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Was ist eine Handelsrechnung und wann brauche ich sie?

Julius Hoffmann

Julius Hoffmann

Mar 11, 2022

Die Plattform von Outvio erstellt automatisch Handelsrechnungen

In diesem Artikel

  • iconVerkaufen innerhalb der Europäischen Union oder Verkaufen außerhalb der EU: Unterschiede
  • iconWas ist die Handelsrechnung und wofür wird sie verwendet?
  • iconWarum die Handelsrechnung für einen Online Shop wichtig ist?
  • iconFolgen der Nichtbeilage der Handelsrechnung oder bei falschen Angaben in der Handelsrechnung
  • iconWas beinhaltet die Handelsrechnung?
  • iconWann und wie die Handelsrechnung verwendet wird
  • iconWie man eine Handelsrechnung erstellt
  • iconAndere Arten von Rechnungen und Dokumenten im Zusammenhang mit internationalen Verkäufen
  • iconArten von Rechnungen: häufig gestellte Fragen
  • Die Handelsrechnung ist eines der bekanntesten Dokumente für die Verwaltung internationaler Sendungen und Retouren. Dieses Dokument ist für die internationale E-Commerce-Logistik eines jeden Online-Shops unerlässlich, der seine Produkte ins Ausland oder in Gebiete mit anderen Steuersystemen exportiert oder verkauft.

    Die Unterschiede zwischen dem Versand innerhalb der EU und außerhalb der EU (oder in Gebiete mit einem anderen Steuersystem) sind enorm und können die E-Commerce-Logistik eines jeden Online-Shopping-Geschäfts verlangsamen.

    Sicherlich stellen Sie als Online-Shop bereits Handelsrechnungen aus, aber vielleicht haben Sie Zweifel an deren Bedeutung oder Funktion oder an den Informationen, die Sie darin enthalten sollten. Dieses zusätzliche Dokument scheint keine direkten Vorteile zu bringen, aber es bereitet Ihnen Kopfzerbrechen, wenn ein Teammitglied vergisst, dem Paket die Kopien beizufügen oder wenn einige Informationen falsch eingegeben werden.

    Das Ausfüllen der Handelsrechnung sollte keine schwierige Aufgabe sein. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass jeder Fehler negative Folgen für Ihren Online-Shop und Ihre Kunden haben kann: von einer Verzögerung bis hin zur Stornierung der Paketlieferung an Ihre Kunden. Die Automatisierung dieser Aufgabe ist zweifellos eine der besten Möglichkeiten, um menschliche Fehler in Zukunft zu vermeiden und Ihre internationalen Kunden genauso zufrieden zu stellen wie Ihre inländischen Kunden.

    Unterscheiden wir zunächst zwischen dem Verkauf innerhalb und dem Verkauf außerhalb der Europäischen Union, da die Verfahren, Dokumente, Kosten und Zeiten je nach Zielort Ihrer Sendungen variieren.

    Handelsrechnung E-Commerce

    Verkaufen innerhalb der Europäischen Union oder Verkaufen außerhalb der EU: Unterschiede

    Dieser Abschnitt mag Experten für den internationalen Vertrieb als selbstverständlich erscheinen. Der Begriff Export wird jedoch für verschiedene Arten von internationalen Verkäufen verwendet. Viele betrachten Exporte als Verkäufe, die für ein Gebiet außerhalb der nationalen Grenzen bestimmt sind, während andere nur Exporte als Verkäufe betrachten, die für einen anderen Markt oder ein anderes Gebiet als den nationalen bestimmt sind.

    Auch wenn diese Definitionen a priori gleich erscheinen mögen, bedeutet die Schaffung einer Freihandelszone, einer Zollunion, eines gemeinsamen Marktes oder einer Wirtschaftsunion, dass sich die Verfahren, die Kosten und letztlich auch der Schwierigkeitsgrad bei internationalen Verkäufen und Lieferungen innerhalb dieser Systeme von Lieferungen in andere Länder unterscheiden.

    Dies ist auch innerhalb der EU der Fall. Deshalb sind nicht so viele Dokumente erforderlich, um Waren innerhalb der EU zu versenden oder zu empfangen. Dies ist einer der Gründe, warum etwa 50% der Exporte aus Deutschland für ein anderes EU-Land bestimmt sind.

    Anhand dieser Daten wird deutlich, wie wichtig es ist, die Gesetzgebung in jedem Nicht-EU-Land, in das Sie exportieren, zu kennen. Eines der häufigsten Dokumente bei dieser Art von Geschäften ist die Handelsrechnung, auf die wir uns in diesem Artikel konzentrieren werden, obwohl wir auch andere Dokumente im Zusammenhang mit internationalen Verkäufen in Länder außerhalb der EU kurz erwähnen und erklären werden.

    Was ist die Handelsrechnung und wofür wird sie verwendet?

    Die Handelsrechnung ist eines der wichtigsten Dokumente bei internationalen Verkaufstransaktionen. Dieses Buchhaltungsdokument wird zur Berechnung der bei der Zollabfertigung zu zahlenden Steuern und Abgaben verwendet und dient als Nachweis für den Verkauf zwischen Exporteur und Importeur. In diesem Fall sind Sie als eCommerce der Exporteur und Ihr Kunde ist der Importeur der Produkte.

    Die Handelsrechnung wird oft mit anderen Arten von Rechnungen wie der Proformarechnung, der Konsulatsrechnung, der Steuerrechnung oder der elektronischen Rechnung verwechselt. Diese Rechnungen sind nicht genau dasselbe wie die Handelsrechnung, daher sollten Sie sie nicht auf dieselbe Weise verwenden. Später werden wir die Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen diesen Rechnungen und der Handelsrechnung erklären.

    Wer stellt die Handelsrechnung aus?

    Dieses Dokument wird vom Exporteur der Waren ausgestellt. Es ist wichtig zu beachten, dass der Exporteur der Waren nicht unbedingt der Verkäufer sein muss, ebenso wie der Empfänger nicht unbedingt der Käufer sein muss. Wenn es jedoch um Verkäufe über einen Online-Shop geht, ist der Online-Shop wahrscheinlich der Exporteur und der Käufer wahrscheinlich der Importeur.

    Im Gegensatz zu anderen Arten von Rechnungen, wie z.B. Konsulatsrechnungen, ist nur der Exporteur für deren Ausstellung verantwortlich.

    Warum die Handelsrechnung für einen Online Shop wichtig ist?

    Dieses Dokument ist von entscheidender Bedeutung für die effiziente Abwicklung der Ausfuhr bei der Zollabfertigung, da es die Verfahren erheblich beschleunigt und es Ihnen ermöglicht, die zu zahlenden Steuern und Abgaben genauer zu ermitteln. Ohne dieses Dokument werden die Produkte, die Sie als Online-Shop versenden, beim Zoll aufgehalten, bis Sie alle notwendigen Informationen vorlegen, damit das Paket Ihren Kunden erreicht.

    Folgen der Nichtbeilage der Handelsrechnung oder bei falschen Angaben in der Handelsrechnung

    Die Einbeziehung der Handelsrechnung für internationale Sendungen in andere Zollgebiete hat mehrere Vorteile, von der Beschleunigung der Ankunft des Pakets bis hin zur Gewährleistung, dass Ihren Kunden keine unangemessenen Gebühren berechnet werden. Dies ist ein entscheidender Punkt für die Zufriedenheit Ihrer Kunden, die den Kauf sicher nicht wiederholen werden, wenn sie ungeplant Zollgebühren zahlen müssen, um die Ware zu erhalten.

    Wie Sie sich vorstellen können, ist dies eine der möglichen Folgen, wenn Sie die Handelsrechnung nicht mitliefern. Es gibt aber auch weitere Konsequenzen. So kann es beispielsweise zu Verzögerungen bei der Zustellung des Pakets kommen. Diese Verzögerungen hängen davon ab, wie schnell Sie die notwendigen Informationen an die Zollbehörden übermitteln.

    Wenn Ihre außereuropäischen Kunden mehr Geduld bei der Ankunft der Sendung aufbringen müssen, sollten Sie alle Verzögerungen und Zwischenfälle vermeiden, die auftreten können.

    Eine andere Situation, mit der Sie konfrontiert werden könnten, ist, dass der Zoll das Paket zurückschickt und Sie die Kosten für den Transport des Spediteurs von der Zollabfertigung bis zu Ihrem Lager tragen müssen. Außerdem müssen Sie das Paket erneut bearbeiten und Ihren Kunden kontaktieren.

    Um unangenehme Situationen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, die Handelsrechnung korrekt auszufüllen, drei Kopien davon anzufertigen und diese in einem transparenten Umschlag dem Paket beizulegen.

    Rechnungsvorlage

    Was beinhaltet die Handelsrechnung?

    Die Handelsrechnung muss eine Reihe von gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Es gibt jedoch eine Reihe weiterer optionaler Angaben, die die Zollabfertigung zweifellos noch einfacher machen. Wir empfehlen Ihnen daher, so viele Informationen wie möglich anzugeben. Die wichtigsten davon sind:

    • Rechnungsnummer und Serie, falls zutreffend
    • Ausstellungsdatum der Rechnung
    • Bestellnummer
    • Gesamtwert des Verkaufs
    • Währung
    • Zahlungsbedingungen (Form, Frist)
    • Informationen über den Online-Shop, der in diesem Fall als Exporteur auftritt (Name, Adresse, Telefon, EORI-Nummer oder eine andere Steueridentifikationsnummer usw.)
    • Informationen über den Importeur, in diesem Fall Ihren Kunden (Name, Adresse, Telefon, EORI-Nummer oder eine andere Steueridentifikationsnummer, usw.)
    • Angaben zu der Person, die über die Ankunft der Sendung benachrichtigt werden soll (notify)
    • Lieferscheinnummer (Bill of Lading)
    • Spediteur
    • Zolltarifcode (HS-Code)
    • Beschreibung der Waren (Anzahl der Packstücke, Einheiten, Gewicht, etc.)
    • Incoterm
    • Herkunft der Waren
    • Versicherung
    • Datum der Ausfuhr, Transportmittel und Bestimmungsort
    • Unterschrift des Absenders

    Rechnungen können in jeder beliebigen Sprache ausgestellt werden, wobei Deutsch und Englisch im Falle Deutschlands die logischsten Optionen sind.

    Trotz der Freiheit, die Sprache zu wählen, in der die Handelsrechnung ausgestellt wird, ist es wichtig, dass Sie die Gesetzgebung des Bestimmungslandes der Waren berücksichtigen.

    Der Inhalt, die Sprache oder andere Informationen können abweichen, was zu Verzögerungen beim Zoll führen kann. Um herauszufinden, welche Anforderungen im Bestimmungsland auf Sie zukommen, können Sie das Access2Markets-Portal der Europäischen Kommission besuchen und den entsprechenden Zolltarifcode, das Herkunftsland und das Bestimmungsland eingeben, um herauszufinden, wie die Handelsrechnung in diesem Land aussieht.

    Wann und wie die Handelsrechnung verwendet wird

    Die Handelsrechnung ist ein wichtiges Dokument für den Verkauf auf ausländischen Märkten. Im Außenhandel unterscheidet man zwischen Waren, die innerhalb eines einzigen Zollgebiets, wie der EU, bewegt werden, und Waren, die international, d.h. außerhalb der EU (steuerlich) versandt werden.

    Die Funktion der Handelsrechnung ist nur für die Sendungen von Bedeutung, für die ein anderes Steuersystem gilt als in Deutschland. Dies gilt vor allem für Drittländer, für die andere Steuersätze gelten.

    Dieses Dokument muss ausgedruckt und in einem durchsichtigen Umschlag dem Paket beigelegt werden, damit es später beim Zoll überprüft werden kann. Wenn Sie sich fragen, wie viele Kopien der Handelsrechnung Sie vorlegen müssen, lautet die Antwort, dass Sie drei Kopien vorlegen müssen.

    Wie man eine Handelsrechnung erstellt

    Die Erstellung Ihrer eigenen Handelsrechnung ist nicht schwierig, aber sie kann mühsam und zeitaufwändig sein und diese Zeit könnte anderweitig genutzt werden.

    Wenn Sie Ihren Export jedoch noch einfacher gestalten möchten, können Sie eine vorgefertigte Vorlage aus dem Internet verwenden und diese einfach ausfüllen oder, noch besser, eine Software verwenden, die Ihre Handelsrechnungen bei Bedarf automatisch erstellt.

    Dies ist einer der Vorteile der Nutzung von Outvio. Darüber hinaus erstellt die Software die Rechnungen für Sie und druckt sie automatisch zusammen mit dem Versandetikett aus.

    Andere Arten von Rechnungen und Dokumenten im Zusammenhang mit internationalen Verkäufen

    Neben der Handelsrechnung gibt es eine Reihe von Dokumenten, die erforderlich sein können, wenn Sie international außerhalb der EU oder in Gebiete mit anderen Steuergesetzen versenden. Einige davon sind unten aufgeführt:

    • Herkunftsnachweis. Dieses von den Handelskammern ausgestellte Dokument dient dazu, das Land zu bestimmen, in dem die Waren hergestellt oder produziert wurden. Diese Bescheinigung ist unerlässlich, wenn Sie aus der EU in ein anderes Zollgebiet exportieren. Länder, die innergemeinschaftliche Transaktionen durchführen, müssen kein Ursprungszeugnis vorweisen (Hinweis: Verwechseln Sie nicht das Ursprungsland der Waren mit dem Versandort der Waren).
    • Zollrechnung. Diese Rechnung kann im Falle von Exporten in einige Länder die Handelsrechnung ersetzen. Ihre Funktion ist hauptsächlich informativ, da sie von dem Land, das die Waren einführt, für statistische Zwecke verwendet wird. Diese Rechnung wird vom Importeur vorgelegt und gibt an, welcher Betrag zu zahlen ist, an wen er gezahlt wird und auf welche Weise.
    • Konsulatsrechnung. Diese Rechnung kann in bestimmten Ländern die Handelsrechnung ersetzen. Es wird verwendet, um den Wert, die Menge und den Ursprung der Waren für Steuerzwecke zu überprüfen. Die Konsularrechnung wird von einem Konsulat des Einfuhrlandes im Ausfuhrland bestätigt.
    • Formular CN22 und CN23. Diese Formulare sind erforderlich, wenn Sie Waren außerhalb der EU per Post versenden. Je nach Gewicht und Wert der Sendung müssen Sie entweder das eine oder das andere ausfüllen.
    • Frachtbrief CP71. Dieses Dokument begleitet die CN23, die für Artikel mit einem Wert von mehr als 300 € ausgestellt wird.
    • Carnet ATA. Dieses Dokument ist für die grenzüberschreitende Beförderung von Waren zu Ausstellungszwecken (Messen, Veranstaltungen usw.) erforderlich. Das Carnet ATA ist in mehr als 70 Ländern gültig (hauptsächlich in Europa, Asien, Ozeanien und Nordamerika).
    • Carnet CPD. Dieses Carnet dient einem ähnlichen Zweck wie das Carnet ATA, sein Geltungsbereich ist jedoch auf Taiwan beschränkt.

    Arten von Rechnungen: häufig gestellte Fragen

    Beim Export werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass die Anzahl der Rechnungen, die Sie ausstellen müssen, erheblich steigt. Als Unternehmen stellen Sie regelmäßig Proforma-Rechnungen und vielleicht auch elektronische Rechnungen aus. Bei internationalen Verkäufen werden Sie möglicherweise mit anderen Arten von Rechnungen konfrontiert. Im Folgenden erläutern wir die Unterschiede zwischen einer Handelsrechnung und einigen der Rechnungen, mit denen E-Commerce oder Online-Shops am häufigsten arbeiten müssen.

    Handelsrechnung vs. Proforma-Rechnung

    Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Arten von Rechnungen besteht darin, dass die Handelsrechnung einen buchhalterischen Wert hat, während die Proforma-Rechnung einen rein informativen Wert hat.

    Zusätzlich zu diesem Unterschied ist zu beachten, dass die Handelsrechnung in einem internationalen Umfeld angesiedelt ist, da sie für die Durchführung von Exporten und Importen verwendet wird, während die Proforma-Rechnung einen nationalen Kontext hat und in jedem Fall als Vorlage für die Handelsrechnung dienen könnte. Zu diesem Zweck sollten alle nicht enthaltenen Daten wie Incoterm, Versicherung, Tarifcode, Ursprung und Bestimmung der Waren usw. hinzugefügt werden.

    Handelsrechnung vs. Lieferschein

    Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Dokumenten ist ihr Zweck.

    Der Lieferschein dient dazu, die Identifizierung des Spediteurs, der Zollagenten und des Empfängers der Sendung zu erleichtern und das Bill of Lading (Konnossement) auszustellen, das im Wesentlichen den Vertrag zwischen dem Verlader und dem mit der Beförderung der Waren beauftragten Transportunternehmen darstellt.

    Die Handelsrechnung hingegen dient zur Berechnung von Steuern oder Abgaben und zum Nachweis eines internationalen Kaufvertrags.

    Handelsrechnung vs. Steuerrechnung

    Diese beiden Dokumente weisen einige inhaltliche Ähnlichkeiten auf. Die Steuerrechnung ist jedoch jede Rechnung, die als Nachweis zwischen dem Kauf und Verkauf einer Ware oder Dienstleistung zwischen zwei Parteien, dem Verkäufer und dem Käufer, dient.

    An der Handelsrechnung sind jedoch mehr Parteien beteiligt, da nicht unbedingt der Empfänger der Waren für die Bezahlung der Waren verantwortlich ist. Darüber hinaus können weitere Personen beteiligt sein, wie der Spediteur, die Person, die über die Ankunft der Sendungen zu benachrichtigen ist, usw.

    Die Handelsrechnung und die Steuerrechnung haben einige ähnliche Daten, aber sie sind nicht genau gleich, sodass Sie Ihre Steuerrechnungen nicht für internationale Sendungen verwenden können.

    Handelsrechnungen und elektronische Rechnungsstellung

    Der Hauptunterschied liegt in diesem Fall im Format der beiden.

    Kommerzielle Rechnungen müssen ausgedruckt und den Waren beigefügt werden, damit sie später überprüft und eingesehen werden können, während elektronische Rechnungen, wie der Name schon sagt, in einem digitalen, nicht physischen Format vorliegen.

    Elektronische Rechnungen sind lediglich ein Ersatz für herkömmliche Rechnungen (vollständige oder gewöhnliche, vereinfachte, zusammenfassende, doppelte oder korrigierte Rechnungen), aber sie funktionieren im Rahmen internationaler Sendungen nicht wie Handelsrechnungen, da sie nicht dieselben Daten enthalten.

    Konsulatsrechnung vs. Handelsrechnung

    Die Konsularrechnung ist ein weiteres Dokument, das bei internationalen Sendungen verwendet wird. Dieses Dokument wird verwendet, um den Wert, die Menge und den Ursprung der Waren für die spätere Besteuerung zu überprüfen. Dieses Dokument wird, wie die Handelsrechnung, vom Exporteur ausgestellt, in diesem Fall von Ihrem Online Shop.

    Der Hauptunterschied besteht darin, dass die Konsularrechnung ein Sichtvermerk eines Konsulats des einführenden Landes im ausführenden Land enthält.

    Die Konsularrechnung kann durch eine Handelsrechnung ersetzt werden, wenn das Gebiet, das die Waren erhält, damit einverstanden ist. Dies ist wichtig, da für die Erstellung und Ausstellung einer Konsularrechnung eine Gebühr anfällt.

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