Oszczędność kosztów, większa produktywność i lepsze doświadczenia klientów. Brzmi zachęcająco, prawda? A to tylko jedne z wielu zalet workflow. Koniecznie czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak zoptymalizować przepływ pracy w swojej firmie.
Co to jest workflow?
Każdy rodzaj organizacji, bez względu na branżę korzysta z przepływu pracy, mechanizmu, za pomocą którego ludzie i przedsiębiorstwa wykonują swoją pracę. System ten określamy mianem workflow. Umożliwia on wykonywanie pracy oraz pomaga w uproszczeniu i optymalizacji przepływu pracy, związanego z m.in. przepływem dokumentów, wytwarzaniem produktów, czy przepływem informacji.
System workflow pozwala na zarządzanie powtarzalnym procesami i zadaniami, które występuje się w określonej kolejności. Sam pracownik niekoniecznie musi posiadać szczegółową wiedzę dotyczącą wykonywanej pracy, otrzymuje on zadanie i wszystkie informacje potrzebne do jego wykonania.
Sposoby przepływu pracy:
- Process workflow. - Przepływ pracy składa się w tym przypadku z przewidywalnej, powtarzalnej sekwencji kroków. Przykład zastosowania procesowego przepływu pracy: zatwierdzanie urlopów, czy faktur, onboarding pracowników, proces rekrutacyjny.
- Case workflow. - To podejście, w którym sekwencja poszczególnych zadań nie jest z początku znana oraz może się różnić w zależności od przypadku. Rozwiązanie problemu nie jest od razu znane, potrzebna jest ingerencja człowieka. Przykład: roszczenie ubezpieczeniowe.
- Project workflow. - Przepływ pracy, który tak jak process workflow posiada zorganizowaną sekwencję zadań, jednak w tym przypadku występuje większa elastyczność, w tym co do kolejności wykonywania czynności i możliwości wyeliminowania niektórych z kroków.
Na czym tak właściwie polega system workflow?
Workflow to system wykorzystujący sekwencję czynności do wykonania zadania, które jest powtarzalnym się regularnie procesem w firmie. System ten możesz stworzyć samemu lub korzystając z przeznaczonego do tego celu narzędzia.
Pierwszym etapem ku stworzeniu własnego systemu przepływu pracy jest określenie, jakimi zasobami aktualnie się dysponuje i jakie procesy biznesowe są wykonywane. Dowiedz się, kto jest zaangażowany w każdy etap zadania i czego potrzebuje, aby je wykonać. Następnym etapem budowania przepływu pracy jest zidentyfikowanie zadań, zorganizowanie ich w logiczną sekwencję i przydzielenie osób za nie odpowiedzialnych.
Można także w wizualny sposób zobrazować pracownikom workflow - w formie diagramu, listykontrolnej, czy mapy procesów. Wówczas widoczny jest logiczny ciąg i kolejność wszystkich kroków występujących w przepływie pracy oraz kolejność.
Jak wygląda workflow w praktyce? - Przykład
Workflow można wykorzystać przy wielu procesach, przyjrzyjmy się przepływowi pracy procesu rekrutacyjnego.
Na początku, rekruter sporządza opis stanowiska, następnie po zatwierdzeniu jest on publikowany na stronach z ogłoszeniami o pracę. Wówczas napływają do pracownika aplikacje, dokonuje się wyboru najlepszych kandydatów, poprzez analizę nadesłanych CV. Kolejnym etapem będzie zaproszenie kandydatów na rozmowy kwalifikacyjne, ich przeprowadzenie, a następnie przygotowanie i przesłanie oferty pracy. Ostatnim krokiem są ewentualne negocjacje dotyczące umowy, czy momentu rozpoczęcia pracy i podpisanie dokumentu przez kandydata.
I tak oto powstał system workflow do rekrutacji. Może on być powtarzany przy kolejnych rekrutacjach i być przedstawiony w punktach, czy łatwym do naśladowania diagramie.
Jaka jest różnica pomiędzy przepływem pracy a procesami biznesowymi?
Workflow jest uniwersalnym procesem, który można zastosować we wszystkich organizacjach, z kolei proces biznesowy jest unikalny dla każdej z firm i odnosi się do konkretnych decyzji biznesowych oraz danych, niezbędnych do osiągnięcia większego celu organizacyjnego.
Warto dodać, iż procesy związane są z inwestycyjnymi decyzjami, czy zarządzaniem zapasami. Z kolei workflow jest bardziej uogólniony i może być modyfikowany, dzielony na poszczególne zadania, a co najważniejsze występuje jego kilka rodzajów, co nie ma zastosowania w przypadku procesów biznesowych.
Dlaczego warto stosować przepływ pracy?
- Optymalizacja kosztów i zwiększenie rentowności - w miarę implementacji systemu, zwiększa się szybkość procesów, która może zadecydować o zmniejszeniu potrzebnych zasobów
- Większa przejrzystość procesów - każdy z pracowników wie doskonale, jakie są jego obowiązki oraz jaką sekwencję kroków podejmować, aby osiągnąć cel
- Redukcja mikrozarządzania - pracownik może dzięki temu być osobiście odpowiedzialny za swoje zadania i wykonywać je w odpowiedni sposób, a managerowie mogą przekierować swoją uwagę na ważniejsze sprawy
- Usprawnienie komunikacji - silny system przepływu procesów zachęca pracowników do otwartej komunikacji oraz umożliwia identyfikację osób odpowiedzialnych za konkretne zadania, co pomaga w sytuacjach kryzysowych, w których wiadomo do kogo się zwrócić
- Usprawnienie zatwierdzeń - w przypadku oprogramowania do przepływu pracy, kwestia związana z ręcznym zatwierdzaniem poszczególnych procesów, czy dokumentów może być zautomatyzowana
- Poprawa doświadczeń klienta - optymalizacja procesów wpływa nie tylko na poprawę warunków pracy wewnątrz organizacji, ale także na polepszenie relacji z klientem, otrzymującego produkt oraz usługi wyższej jakości
Chcesz zautomatyzować przepływ pracy w swoim eCommerce? Skorzystaj z Outvio - narzędzia, dzięki któremu przyspieszysz swój proces realizacji zamówień! Poznaj wszystkie funkcje Outvio!
Czym jest oprogramowanie do workflow?
Na rynku istnieje wiele systemów do automatyzacji przepływu pracy, z którymi proces zarządzania procesami pracy staje się bajecznie prosty. Każdy z nich spełnia inne, konkretne potrzeby i może się różnić w zakresie funkcjonalności. Jednak z zasady, każde z nich ma za zadanie pomagać lub wspierać w procesie przepływu zadań.
Oprogramowanie do zarządzania przepływami pracy zakłada usprawnianie powtarzalnych procesów, tworzenie i przydzielanie zadań oraz ich automatyczne monitorowanie. Co najważniejsze, skupia wszystkie procesy w jednym miejscu oraz dostarcza użytkownikom informacje istotne do wykonania zadań, bądź poszczególnych kroków. Systemy workflow mogą także automatycznie wysyłać powiadomienia email ze statusami poszczególnych etapów procesów.
Jakie oprogramowanie workflow wybrać?
Oprogramowanie do przepływu pracy powinno się dobierać zgodnie z własnymi potrzebami. Zastanów się na początku, które z rutynowych procesów w Twojej firmie wymagają automatyzacji, weź pod uwagę także branżę w której operujesz oraz rozmiar przedsiębiorstwa, możliwości dostosowania oprogramowania do własnych potrzeb oraz koszt implementacji oraz utrzymania.
Dobrze zdajemy sobie sprawę, że wybór może być dość problematyczny, dlatego też przygotowaliśmy kilka własnych propozycji.
Jira
Jira pozwala zespołowi na zwizualizowanie projektu w formie tablicy, pozwalającej na podzielenie pracy na mniejsze elementy i przypisanie ich do członków zespołu. Dzięki temu narzędziowi do optymalizacji przepływu pracy, można modyfikować zadania i odwzorować cały cykl życia projektu, a także tworzyć raporty z krytycznymi informacjami, które mogą być wykorzystane do pozyskania maksymalnej wydajności.
Trello
Trello, czyli siostrzany do Jiry system workflow to kolejne, świetne rozwiązanie bazujące na intuicyjnym interfejsie, pozwalającym na realizację zadań w przedsiębiorstwie. Dzięki Trello można z łatwością uprościć wszystkie procesy, organizując je w roboczych tablicach. Siła tego systemu tkwi jednak w jego prostocie - programu można nauczyć się w bardzo krótkim czasie.
Monday.com
Monday.com jest platformą do skutecznego planowania, realizowania i zarządzania projektami. Program ten oferuje ponad 200 szablonów gotowych do zwiększenia produktywności firmy. Dzięki temu oprogramowaniu można także swobodnie tworzyć i przydzielać zadania oraz ustalać zależności i terminy. Z monday.com, śledzenie szczegółów postępów w projekcie jest łatwością.
Outvio
Outvio to oprogramowanie do obsługi workflow w eCommerce, specjalizujące się w automatyzacji procesów w sklepach internetowych. Z Outvio można stworzyć przepływ pracy dla zamówień, zwrotów i wymian, komunikacji z klientami lub rozwiązywaniem incydentów transportowych. Ponadto Outvio dostarcza także opcje personalizacji posprzedażowych punktów kontaktu z klientem, gwarantując tym samym unikalne doświadczenia zakupowe dla każdego klienta.
Podsumowanie
Wprowadzenie workflow w organizacji pozwala na optymalizację procesów, wyeliminowanie mikrozarządzania oraz ulepszenie komunikacji w zespole, w którym każda jednostka doskonale wie, co i kiedy ma robić oraz do kogo się zwrócić w razie potrzeby. Dlatego inwestycja w rozwiązania technologiczne pozwalające zaprojektować przepływy pracy i zautomatyzować działalność jest krokiem, który warto wykonać, a na pewno trzeba rozważyć.
