Workflows sind einer der wichtigsten Aspekte der Geschäftsautomatisierung. Sie sparen Kosten, erhöhen die Produktivität und verbessern das Kundenerlebnis.
Wenn Sie diesen Artikel lesen, werden Sie verstehen, was ein Workflow ist und wie dieser funktioniert. Außerdem finden Sie Beispiele und eine Anleitung zur Automatisierung Ihres eigenen Arbeitsablaufs.
Was ist ein Workflow?
Unter Workflow verstehen wir die Automatisierung der Prozesse eines Unternehmens in einer bestimmten Reihenfolge, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.
Dieses System unterteilt Prozesse in Aufgaben oder Teilaufgaben und verbindet sie dann mit einer Folge von Auslösern innerhalb eines Tools zur Prozessautomatisierung.
Wenn das Ereignis eintritt, wird der Auslöser aktiv und die Aufgabe wird ausgeführt. Auf diese Weise wird ein geordneter und automatischer Arbeitsablauf geschaffen.
In einem hektischen Konsum- und Produktionsumfeld wie diesem haben sich die Arbeitsabläufe zu einem wichtigen Bestandteil der Entwicklung von Geschäftsmodellen entwickelt, die den Kunden zufrieden stellen.
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Wie wird ein Workflow erstellt?
1. Klare Ziele setzen
Ein Arbeitsablauf wird verwendet, um bestimmte Ziele zu erreichen. Wenn Sie nicht wissen, was Sie wollen, können Sie auch nicht die Prozesse bestimmen, die zum Erreichen dieses Ziels erforderlich sind.
Der erste Schritt bei der Automatisierung eines Geschäftsablaufs ist daher die Festlegung von Zielen.
2. Eine Übersicht erstellen
Eine erste Übersicht über die Aufgaben, die Sie automatisieren möchten, hilft Ihnen, den gesamten Prozess zu überblicken.
Denken Sie daran, dass jeder Arbeitsablauf anders ist. Sie kann je nach Produkt, Kunde, Geschäftsmodell oder Mitarbeiter sehr unterschiedlich ausfallen
3. Ereignisse identifizieren
Das Wesen eines Workflows besteht darin, ein Automatisierungs-Tool zu haben, das in der Lage ist, Ereignisse bestimmten Auslösern zuzuordnen.
- Ermitteln Sie die Ereignisse, die Sie benötigen, um Ihr Ziel zu erreichen
- Ordnen Sie die Ereignisse logisch an, damit der Ablauf effektiv ist
- Weisen Sie den Auslösern Ereignisse zu
4. Die Ergebnisse überwachen
Wenn Sie nun Ihr Ziel erreicht haben, vergewissern Sie sich, dass dies auf den Arbeitsablauf zurückzuführen ist und nicht auf einen externen Akteur.
Wenn ja, sollten Sie Kontrollmechanismen definieren, um die Leistung Ihres Workflows im Laufe der Zeit zu überwachen.
Zu diesem Zweck sollten Sie Leistungsindikatoren für die automatisierten Aufgaben ermitteln und regelmäßige Überprüfungen vornehmen.
Wenn Sie einen Online-Shop betreiben, wird Ihnen unser Artikel über KPIS für eCommerce sehr helfen, die Leistung Ihres Unternehmens zu messen.
Beispiel eines Workflows
Schauen wir uns ein Beispiel für einen Workflow im eCommerce an.
1. Schritt: Ein Kunde kauft an der Kasse eines Online-Shops ein.
2. Schritt: Ein Workflow validiert die Zahlung und stellt eine digitale Rechnung aus.
3. Schritt: Das Lager wird über den Inhalt des Auftrags informiert, damit die Mitarbeiter ihn vorbereiten können.
4. Schritt: Gleichzeitig wird eine weitere Benachrichtigung für den Spediteur erstellt, der eine Abholung beantragt
5. Schritt: Sobald der Spediteur das Paket hat, erhält der Käufer eine weitere Benachrichtigung mit dem Lieferdatum und der Adresse.
6. Schritt: Schließlich wird bei der Zustellung eine weitere Nachricht an den Käufer gesendet, die den genauen Zeitpunkt der Zustellung angibt.
Vorteile eines optimierten Workflows
Es steigert das Kundenerlebnis
Kunden merken und schätzen konsistente, zügige Antworten auf ihre Anfragen und Anliegen. Die Workflow-Optimierung gibt Ihren Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand, die sie benötigen, um bei jedem Kundenkontakt Vertrauen zu vermitteln.
Es zeigt Schwachstellen auf
Während des gesamten Prozesses der Workflow-Optimierung wird Ihr Unternehmen gezwungen sein, jeden einzelnen Prozess sehr genau zu untersuchen und zu definieren. Während dieser Zeit werden Sie sich der Lücken und fehlenden Elemente in einigen Ihrer Prozesse bewusst.
Wenn Sie diese Mängel erkennen und beheben, werden Sie schon bald Verbesserungen der Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen feststellen.
Es hilft für die Zukunft zu planen
Die Definition Ihrer Prozesse durch Workflow-Optimierung kann Ihrem Unternehmen bei der Wachstumsplanung helfen. Sie erkennen vielleicht die Notwendigkeit, neue Technologien einzuführen und Ihre Infrastruktur zu verbessern. Die Workflow-Optimierung hilft Ihnen bei der Definition und Vorbereitung auf die bevorstehenden Veränderungen.
Fazit
Die Optimierung von Workflows ermöglicht es Ihnen, die Reaktionszeiten an den aktuellen Bedarf anzupassen, und ist die treibende Kraft hinter vielen Wachstumsstrategien für Unternehmen.
Aus diesem Grund ist die Investition in Technologien zur Gestaltung von Arbeitsabläufen und zur Automatisierung Ihres Unternehmens ein Schritt, den Sie früher oder später vornehmen müssen.
