Factura comercial: definición, contenido, características

by Mariluz | No comments.

Guía para la factura comercial de exportación: definición, contenido y función para un ecommerce

La factura comercial es uno de los documentos más populares en la gestión de envíos y devoluciones internacionales. Este documento resulta esencial en la logística internacional ecommerce de cualquier tienda online que exporte o venda sus productos al extranjero o a territorios con otros sistemas impositivos.

Las diferencias entre hacer envíos dentro de la UE y fuera de la UE (o a territorios con otro sistema tributario) son enormes y pueden ralentizar la logística ecommerce de cualquier negocio de compraventa online.

Las ventas de España a territorios fuera de la UE continúan creciendo, aumentando un 7,7% interanual en el caso de Reino Unido, un 27,9% interanual a las que tienen con destino los Estados Unidos, las de Japón un 37% interanual y las de China un 8,1% interanual. Con estos datos aportados por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, podemos prever que el porcentaje de las exportaciones siga aumentando en el futuro. De hecho, en el último año España ha ampliado la base exportadora, que ha aumentado de forma ininterrumpida según el Boletín económico de ICE, siendo más de 55.000 las empresas que exportan regularmente.

Seguro que como tienda online ya emites facturas comerciales, pero quizás tengas dudas sobre su importancia o función o sobre la información que debes incluir en ella. Este documento adicional parece no traer ningún beneficio, pero sí te trae dolores de cabeza cuando a algún miembro del equipo se le olvida adjuntar las copias al paquete o si se introduce algún dato de manera incorrecta.

La cumplimentación de la factura comercial no debe ser una tarea difícil. Sin embargo, es importante que tengas en cuenta que cualquier error puede tener consecuencias negativas para tu tienda online y compradores: desde un retraso, hasta la anulación del envío del paquete a tus clientes. La automatización de esta tarea es, sin duda alguna, una de las mejores maneras de evitar incidencias por fallos humanos en el futuro y de tener a tus clientes internacionales igual de contentos que a los nacionales.

Empecemos por distinguir entre vender dentro de la Unión Europea y vender fuera de ella, ya que los trámites, documentos, costes y tiempos varían según el destino de tus envíos.

Vender dentro de la Unión Europea o vender fuera de la UE: diferencias

Este apartado puede resultar obvio para los expertos en la venta internacional. Sin embargo, el término exportación es usado para hacer referencia a distintos tipos de venta internacional. Muchas personas consideran las exportaciones una venta que tiene como destino un territorio fuera de las fronteras nacionales, mientras que otros solo consideran exportación aquellas ventas que tienen como destino otro mercado o territorio diferente al nacional.

Aunque a priori estas definiciones puedan parecer lo mismo, la creación de un área de libre comercio, de una unión aduanera, de un mercado común o de una unión económica supone que los trámites, costes y, en definitiva, el nivel de dificultad para realizar ventas y envíos internacionales sea diferente dentro de este tipo de sistemas en comparación con los envíos a otros países externos.

Esto es lo que ocurre dentro de la UE y, por eso, no son tantos los documentos necesarios para enviar o recibir mercancías dentro de la Unión Europea. Este es uno de los motivos por los que alrededor del 50% de las exportaciones que se realizan en España tienen como destino otro país de la Unión. A pesar de esto, en 2020 las exportaciones a Asia, África y América han aumentado suponiendo un 9,5%; 6,0% y 9,9% del total de las exportaciones españolas (Fuente: Ministerio de Industria, Comercio y Turismo).

Con estos datos, queda clara la importancia de conocer la legislación en cada país externo a la UE al que exportes. Uno de los documentos más frecuentes en este tipo de operaciones es la factura comercial y en ella nos centraremos en este artículo, aunque también mencionaremos y explicaremos brevemente otros documentos relacionados con la ventas internacionales a países fuera de la UE.

Qué es la factura comercial y para qué sirve

La factura comercial es uno de los documentos más importantes en las operaciones de compraventa internacionales. Este documento contable se utiliza para calcular los impuestos y aranceles a pagar en el despacho de aduanas, además de servir como prueba de la venta entre exportador e importador. En el caso que nos atañe, el exportador eres tú como ecommerce y tu cliente es el importador de los productos.

La factura comercial se confunde con frecuencia con otro tipo de facturas como son la factura proforma, la factura consular, la factura fiscal o la factura electrónica. Estas facturas no son exactamente iguales a la factura comercial, por lo que no debes usarlas de la misma manera. Más adelante, explicaremos las diferencias y similitudes entre estas facturas y la factura comercial.

Quién emite la factura comercial

Este documento es emitido por el exportador de las mercancías. Es importante que tengas en cuenta que el exportador de las mercancías no tiene por qué ser el vendedor, de la misma manera que el receptor no tiene por qué ser el comprador. Sin embargo, en lo que se refiere a ventas a través de una tienda online, probablemente la tienda online sea la exportadora y el comprador, el importador.

Al contrario que otro tipo de facturas, como la consular, el único encargado de su emisión es el exportador.

Por qué es importante la factura comercial para una tienda online

Este documento es de vital importancia para la gestión eficaz de la operación exportadora en el despacho de aduanas, ya que agiliza enormemente los trámites y permite conocer de manera más exacta los impuestos y aranceles que se deben abonar. Sin este documento, los productos que envías como tienda online se verán retenidos en aduanas hasta que presentes toda la información necesaria para que el paquete llegue a tu cliente.

Consecuencias de no incluir la factura comercial en los envíos internacionales o de cumplimentarla con información incorrecta

La inclusión de la factura comercial en los envíos internacionales que realices a otros territorios aduaneros tiene varias ventajas, desde la aceleración de la llegada del paquete, hasta la seguridad de que no se van a cargar cobros indebidos a tus clientes. Esto es un punto crucial para la satisfacción de ellos, que seguramente no repetirán la compra si para recibir los productos deben pagar impuestos aduaneros no planeados.

Como te estarás imaginando, esta es una de las posibles consecuencias de no incluir la factura comercial en los envíos. Sin embargo hay otras. Por ejemplo, pueden producirse retrasos en la entrega del paquete. Estos retrasos dependerán de la celeridad con la que envíes la información necesaria a las autoridades aduaneras.

Si de por sí tus clientes extrapeninsulares deberán ser más pacientes con la llegada del envío, te conviene evitar todos los retrasos e incidencias que puedan ocurrir.

Otra de las situaciones con las que te puedes enfrentar es con que aduanas envíe de vuelta el paquete y tengas que, además de volver a tramitarlo y ponerte en contacto con tu cliente, pagar los costes del envío del transportista desde el despacho de aduanas hasta tu almacén.

Para evitar situaciones desagradables, recomendamos una cumplimentación correcta de la factura comercial y que realices tres copias de ella y las adjuntes al paquete en un sobre transparente.

Qué contiene la factura comercial

La factura comercial debe incluir una serie de datos estipulados por la ley. Sin embargo, hay otra serie de datos opcionales que sin duda facilitarán aún más las gestiones en aduanas, por lo que te recomendamos que incluyas tanta información como sea posible. Los datos más importantes son:

    • Número de factura y serie, si fuera conveniente
    • Fecha de emisión de la factura
    • Número de pedido
    • Valor total de la venta
    • Moneda
    • Condiciones de pago (forma, plazo)
    • Información de la tienda online, que en este caso, actúa como exportadora (nombre, dirección, teléfono, número EORI u otro identificador fiscal, etc.)
    • Información del importador, en este caso, tu cliente (nombre, dirección, teléfono, número EORI u otro identificador fiscal, etc.)
    • Información de la persona a la que se notifica la llegada del envío (notify)
    • Número de bill of lading
    • Agente transitario
    • Código arancelario (código HS)
    • Descripción de la mercancía (número de paquetes, unidades, peso, etc.)
    • Incoterm
    • Origen de las mercancías
    • Seguro
    • Fecha de exportación, medio de transporte y destino
    • Firma del expedidor

Las facturas se pueden emitir en cualquier lengua, siendo el castellano y el inglés las opciones más lógicas en el caso de España. Si el país de destino no tiene el español como una de sus lenguas oficiales, recomendamos que optes por el inglés. A pesar de la libertad de elección del idioma en el que se emite la factura comercial, es importante que tengas en cuenta la legislación del país de destino de las mercancías. El contenido, idioma u otros datos pueden variar, lo que puede causar retrasos en aduanas. Para saber cuáles son los requisitos con los que te encontrarás en el país de destino, puedes visitar el portal Access2Markets de la Comisión Europea e incluir el código arancelario, el país de origen y el país de destino para saber cómo es la factura comercial en ese país.

Cuándo y cómo se utiliza la factura comercial

La factura comercial es un documento esencial para vender a mercados exteriores. En comercio exterior, se hacen diferencias entre aquellas mercancías que se mueven dentro de un único territorio aduanero, como la UE, y aquellas mercancías que se envían de forma internacional, es decir, fuera de la UE (tributariamente).

La función de la factura comercial es solamente valiosa para aquellos envíos que tengan un sistema tributario diferente al de España peninsular. Principalmente, esto aplica a países terceros, aunque también a un territorio nacional como las Islas Canarias, que cuenta con tipos impositivos diferentes.

Este documento debe ser impreso e incluido en un sobre transparente junto al paquete, para su posterior verificación en aduanas. Si te estás preguntando cuántas copias de la factura comercial hay que presentar, la respuesta es que debes presentar tres copias.

Cómo hacer una factura comercial

Elaborar tu propia factura comercial no es un proceso difícil, pero puede ser tedioso y consumir un tiempo que podría ser mejor invertido en otras actividades.

Sin embargo, si quieres hacer que tu operación de exportación sea aún más sencilla, puedes utilizar una plantilla prediseñada que encuentres en internet y simplemente rellenarla o, todavía mejor, contar con un software que genere de forma automática tus facturas comerciales cuando sea necesario.

Esta es una de las ventajas de utilizar Outvio. Además de automatizar otros procesos logísticos como son la generación de lista de picking y packing o la actualización del estado de tus pedidos, también podrás gestionar tus envíos y devoluciones internacionales de una manera mucho más rápida y efectiva, ya que el programa se encargará de facilitarte la introducción de los datos necesarios para este tipo de envíos, generará las facturas por ti (y las imprimirá de forma automática con la etiqueta de envío), te avisará de posibles problemas en la preparación del pedido y te ayudará a llevar un seguimiento en tiempo real del proceso de envío, disminuyendo el número de incidencias que sufren tus clientes.

Otros documentos relacionados con la venta internacional

Además de la factura comercial, hay una serie de documentos que pueden ser necesarios si realizas envíos internacionales fuera de la UE o a territorios con otra legislación tributaria. A continuación, mencionamos algunos de ellos:

    • Certificado de origen. Este documento emitido por las Cámaras de Comercio tiene el objetivo de determinar el país en el cual ha sido fabricada o producida la mercancía. Este certificado es imprescindible cuando se realiza una exportación desde la UE a otro territorio aduanero. Los países que realicen transacciones intracomunitarias no deberán contar con el certificado de origen. (Nota: no confundir país de origen de la mercancía con lugar de procedencia de la mercancía).
    • Factura aduanera. Esta factura puede ser sustitutiva de la factura comercial en el caso de exportaciones a algunos países. Su función es principalmente informativa, ya que sirve al país importador de las mercancías para llevar a cabo estadísticas. Esta factura la presenta el importador declarando el importe a pagar, a quién lo abona y mediante qué método de pago.
    • Factura consular. Esta factura puede sustituir a la factura comercial en ciertos países. Sirve para comprobar el valor, la cantidad y la procedencia de la mercancía para su gravamen. La factura consular está visada por un consulado del país importador en el país de exportación.
    • Formulario CN22 y CN23. Estos formularios son necesarios para el envío de mercancías fuera de la UE mediante un servicio de correo postal. En función del peso y del valor del envío, deberás cumplimentar uno u otro.
    • Albarán CP71. Este documento acompaña al CN23, emitido para artículos con un valor superior a los 300€.
    • Cuaderno ATA. Este documento es necesario para el desplazamiento fuera de las fronteras de mercancías con fines de exposición (ferias, eventos, etc.). El cuaderno ATA es válido en más de 70 países (Europa, Asia, Oceanía, y Norteamérica, mayoritariamente).
    • Cuaderno CPD. Este cuaderno tiene un fin similar al cuaderno ATA pero su alcance está limitado a Taiwán.

Tipos de facturas: preguntas frecuentes

A la hora de exportar, seguramente te encuentres con que el número de facturas que tienes que realizar aumenta de forma considerable. Como negocio, haces facturas proforma y quizás facturas electrónicas de forma regular. Con la llegada de las ventas internacionales o a Canarias, Ceuta y Melilla, es posible que empieces a enfrentarte con otro tipo de facturas. A continuación, explicamos las diferencias entre una factura comercial y algunas de las facturas con las que tienen que trabajar las tiendas online o ecommerce más frecuentemente.

Factura comercial vs factura proforma

La principal diferencia entre estos dos tipos de factura es que la factura comercial tiene valor contable, mientras que la factura proforma tiene un valor puramente informativo.

Además de esta diferencia, cabe destacar que la factura comercial está presente en un ambiente internacional, ya que es utilizada para llevar a cabo exportaciones e importaciones, mientras que la factura proforma tiene un contexto nacional y, en todo caso, podría servir como modelo para la factura comercial. Para ello, habría que añadir todos aquellos datos que no estén incluidos como el Incoterm, seguro, código arancelario, origen y destino de las mercancías, etc.

Factura comercial vs lista de empaque o packing list

La principal diferencia entre estos dos documentos es su finalidad.

La lista de empaque o packing list sirve para facilitar la identificación al transitario a los agentes aduaneros y al receptor del envío y para emitir el bill of lading, que es, en esencia, el contrato entre el expedidor y la empresa de transporte encargada del flete de la mercancía.

La factura comercial, por otra parte, sirve para calcular los impuestos o aranceles y para probar la existencia de un contrato de compraventa internacional.

Factura comercial vs factura fiscal

Estos dos documentos comparten algunas similitudes en cuanto a contenido. Sin embargo, la factura fiscal es toda aquella que sirve como prueba entre la compraventa de un bien o servicio entre dos partes, el vendedor y el comprador.

Sin embargo, en la factura comercial entran en juego más partes, ya que no necesariamente el receptor de las mercancías es el encargado del pago de las mismas. Además, pueden encontrarse otras personas involucradas como son el agente de carga, la persona a la que se debe notificar la llegada de los envíos, etc.

La factura comercial y la factura fiscal comparten algunos datos similares, pero no son exactamente lo mismo, por lo que no podrás utilizar tus facturas fiscales para los envíos internacionales.

Factura comercial y factura electrónica

La principal diferencia en este caso reside en el formato de ambas.

Las facturas comerciales deben imprimirse y adjuntarse a las mercancías para su posterior comprobación y consulta, mientras que las facturas electrónicas, como su propio nombre indica, tienen un formato digital, no físico.

Las facturas electrónicas son simplemente sustitutivas a las facturas tradicionales (completas u ordinarias, simplificadas, recapitulativas, duplicadas o rectificativas), pero no funcionan en el contexto de los envíos internacionales como la factura comercial, ya que no incluyen los mismos datos.

Factura consular vs factura comercial

La factura consular es otro documento utilizado en envíos internacionales. Este documento sirve para comprobar el valor, cantidad y origen de la mercancía para la posterior imposición del gravamen. Este documento, al igual que la factura comercial, es emitido por el exportador, en este caso, tu tienda online.

La principal diferencia es que la factura consular cuenta con un visado de un consulado del país importador en el país de exportación.

La factura consular puede ser sustituida por una factura comercial, si el territorio receptor de las mercancías así lo aprueba. Esto es importante ya que emitir una factura consular supone un cargo por su creación y emisión.

Conclusiones 

Esperamos que este artículo haya resuelto tus dudas sobre la factura comercial. Ahora ya sabes en qué consiste la factura comercial, qué información incluye, cuál es su función, por qué es tan importante y cómo se beneficia de ella tu tienda online.

Con esta información, seguro que te acabas de convencer de lo valioso que puede ser optimizar la gestión de los envíos internacionales con una herramienta como Outvio, que generará estas facturas de forma automática y te avisará de la necesidad de incluir información en tus pedidos como el código HS, valor o peso, cuando sea necesario. Pruébala de forma gratuita durante 7 días y prepárate para fidelizar clientes fuera de la Península.

Si quieres saber más sobre cómo automatizar tus envíos y devoluciones online, regístrate en Outvio y te lo contamos con más detalle. ¡Prueba gratis nuestra herramienta para gestionar tus envíos y devoluciones!

¡Regístrate ahora!

No comments yet