Co to jest inwentaryzacja, jakie ma cele i metody?

Daria Dudkiewicz
Daria Dudkiewicz
Feb 21, 2023
Inwentaryzacja przy użyciu specjalnego oprogramowania

Jeżeli prowadzisz swoją działalność gospodarczą, to na pewno słowo “inwentaryzacja” nie jest Ci obce. Jest ona nieodłącznym elementem wpisanym w codzienność przedsiębiorcy, pozwalając mu na trzymanie ręki na pulsie. Co to jest i jakie są rodzaje inwentaryzacji? Zapraszamy do przeczytania naszego poradnika. 

Co to jest i na czym polega inwentaryzacja?

Inwentaryzacja jest powszechnym procesem w firmach i organizacjach, polegającym na zliczaniu i opisywaniu składników majątku firmy, zarówno fizycznych obiektów, jak i środków finansowych oraz pieniężnych.

Jej przeprowadzanie jest koniecznością, wynikająca z przepisów prawa, (Ustawa o rachunkowości. Art. 26 ust. 1), a efektem protokół inwentaryzacyjny, czyli szczegółowy raport o stanie firmy. Umożliwia również podejmowanie popartych danymi działań przez kadrę zarządzającą, a także wpływa na dział zakupów, produkcję i sprzedaż. Warto zaznaczyć, iż proces ten będzie się różnił w zależności o specyfiki firmy. 

 Jaki jest cel inwentaryzacji?

  • Ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów, stanowiących własność przedsiębiorstwa
  • Pozyskanie pełnego obrazu sytuacji majątkowej firmy
  • Wykazanie różnic między stanem zapasów zawartym w księgach ewidencyjnych a stanem rzeczywistym 
  • Ocena przydatności poszczególnych zasobów firmy
  • Przeprowadzenie kontroli w przypadku wątpliwości lub podejrzenia występowania naruszeń
  • Wypełnienie obowiązku nałożonego na przedsiębiorcę (Ustawa o rachunkowości)
  • Wykrycie uszkodzeń poszczególnych składników majątku 
  • Rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek

Z Outvio możesz ustalić zasady dotyczące wyczerpania zapasów. Odkryj wszystkie funkcje Outvio i zoptymalizuj etap posprzedażowy w swoim eCommercw!

Jakie są metody inwentaryzacji?

Wyróżniamy kilka rodzajów inwentaryzacji, poniżej opisujemy szczegółowo, na czym polega każdy z nich. 

Spis z natury

Spis z natury, czyli remanent to podstawowa, najbardziej powszechna metoda ustalania rzeczywistego stanu majątku. Ten rodzaj inwentaryzacji obejmuje zasoby własne lub obce, materialne i policzalne, znajdujące się na terenie inwentaryzowanej jednostki. Polega na fizycznym policzeniu zasobów i uwzględnieniu tych danych w protokole inwentaryzacyjnym. Kolejnym etapem spisu jest porównanie składników z danymi zapisanymi w księgach rachunkowych, aby określić czy stan rzeczywisty jest zgodny z ewidencją księgową. Ostatnim krokiem remanentu jest wyjaśnienie różnic wynikających ze spisu i uzyskanie zgodności ze stanem rzeczywistym w księgach rachunkowych. 

Jednak przed przeprowadzeniem spisu z natury wyznacza się zakres i harmonogram procesu, a także powołuje komisję do przeprowadzenia spisu. Osoby wchodzące w jej skład nie powinny znać stanu ewidencji księgowej, aby się nim nie sugerować.

Potwierdzenie sald

Inwentaryzacja na drodze potwierdzenia sald polega na pisemnym potwierdzeniuprzez kontrahentów stanów księgowych aktywów. W ramach tej metody inwentaryzacji firma (wierzyciel) wysyła do kontrahentów pisemną prośbę o potwierdzenie stanu sald. 

Wówczas, po otrzymaniu dwóch egzemplarzy pisma, kontrahenci podpisują kopię dokumentu i odsyłają ją z adnotacją, potwierdzając tym samym zgodność sald po swojej stronie. W przypadku wystąpienia różnic, podczas raportowania sald, należy je wyjaśnić i rozliczyć.

Inwentaryzacja metodą spisu z natury, czyli remanentu w magazynie

Weryfikacja

Weryfikacja polega na sprawdzeniu i porównaniu poprawności danych z ksiąg rachunkowych lub inwentaryzacji z dokumentami źródłowymi. Stosuje się ją w przypadku składników majątku, których z różnych powodów nie można zinwentaryzować poprzez spis z natury lub potwierdzenie sald, np. należności sporne i wątpliwe, grunty, środki trwałe w budowie lub o utrudnionym dostępie. Wielu korzysta z pomocy specjalistów, którzy potrafią merytorycznie ocenić wartość aktywów. Ostatecznym efektem weryfikacji jest stworzenie protokołu, który stanowi podstawę do dokonania potencjalnych korekt w ewidencji księgowej. 

 Jakie są etapy inwentaryzacji?

Mimo iż  ustalenie faktycznego stanu majątku firmy jest najczęściej procesem żmudnego zliczania składników majątku firmy, musi być przeprowadzone odpowiednio i starannie od początku do końca.

Początkowym etapem jest przygotowanie się do spisu poprzez stworzenie harmonogramu, zakresu i planu, aby mieć pewność, iż wszystkie potrzebne zasoby będą wzięte pod uwagę. Należy wyznaczyć komisję inwentaryzacyjną i zadania, a także sporządzić dokumentację. Następnym etapem inwentaryzacji jest przeprowadzenie spisu z natury, czyli szczegółowego i dokładnego sprawdzenia stanu składników majątku przedsiębiorstwa, czyli ich ilości i wartości. Czynność ta może być przeprowadzana ręcznie lub z wykorzystaniem specjalistycznych narzędzi i oprogramowania.

Następnie kontroluje się zgodność stanu faktycznego z księgowym, dokonuje korekt i wyjaśnień ewentualnych różnic stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym. Ostatnim etapem jest sporządzenie protokołu zawierającego wszystkie istotne szczegóły przeprowadzonego spisu. 

Jakie są zasady inwentaryzacji? 

Skoro już wież, jakie są etapy inwentaryzacji, warto, abyś wiedział, jak właściwie podchodzić do tego  procesu. Dlatego też przygotowaliśmy listę podstawowych zasad inwentaryzacji, które są kluczowe dla prawidłowego przebiegu procesu:

  • Zasada częstotliwości - proces ustalania rzeczywistego stanu majątku powinien być przeprowadzany regularnie.
  • Zasada kompletności - polega na uwzględnieniu w spisie wszystkich towarów i materiałów znajdujących się w posiadaniu przedsiębiorstwa.
  • Zasada porównywalności i dokładności- spis składników majątku musi być przeprowadzony skrupulatnie, a jego wyniki powinny być zgodne ze stanem rzeczywistym. 
  • Zasada jednokrotności- każdy składnik majątku musi być wykazany w dokumentacji inwentaryzacyjnej tylko raz, aby uniknąć błędów i pomyłek.
  • Zasada “zamkniętych drzwi” - w czasie sprawdzania stanu rzeczywistego majątku, nie może być dokonywany obrót magazynowy, aby nie doszło do zakłócenia prac. Dlatego bardzo często przeprowadzany jest on w dni wolne od pracy lub po godzinach pracy.
  • Zasada niezależności - osoby przeprowadzające spis powinny być niezwiązane z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne składniki majątku. 
  • Zasada terminowości - warunkiem ustawowym jest przeprowadzanie spisu majątku firmy w określonym terminie.
  • Zasada uczestnictwa osoby materialnie odpowiedzialnej - wymaga, aby osoba odpowiedzialna materialnie za majątek była obecna podczas spisu. Jej nieobecność może stać się podstawą do nierozliczenia z powierzonego majątku.

Kto jest zobowiązany do przeprowadzania inwentaryzacji?

Jest on obowiązkowa dla przedsiębiorców, którzy posiadają działalność usługową, księgę przychodów i rozchodów, a także firm rozliczających się ryczałtem. Kwestę tę regulują w Polsce przepisy zawarte w Ustawie o rachunkowości oraz Kodeks spółek handlowych, według których każdy z przedsiębiorców musi przeprowadzić inwentaryzację swojego majątku przynajmniej raz w roku. 

FAQ - Najczęściej zadawane pytania

Co grozi za nieprzeprowadzenie inwentaryzacji?

Za nieprzestrzeganie obowiązku  przeprowadzenia spisu składników majątkowych firmy lub braku zgodności między stanem faktycznym a księgowym, przedsiębiorca może ponieść sankcje podatkowe, karne lub administracyjne. Przy niewywiązaniu się z powinności, na przedsiębiorcę może zostać nałożona grzywna w wysokości do 240 stawek dziennych. Dlatego tak ważne jest, aby w sposób rzetelny i dokładny podchodzić do tej powinności.

Co ile powinno się sporządzać spis faktycznego stanu majątku firmy? 

Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, powinna ona być przeprowadzana co najmniej raz w roku. Warto jednak zaznaczyć, iż w niektórych branżach lub w zależności od rodzaju działalności może się okazać konieczne przeprowadzanie tego procesu częściej. Konieczna jest też zmiana perspektywy - czętsze sprawozdanie stanu majątku, np. raz na kwartał może stać się naszym sprzymierzeńcem przy monitorowaniu stanu zapasów i wykryciu nieprawidłowości. Na przykład, prowadząc handel detaliczny, warto systematycznie sporządzać spis, z uwagi na dużą rotację produktów. Podobna sytuacja ma miejsce w branży spożywczej, w której należy regularnie sprawdzać terminy ważności produktów. Cykliczność inwentaryzacji  zależy od specyfiki danej firmy oraz jej potrzeb. 

Dokonujesz przeglądu zasobów w swoim magazynie? Zoptymalizuj także posprzedażowe procesy - bezbłędnie kompletuj i pakuj swoje przesyłki i generuj etykiety wysyłkowe jednym kliknięciem! Sprawdź, wszystkie funkcje Outvio dla firm eCommerce!

Ile kosztuje inwentaryzacja?

Odpowiedź na to pytanie nie może być jednoznaczna, ponieważ każdy spis składników majątku firmy jest inny i zależy od wielu czynników, tj. liczba i rodzaj inwentaryzowanych przedmiotów, poziom skomplikowania procesu, ilość osób zaangażowanych, lokalizacja, w której ma być przeprowadzony spis. Naturalnie, jeżeli przeprowadzamy proces samodzielnie, musimy się mierzyć jedynie z ewentualnym zakupem właściwego oprogramowania do optymalizacji tego procesu. Jeśli z kolei zdecydujemy się skorzystać z usług firmy zewnętrznej, inwentaryzacja będzie droższa. W zależności od zakresu usług trzeba będzie się liczyć z kosztem od kilkuset do kilku tysięcy złotych.  

Do kiedy należy sporządzić inwentaryzację?

Przeprowadza się ją zwykle na koniec każdego roku obrotowego, czyli przed dniem bilansowym.

Jakie składniki majątku firmy podlegają spisowi?

Środki będące: rzeczowymi składnikami majątkowymi (m.in. środki trwałe, materiały, produkcja w toku, gotowe produkty, rozpoczęte inwestycje), finansowe składniki majątkowe oraz pieniężne składniki majątkowe (tj. gotówka w kasie, środki na rachunkach bankowych, czeki, weksle,  depozyty, należności i zobowiązania). Zdanie to można podsumować następująco: inwentaryzacji podlegają środki trwałe oraz aktywa pieniężne i finansowe

 Podsumowanie

Inwentaryzacja jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, wynikającym z  przepisów zawartych w Ustawie o rachunkowości. Jego głównymi celami jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów, pozyskanie pełnego obrazu sytuacji majątkowej firmy oraz chęć skontrolowania stanu posiadanych zasobów. Każdy właściciel działalności gospodarczej powinien sporządzić spis majątku firmy przynajmniej raz w roku. Najczęściej wykonuje się go na koniec każdego roku obrotowego, czyli przed dniem bilansowym. Najpopularniejszymi metodami inwentaryzacyjnymi są: spis z natury, czyli remanent, potwierdzenie sald oraz weryfikacja. 

Spis składników majątku możemy przeprowadzić, korzystając z usług firmy zewnętrznej lub samodzielnie. Jednak bez względu na wybrany sposób przeprowadzenia procesu, warto stosować się do zasad inwentaryzacji, takich jak: uczestnictwo osoby materialnie odpowiedzialnej, czy niezależności osób biorących udział w zliczaniu składników majątku.

Udostępnij artykuł


Powiązane artykuły.