu zasad i wytycznych, które ujednolicą międzynarodowe systemy sprzedaży i wysyłki. W związku z tym ICC opublikowała pierwszą listę formuł Incoterms w 1936 roku. Od tego czasu są one utrzymywane, regulowane i rozwijane, przy czym wprowadzano w nich zmiany odzwierciedlające nowe sytuacje pojawiające się w handlu międzynarodowym.

Należy zauważyć, że zmiana Incoterms nie unieważnia stosowania starych wersji. Zasady te są stosowane z podaniem roku, tak aby nie było wątpliwości co do warunków, które mają zastosowanie w każdym przypadku. Jednak najbardziej logiczną i powszechną praktyką jest stosowanie formuł Incoterms opublikowanych w najnowszej aktualizacji. Do czasu kolejnej aktualizacji, która może nastąpić w 2030 r., będziemy korzystać z wersji 2020.

Jakie aspekty są regulowane przez formuły Incoterms?

Formuły Incoterms to porozumienie pomiędzy eksporterem a importerem dotyczące sposobu transportu towarów, miejsca dostawy lub odbioru towarów, zawartego ubezpieczenia (jeśli istnieje) oraz miejsca i czasu, w którym następuje przeniesienie odpowiedzialności za ryzyko, które często występuje podczas przesyłek międzynarodowych.

Należy zauważyć, że o ile denominacja Incoterms może nie ulec zmianie, o tyle wyżej wymienione aspekty mogą ulec zmianie. Dlatego też po terminie tym podaje się rok wydania wersji. Incoterm "FCA 2010" może różnić się pod pewnymi względami od "FCA 2020".

Jak klasyfikowane są formuły Incoterms?

Formuły Incoterms można sklasyfikować według kilku aspektów, takich jak rodzaj transportu, ponieważ istnieją formuły Incoterms, które działają dla kilku rodzajów transportu (formuły Incoterms dla transportu multimodalnego) lub według obowiązku zawarcia ubezpieczenia. Jednak najczęstszą klasyfikację określa się zazwyczaj na podstawie zakresu obowiązków stron. Istnieją 4 grupy reguł Incoterms (E, F, C i D).

Co oznaczają poszczególne grupy Incoterms?

Poszczególne grupy (Grupa E, Grupa F, Grupa C i Grupa D) określają takie aspekty, jak środek transportu, kto ma obowiązek i odpowiedzialność za załadunek lub rozładunek towarów, kto jest odpowiedzialny za odprawę celną lub ponosi koszty przesyłki i do jakiego miejsca.

Jak wybrać formuły Incoterms dla przesyłek międzynarodowych w eCommerce?

Wysyłka międzynarodowa jest przedmiotem zainteresowania zarówno sklepów internetowych, jak i ich klientów. W rzeczywistości, mimo że branża eCommerce wciąż kwitnie i coraz więcej firm odnosi sukcesy na rynkach zagranicznych, wciąż istnieje niechęć kupujących do dokonywania zakupów w sklepach internetowych poza granicami kraju, zwłaszcza jeśli chodzi o przesyłki spoza Unii Europejskiej.

Różnice w systemach podatkowych, różnice językowe i ogólny brak świadomości konsumenckiej to główne powody, dla których maksymalne ułatwienie klientom zakupów jest kluczem do zwiększenia międzynarodowej sprzedaży Twojej firmy internetowej.

Ale... jakie są najbardziej zalecane formuły Incoterms dla eksportu?

Z punktu widzenia wygody, bez wątpienia, EXW. Jednak żaden nabywca produktów w internecie w modelu B2C nie będzie usatysfakcjonowany tymi warunkami.

Jeśli chcesz wiedzieć, który Incoterms jest najczęściej stosowany w sprzedaży detalicznej towarów, najlepszymi opcjami są model DPU i model DDP.

Jednym z najważniejszych zadań przy wyborze Incoterms, który ma być stosowany w dostawie międzynarodowej, jest poinformowanie klienta o tym, jaki Incoterms został wybrany, a przede wszystkim wyjaśnienie, jakie obowiązki ma klient jako kupujący. W ten sposób możesz mieć pewność, że Twoi klienci będą zadowoleni z zakupów i unikną nieprzyjemnych niespodzianek, takich jak dodatkowe opłaty celne.

Innym sposobem zapobiegania niekomfortowym sytuacjom dla klientów jest oferowanie najkorzystniejszej i najwygodniejszej dla nich opcji, nawet jeśli a priori jest ona najdroższa. Dlatego, że chociaż Incoterm DDP (poniżej można znaleźć wszystkie niezbędne informacje na temat tego terminu) jest terminem, z którym wiąże się więcej obowiązków i zadań dla sprzedawcy lub eksportera towarów, prawdą jest również, że kupujący są skłonni zapłacić więcej za przesyłki międzynarodowe.

Jeśli Twój sklep internetowy oferuje już wysyłkę międzynarodową, stawki za wysyłkę międzynarodową będą prawdopodobnie wyższe niż za krajową. Jeśli weźmiesz pod uwagę marżę zysku z Twoich produktów i dodasz niewielką dopłatę za odprawę celną, możesz zaoferować swoim klientom łatwiejsze i wygodniejsze dostawy.

Z drugiej strony, jeśli uważasz, że nie masz wystarczającego pola manewru, aby zaoferować metodę wysyłki w ramach DDP Incoterm, możesz zdecydować się na DPU. Różnica w tym przypadku polega na tym, że koszty odprawy celnej ponosi kupujący. Jeśli zdecydujesz się używać tego terminu Incoterm w sprzedaży międzynarodowej, koniecznie poinformuj swoich nabywców o możliwości otrzymania dodatkowych opłat.

Poniżej można zapoznać się z aktualnie obowiązującymi regułami Incoterms 2020, aby poznać ich nazwy, tłumaczenie na język polski oraz dowiedzieć się, co oznacza wybór każdej opcji.

Lista formuł Incoterms wraz z ich definicją i tłumaczeniem na język angielski

GRUPA E

EXW (Ex works)

Incoterm Ex works lub EXW określa, że sprzedawca pozostawia towary do dyspozycji kupującego w siedzibie sprzedawcy lub w innym miejscu, takim jak fabryka lub magazyn.

Sprzedawca nie musi ładować towaru na środek transportu wybrany do odbioru towaru, ani dokonywać odprawy celnej, jeśli jest ona konieczna.

Ten warunek tego Incoterms jest najkorzystniejszy dla sprzedającego, ponieważ jego obowiązki i koszty są bardzo ograniczone.

GRUPA F

FCA (Free Carrier - Dostarczony do miejsca, wyładowanya),

FCA (Free Carrier Incoterm) przewiduje, że sprzedawca dostarcza towary przewoźnikowi lub innej osobie wyznaczonej przez kupującego w siedzibie sprzedawcy lub w innym wskazanym miejscu.

Ogólnie zaleca się, aby strony jak najdokładniej określiły miejsce dostawy towarów, ponieważ to właśnie tam następuje przeniesienie ryzyka na kupującego.

FAS (Free Alongside Ship)

Terminu FAS (Free Alongside Ship) używa się tylko w odniesieniu do transportu morskiego. Zgodnie z tymi zasadami sprzedający dostarcza towary na statek wskazany przez kupującego w porcie, z którego ma nastąpić wysyłka.

Ryzyko utraty lub uszkodzenia towarów przechodzi w momencie dostarczenia ich na statek. Kupujący jest odpowiedzialny za wszelkie koszty poniesione od tego momentu.

FOB (Free On Board)

Incoterm FOB lub Free On Board jest również specyficzny dla transportu morskiego. Sprzedający musi dostarczyć towary na pokład statku wskazanego przez kupującego w wybranym porcie wyjścia lub zorganizować ich dostarczenie.

Ryzyko utraty lub uszkodzenia towarów przechodzi w momencie dostarczenia ich na statek. Kupujący ponosi odpowiedzialność za wszystkie koszty powstałe od tego momentu.

GRUPA C

CPT (Carriage Paid To)

Incoterm CPT (Carriage Paid To) oznacza, że sprzedawca dostarcza towar przewoźnikowi lub innej osobie wskazanej przez kupującego w miejscu uzgodnionym przez strony.

Sprzedawca musi zorganizować i opłacić koszty przewozu niezbędne do dostarczenia towarów do wskazanego miejsca przeznaczenia.

CIP (Carriage And Insurance Paid To)

Incoterm CIP (Carriage And Insurance Paid To) określa, że sprzedający musi dostarczyć towar przewoźnikowi lub osobie wyznaczonej przez kupującego w uzgodnionym miejscu, z zastrzeżeniem, że musi on również zawrzeć umowę ubezpieczenia na wypadek utraty lub uszkodzenia towaru podczas transportu do uzgodnionego miejsca.

Krótko mówiąc, CIP = CPT + ubezpieczenie.

Nabywca powinien mieć świadomość, że ochrona ubezpieczeniowa może być minimalna. Jeżeli kupujący chciałby mieć wyższe ubezpieczenie, musi to uzgodnić ze sprzedającym lub zorganizować dodatkowe ubezpieczenie we własnym zakresie.

CIF (Cost, Insurance and Freight)

Incoterms CIF (Cost, Insurance and Freight) określa dostawę przez sprzedawcę na pokład statku lub zapewnienie tej dostawy. Jest to zatem Incoterms dla korzystania z transportu morskiego. Przejście ryzyka utraty lub uszkodzenia następuje w momencie załadunku towarów na statek.

Sprzedający musi zlecić załadunek i pokryć koszty niezbędne do dostarczenia towarów do ustalonego portu przeznaczenia. Musi on również zorganizować i opłacić ubezpieczenie na wypadek utraty lub uszkodzenia towarów w czasie przewozu towarów do tego portu.

Na mocy tego Incoterms sprzedawca jest zobowiązany do zawarcia jedynie minimalnej umowy ubezpieczenia towarów. Jeżeli kupujący chciałby mieć większą ochronę ubezpieczeniową, będzie musiał porozumieć się ze sprzedającym lub wykupić dodatkową ochronę jednostronnie.

CFR (Cost and Freight)

Incoterm CFR (Cost and Freight) wymaga od sprzedającego dostarczenia towarów na statek lub zapewnienia, że zostaną one dostarczone na statek.

Ryzyko utraty lub uszkodzenia towarów zostaje przeniesione, gdy towary znajdują się na pokładzie statku.

Sprzedający musi zlecić transport i być odpowiedzialny za pokrycie kosztów, które z tego wynikają, aż do momentu przybycia do uzgodnionego portu przeznaczenia.

GRUPA D

DAP (Delivered At Place)

Incoterm DAP (Delivered At Place) stanowi, że sprzedawca musi dostarczyć towar w miejscu rozpoczęcia trasy transportowej, na którą kupujący zawarł umowę. Zgodnie z tymi zasadami nie ponosi on odpowiedzialności za towar w miejscu przeznaczenia ani za żadne koszty powstałe w związku z tym.

Sprzedawca jest odpowiedzialny za towar do momentu dostarczenia go w wyznaczone miejsce.

DPU (Delivered At Place Unloaded)

Termin DPU Incoterm (Delivered At Place Unloaded) zastępuje wcześniejszy termin DAT Incoterm (Delivered At Terminal). W nowej nazwie określono również, że sprzedawca musi dostarczyć towar wyładowany ze środka transportu do określonego miejsca przeznaczenia.

Sprzedawca jest odpowiedzialny za towary do momentu ich dostarczenia i rozładowania w uzgodnionym miejscu przeznaczenia.

DDP (Delivered Duty Paid - dostarczone, opłacone cło)

Incoterm DDP (Delivered Duty Paid) nakłada największą liczbę obowiązków i opłat na sprzedawcę, co czyni go najbardziej dogodnym dla importerów lub kupujących.

W ramach przesyłki DDP sprzedający udostępnia kupującemu towary po dokonaniu odprawy celnej, co oznacza, że towary zostały wcześniej wyładowane ze środka transportu w uzgodnionym miejscu przeznaczenia.

Sprzedawca jest odpowiedzialny za wszystkie czynności i koszty niezbędne do dostarczenia towaru do wskazanego miejsca przeznaczenia. Odprawa celna musi być przeprowadzona zarówno dla ceł eksportowych, jak i importowych, a wszystkie formalności celne muszą zostać dopełnione, aby zadania sprzedającego zostały zakończone, a odpowiedzialność i ryzyko przeniesione na kupującego.

Alternatywna klasyfikacja Incoterms

Według określonej metody transportu

Formuły Incoterms dla transportu morskiego

• FAS
• FOB
• CIF
• DDP

Formuły Incoterms dla transportu śródlądowego, lotniczego lub morskiego, znanego również jako transport multimodalny Incoterms

• EXW
• FCA
• FAS
• FOB
• CPT
• CIF
• CIP
• CFR
• DAP
• DPU
• DDP

Czy sprzedający jest zobowiązany do zawarcia ubezpieczenia czy też nie?

Tylko formuły IncotermsCIP i CIF nakładają na sprzedającego obowiązek zawarcia ubezpieczenia. Może to wynikać z faktu, że inne formuły Incoterms określają przeniesienie ryzyka utraty lub uszkodzenia towaru przed jego transportem. To właśnie na tym etapie może dojść do większości incydentów, takich jak zagubienie przesyłki, uszkodzenie, kradzież itp.

Incoterms 2020: przegląd podsumowujący

Formuły Incoterms to bardzo przydatne narzędzie przy sprzedaży i wysyłce produktów na skalę międzynarodową. Stosowanie tych zasad jest teoretycznie opcjonalne. W praktyce jednak doświadczeni sprzedawcy stosują formuły Incoterms, aby uniknąć nieporozumień przy realizacji zamówień i by przyspieszyć dostawę.

Jako sklep internetowy możesz używać dowolnego rodzaju Incoterms do dostarczania swoich produktów. Zawsze pamiętaj, aby jasno określić, pod jakimi warunkami Incoterms zamierzasz dostarczać produkty swoim nabywcom. Jak można sobie wyobrazić, przeciętny konsument nie wie, co oznaczają poszczególne rodzaje. Mogą oni nawet nie wiedzieć o istnieniu tych formuł Incoterms. Dlatego oprócz podania wybranego terminu Incoterm, powinieneś wyjaśnić im, co oznacza wybrana metoda, tzn. jakie są ich obowiązki, a jakie Twoje, oraz za jakie opłaty są odpowiedzialni oni, a za jakie Ty jako firma eCommerce.

Jak wspomniano powyżej, terminami dostawy, które będą najbardziej akceptowane przez klientów, będą DPU i DDP. Oczywiście można wybrać dostawę towarów na innych zasadach. Jednak o ile firma nie prowadzi działalności B2B lub charakter jej produktów nie jest naprawdę wyjątkowy, należy korzystać z tych pierwszych.

Tabela Incoterms 2020

Handel międzynarodowy rozwija się każdego dnia, a formuły Incoterms mogą zacząć być częściej aktualizowane, aby sprostać stale zachodzącym zmianom. Zalecamy, abyś był na bieżąco ze wszystkimi kwestiami związanymi z eksportem i importem, ponieważ jako globalna firma mają one na Ciebie bezpośredni wpływ.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o wysyłce międzynarodowej i odprawie celnej, przeczytaj nasze artykuły, aby dowiedzieć się, jak zoptymalizować zarządzanie sprzedażą międzynarodową i uzyskać jak najwięcej korzyści ze swojego eCommerce.

Podsumowanie

Formuły Incoterms są powszechnie stosowanie w międzynarodowej wymianie handlowej. Mają one za zadanie określić stopień odpowiedzialności stron za towary, koszty, ubezpieczenie i fracht oraz, co najważniejsze formuły określają w którym momencie obowiązki te przechodzą na importera towarów. Formuły Incoterms są regulowane przez Międzynarodową Izbę Handlową (IOC). Poszczególne reguły Incoterms określa się skrótami, a także   dzieli się je na pokrewne grupy.

Chcesz generować dokumenty przewozowe w swoim sklepie internetowym? Wybierz Outvio, narzędzie, dzięki któremu również przyspieszysz realizację swoich zamówień . Generuj automatycznie etykiety, zapobiegaj incydentom, zintegruj wszystkie cMS oraz kurierów, a także zarządzaj sprawniej zwrotami swoich klientów!