5 najlepszych praktyk automatyzacji procesów biznesowych

Daria Dudkiewicz
Daria Dudkiewicz
Feb 1, 2023
Robot automatyzujący procesy związane z fulfilmentem

Współczesny świat w zaskakujący sposób idzie każdego dnia do przodu. Ci, którzy odpowiednio szybko adaptują się do środowiska i wprowadzają zmiany, znacznie wyprzedzają konkurencję, wykorzystując wszelkie zalety optymalizacji procesów i alokacji zasobów. Dowiedz się, jak automatyzacja procesów biznesowych może wpłynąć na ogromne zmiany w przedsiębiorstwie.  

Czym jest automatyzacja procesów? 

Automatyzacja procesów, czyli tzw. workflow, to sposób na usprawnienie procesów w organizacji przy wykorzystaniu rozwiązań technologicznych do automatyzacji. Ma na celu usunięcie wąskich gardeł, usprawnienie procesów, ulepszenie komunikacji i przejrzystości działań, zmniejszenie liczby błędów, czy utraty danych oraz centralizację informacji. 

Wyróżnia się trzy różne typy automatyzacji: automatyzacja procesów biznesowych (Business Process Automation; BPA), automatyzacja zrobotyzowana (Robotic Process Automation;RPA) i przetwarzanie poznawcze (Cognitive processing), które idzie o krok dalej, wykorzystując sztuczną inteligencję do procesów BPA oraz RPA. 

Automatyzacja procesów w branży eCommerce

Automatyzacja i robotyzacja procesów w eCommerce

Jakie są zalety automatyzacji procesów  biznesowych?

Przyjrzyjmy się bliżej zaletom automatyzacji, a jest ich naprawdę sporo:

  • Zwiększenie wydajności i produktywności -automatyzacja pozwala wykonywać zadania szybciej, dłużej i dokładniej, niż wykonywałby je człowiek, nawet w modelu 24/7.
  • Redukcja popełnianych błędów- minimalizacja błędów popełnianych przez człowieka. 
  • Audyt i optymalizacja procesów - automatyzacja wiąże się z możliwością bieżącego śledzenia procesów biznesowych i wcześniejszym wykrywaniem, komunikowaniem i naprawą powstałego błędu.
  • Większa elastyczność procesów - łatwość w we wprowadzaniu niezbędnych zmian, nawet podczas wykonywania procesu. 
  • Lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich - dzięki automatyzacji przekierowujesz uwagę pracowników z powtarzalnych zadań na wykonywanie bardziej skomplikowanych i  istotnych zadań, przynosząc tym samym większą wartość firmie. 
  • Zwiększenie świadomości i szybkości podejmowania decyzji - dostępne narzędzia analityczne umożliwiają na większy wgląd w procesy biznesowe.
  • Sprawniejsze zarządzanie organizacją i projektami

Szukasz sposobu na optymalizację procesów w sklepie internetowym? Wypróbuj Outvio i zautomatyzuj wysyłkę, zwroty i wymiany! Poznaj wszystkie funkcje Outvio!

Jakie są wady automatyzacji procesów?

Tak, jak każda procedura, automatyzacja workflow ma swoje wady, które należy wziąć pod uwagę: 

  • Może utrudniać usprawnienie procesów - tylko właściwie przeprowadzona automatyzacja procesów biznesowych generuje zyski. 
  • Koszty - koszty mogą wzrosnąć przy utrzymaniu i serwisowaniu systemu oraz wdrożeniu ochrony systemu przeciw cyberatakom.
  • Brak pełnej automatyzacji - w swojej strategii musisz uwzględnić, iż  całkowita automatyzacja workflow nie jest jeszcze w pełni możliwa. Nadal będzie potrzebna interwencja człowieka trzymającego rękę na pulsie.
  • Trudność wdrożenia - zmiana obecnego przepływu pracy może być problematyczna i spowodować trudności.
  • Może okazać się zbędna - nie każda z rozwiązań jest szyte na miarę potrzeb konkretnego biznesu, a proces dostosowania może okazać się czasowo i finansowo obciążający. 

W jakich obszarach może być wykorzystywana automatyzacja workflow?

Automatyzacja procesów biznesowych może mieć zastosowanie w każdej branży i w przypadku niemalże każdego zadania. Na przykład, w dziale HR, można zautomatyzować listę płac, onboarding i offboarding pracowników, a nawet wstępne rozmowy rekrutacyjne. Z kolei, w przypadku sprzedaży, można skorzystać z oprogramowań do automatyzacji powtarzalnych zadań (workflow), by skupić się na zadaniach przynoszących realne wyniki. Natomiast dział finansowy, przy pomocy oprogramowań może automatycznie generować faktury i istotne raporty, a także gromadzić dane do analiz.

Zautomatyzuj procesy w swoim eCommerce! Łatwa i szybka wysyłka, automatyczne generowanie etykiet wysyłkowych i bezbłędna kompletacja produktów są w Twoim zasięgu! Skorzystaj z Outvio!

5 najlepszych praktyk automatyzacji procesów biznesowych

1. Wybierz właściwe procesy do automatyzacji.

Jeżeli jeszcze nie miałeś do czynienia z automatyzacją procesów, warto z początku skupić się na automatyzacji kilku, nie wszystkich  procesów na raz. Zaczynaj od małych kroków, niekoniecznie od procesów krytycznych dla biznesu.

2. Wybierz odpowiednie narzędzia.

Na rynku istnieje wiele systemów do automatyzacji workflow, jednak najważniejszym zadaniem jest wybranie tego, które sprosta potrzebom Twojej organizacji, biorąc pod uwagę jego skalowalność, ilość funkcjonalności, czy możliwości dostosowania systemu do własnych potrzeb.

3. Miej plan awaryjny.

System, z którego korzystasz, może ulec awarii technicznej, być uzależniony od dostępu do internetu lub podatny na cyberataki - bez względu na sytuację musisz posiadać plan B w razie wystąpienia problemów. 

4. Dąż do ciągłych udoskonaleń.

Automatyzacja procesów biznesowych nie jest procesem jednorazowym, musisz brać pod uwagę stałe monitorowanie systemu, KPI oraz wprowadzanie poprawek.

5. Zaangażuj wszystkich i przeprowadź ich przez zmiany.

Drastyczna zmiana, jaką oferuje automatyzacja, może spotkać się z oporem pracowników, dlatego tak ważne jest, aby umiejętnie wprowadzać pracowników w zmiany, poprzez wyznaczanie nowych ról i obowiązków, bieżącą komunikację i wyjaśnienie zespołowi korzyści nowego systemu i workflow.

Podsumowanie

Za automatyzacją procesów biznesowych przemawia wiele korzyści - redukcja błędów, optymalizacja procesów oraz zasobów. Jednak bez właściwego wprowadzenia systemu optymalizacji workflow, można wykonać ogromny krok wstecz, dlatego tak ważny jest właściwy i przemyślany proces wdrażania zmian w przedsiębiorstwie. 

Udostępnij artykuł


Powiązane artykuły.