Código HS y envíos internacionales: guía para tiendas online

by Mariluz | No comments.

Si has entrado en este artículo seguramente tu tienda online ya esté realizando envíos internacionales y conozcas algunas de las gestiones burocráticas que requieren este tipo de envíos. La documentación, los costes, el cambio de transportistas o los tiempos de entrega son algunos de los aspectos que más varían respecto a los envíos nacionales.

A diferencia de estos o de los envíos que tienen como destino un país dentro de la UE, los envíos internacionales deben pasar por un proceso más complejo, largo y costoso que explicaremos más adelante. De ahí, la razón de ser del código HS. Este código se utiliza en más de 200 países y, en pocas palabras, sirve para facilitar la exportación e importación de productos en todo el mundo.

Aunque el mercado del retail online sigue creciendo en España, también tienes una gran oportunidad de vender tus productos fuera de las fronteras nacionales. Algunos de los mercados fuera de la UE a los que España más vende son: Estados Unidos, Reino Unido, Australia, Rusia, China, Japón o Corea del Sur. Estos son algunos de los mercados que más oportunidades ofrecen según la Cámara de Comercio de España. Para hacer frente a los envíos a este tipo de países, sin duda necesitarás hacer uso del sistema armonizado o Harmonized system, como se le conoce de manera internacional.

Este sistema de clasificación de productos se renueva cada 5 años, por lo que es importante que te mantengas al día sobre las actualizaciones. En este artículo explicaremos lo que es el código HS, cuál es su función y cómo puedes saber cuál es el código HS de tus productos, entre otras cosas. Además compartimos contigo los distintos tipos de códigos arancelarios y documentos que pueden ser necesarios para la venta internacional de tus productos.

El sistema de códigos HS puede resultar difícil de navegar al principio. Sin embargo, conforme vayas utilizando este sistema armonizado de códigos arancelarios, te sentirás más cómodo con él y podrás identificar de forma más rápida y sencilla cuál es el código adecuado para tus productos. Estás a unos pocos pasos de optimizar tus envíos internacionales que requieren los códigos HS y de proporcionar una mejor experiencia postventa a tus clientes en el exterior.

Nuestra guía completa cuenta con toda la información que precisas para entregar a tus clientes internacionales los envíos en el tiempo de entrega estimado y sin sobrecostes. Antes de que te des cuenta estarás enviando a mercados exteriores con un número casi nulo de incidencias. Si estás dispuesto a aprovechar todas las ventajas del código HS, te invitamos a que leas este artículo.

¿Qué es el código HS?

El código HS, conocido de forma internacional como HS code, es un identificador internacional de mercancías.

Sus siglas hacen referencia al Sistema armonizado o Harmonized Commodity Description and Coding Systems. Este código, por lo general, está formado por seis dígitos que representan de forma inteligible un producto o categoría de productos.

Más adelante, hablaremos sobre los distintos formatos que puede adoptar y de qué se compone la serie de números.

Como hemos comentado anteriormente, los códigos HS sufren actualizaciones y cambios cada cinco años.

Con motivo de la rectificación y actualización de los códigos HS para 2022, se modifican los códigos para ciertos productos como son los residuos eléctricos y electrónicos (e-waste), para los nuevos productos basados en el tabaco o en la nicotina, así como para los comúnmente conocidos como drones y para los smartphones (Fuente: World Customs Organtization).

Si tu tienda online comercializa estos productos, debes prestar especial atención a la hora de catalogar tus productos bajo un código HS u otro.

El sistema armonizado de códigos arancelarios es muy detallado. Concretamente, el sistema armonizado de códigos arancelarios cuenta con un código HS para el 98% de los productos que se envíen en la actualidad a través de tiendas online e ecommerce, incluyendo incluso los drones o alternativas a los cigarrillos.

Este es uno de sus puntos fuertes, pero también es lo que lo hace complicado de utilizar al principio y por lo que puedes cometer errores en la elección del código HS de tus productos, con las consecuencias que ello tiene en tus envíos internacionales. Pero sobre esto hablaremos en otra sección.

Origen del código HS

El código HS nació gracias al Convenio Internacional del Sistema Armonizado de Designación y Codificación de Mercancías, aprobado en 1983 y en vigor desde el año 1988. Este tratado de comercio internacional sustituye a los anteriores acuerdos y tiene como propósito la normalización de los procedimientos aduaneros internacionales, es decir, busca facilitar la compra y venta de mercancías a través del uso de un sistema armonizado con aplicación en una gran cantidad de países.

Para ser exactos, son 157 las “partes contratantes” que han firmado este Convenio Internacional (156 países y la Unión Europea, con todos los Estados que en ella se incluyen). Como podrás imaginar, el conjunto de la UE y 156 países ofrecen un sinfín de oportunidades comerciales para tu tienda online o ecommerce, sean cuáles sean los productos que vendes en tu negocio de comercio electrónico.

En este Convenio, se pacta la utilización del arriba mencionado sistema armonizado, con todos los beneficios que esto supone para el comercio internacional.

La organización encargada de regular los códigos HS del Sistema Armonizado es la Organización Mundial de Aduanas (OMA), conocida internacionalmente como World Customs Organization (WCO). Esta organización internacional tiene como función la creación de nuevos códigos para nuevos productos, así como de la actualización de los códigos HS o de la modificación de aquellas partidas y subpartidas que lo requieran.

También se encargan de aportar información a exportadores regulares y a exportadores de menor tamaño, como tiendas online o ecommerce, que los ayude a interpretar el funcionamiento de los códigos HS. Esta es una forma de evitar problemas en aduanas y de hacer que el sistema armonizado trabaje de una forma mucho más eficiente, asegurando su éxito a largo plazo.

Para qué sirve el código HS: función y valor para un ecommerce

El código HS es un código arancelario que sirve para identificar de forma internacional un producto en su proceso de exportación. También sirve para calcular los aranceles o impuestos que se deben pagar en el despacho de aduanas, para asegurar la legalidad o restricción de la importación de ese producto, así como para elaborar estadísticas sobre las operaciones de exportación e importación.

El código HS es una herramienta fundamental para el comercio internacional, haciéndolo mucho más veloz, sencillo y eficaz. La señalización inequívoca del tipo de producto que envías hará que las autoridades aduaneras sepan qué contiene exactamente el paquete, sea cual sea el destino de este.

Anterior a la existencia y utilización de este sistema, la exportación e importación de mercancías sufría trabas frecuentes. Algunas de las más frecuentes eran las barreras del idioma, las diferencias culturales y el choque de dos sistemas burocráticos distintos. El uso del código HS en tus envíos internacionales no solo es obligatorio, si no que supone una auténtica mejora con respecto a la situación a la que ecommerce y tiendas online se enfrentaban antes.

Si tienes clientes en zonas con un sistema tributario diferente al de la UE, seguramente ya sepas que la celeridad y la entrega de los productos sin incidencias son clave a la hora de fidelizar a tus clientes más lejanos. No hace falta que pienses en lugares exóticos como Bali o Barbados. Canarias, Reino Unido o EE.UU. son algunos de los destinos a los que probablemente envíes de forma más o menos regular. Una de las formas en las que puedes asegurar que los productos pasen el control aduanero sin retrasos ni sobrecostes es añadiendo el código HS de los productos que envías.

Cuál es el formato de código HS

El formato del código HS suele constar de seis dígitos, siendo más números indicador de más información y concreción. Por ejemplo, en el caso de vender camisetas de algodón, deberás introducir el código 61091000. Los primeros dos números (61) hacen referencia al tipo de artículo que es y a la forma en la que está confeccionado (prendas de vestir y accesorios de punto); 6109 sirve para indicar que se trata de camisetas y chalecos de punto; 610910 indica el material en el que están confeccionados, algodón.

Los códigos HS están agrupados dentro de una serie de categorías que facilitan la búsqueda del código HS adecuado para tu producto. A continuación, ahondaremos un poco más en cada una de ellas:

Secciones

El sistema armonizado cuenta con 21 secciones que no forman parte del código HS. El objetivo de estas es, simplemente, el de indicar la categoría dentro de la que debes buscar los primeros dígitos de los códigos HS de tus productos.

Estas categorías engloban una gran variedad de productos, siempre con un denominador común. Por ejemplo, siguiendo con el caso anterior, su sección sería la número 11: Textiles y artículos textiles, que agrupa los capítulos que van desde el número 50 hasta el número 63. Como ves, el número 11 no aparece en ningún momento en el código HS.

Ahora que ya has encontrado la sección, solamente deberás buscar entre sus capítulos cuál concuerda mejor con tu producto.

Capítulos

Dentro de cada sección, podrás encontrar un número variable de capítulos, siendo, en total, 99 capítulos diferentes. En este punto, comenzarás a entender la estructura de jerarquía del código HS.

A más dígitos, más nivel de concreción. 

En los capítulos, obtendrás los primeros dos dígitos de tu código HS y podrás elegir: “Prendas y complementos (accesorios), de vestir, de punto” (61), la categoría que más se acerca a nuestro ejemplo de camiseta de algodón.

La siguiente fase es la elección de la partida de tu producto.

Partidas

Si había 21 secciones y 99 capítulos, ver que hay 1.244 partidas entre las que deberás elegir. Por esto existen las categorías anteriores.

La combinación “«T-shirts» y camisetas, de punto” parecen ser los números más adecuados para nuestro producto, camisetas de algodón. Ya tenemos las siguientes cifras de nuestro código HS: 6109.

Ya solo nos quedan dos dígitos para completar el código HS necesario para hacer envíos internacionales.

Subpartidas

Las subpartidas terminan de concretar los productos, bien por el material, por nivel de preparación, etc. En el sistema armonizado de códigos HS hay un total de 5.224 subpartidas.

En concreto, la subpartida para nuestras camisetas de algodón es la distinción por material “de algodón” (10). 610910 sería el código completo necesario para enviar de manera internacional nuestras camisetas de algodón.

Cómo saber el código HS de tu producto

Para saber cuál es el código HS de tu producto puedes consultar las diferentes secciones de productos en la página oficial de la Organización Mundial de Aduanas y elegir el capítulo, partida y subpartida al que mejor se adapta tu producto.

También puedes hacer una sencilla búsqueda en internet, aunque te recomendamos que seas crítico con el lugar que eliges para ello. Optar por las páginas oficiales, siempre es la mejor opción. Si ya conoces el código TARIC de tus mercancías, debes saber que los primeros seis dígitos coinciden (o deberían hacerlo).

¿Dónde se utiliza el código HS?

Los códigos HS son de vital importancia a la hora de enviar productos de manera internacional. Estos códigos se deben incluir en todos los documentos aduaneros que sean necesarios en el país de destino de los productos. Los documentos que más utilices, de forma general, serán las facturas comerciales y los formularios CN22 o CN23.

Si el país de destino cuenta con otro sistema de códigos arancelarios, deberías incluirlo también en estos documentos.

Para tener certeza del código arancelario que debes utilizar, te recomendamos que consultes fuentes de peso, como son los portales oficiales de los países de destino o de organizaciones con autoridad como la Organización Mundial de Aduanas.

Consecuencias de elegir el código HS incorrecto para tu producto 

Ahora ya sabes qué es el código HS, para qué sirve, cuál es su formato y cómo puedes averiguar el código HS de tus productos, es conveniente que conozcas las consecuencias de no incluir el código HS en los documentos de los envíos internacionales o de elegir un código HS que no sea adecuado para tus productos.

Algunas de las consecuencias más frecuentes de no incluir el código HS o de seleccionar el código HS incorrecto para tu producto son el cobro de impuestos inesperados a tus clientes, el retraso de la llegada de los paquetes o incluso la denegación de la importación, lo que significa la parada definitiva del paquete en aduanas.

Otra de las situaciones a las que se enfrentan las tiendas online e ecommerce cuando no entregan de forma correcta los documentos, ya sea por errores en los datos o por el extravío o falta de documentación, es la devolución del envío por parte del transportista. Como tienda online, deberás pagar los gastos derivados del envío de la oficina de aduanas a tu almacén, así como de explicar a tu cliente la situación y ofrecer una alternativa que sea de su satisfacción si no quieres perderlo.

Otros sistemas de códigos arancelarios

El código HS es un código arancelario utilizado en más de 200 países de África, Asia, América, Oceanía y Europa. Sin embargo, algunos de estos países cuentan con otros códigos arancelarios similares al código HS.

Por ejemplo, en Estados Unidos, existe el HTS code (Harmonized Tariff Schedule) compuesto por una serie de dígitos que pueden ir de 8 a 10. El código HTS tiene un fin similar al del código HS y es proporcionado por la International Trade Commission de EE.UU. Su utilización está limitada a aquellas ventas y envíos a los Estados Unidos. Si realizas envíos a este país, deberás consultar cuál es el código HTS de tus productos en el portal oficial.

El código TARIC es el código identificador de mercancías de la Unión Europea. Aunque tiene la misma función que el código HS, su alcance y ámbito de utilización es distinto. Este arancel aduanero común de la UE busca facilitar las operaciones de exportación e importación desde o a la UE. Por lo tanto, solo tiene sentido su utilización cuando una de las partes se encuentra en la UE. Puedes consultar el código TARIC de tus productos en el portal oficial de la Comisión Europea.

Para los envíos a la Unión Europea o dentro de la UE, se utilizan cuatro dígitos del código HS seguido por dos dígitos de la Nomenclatura Combinada (NC) y dos dígitos del Arancel Integrado de las Comunidades Europeas (TARIC). Por ejemplo, para camiseta de algodón, el código arancelario sería 6109100010.

Además de estos códigos, puedes encontrarte con otros códigos arancelarios similares como son la Nomenclatura Común del Mercosur (NMC) o el código arancelario chino, compuesto por 13 dígitos, en el que se añaden siete dígitos adicionales a los códigos HS estándar. Estos códigos, como los anteriores, son específicos de un país o conjunto de países específicos.

¿Qué código arancelario debo usar para enviar a…?

El código arancelario que debas usar para enviar tus productos a otro país dependerá del código arancelario del país importador, o sea, al que envíes. Si envías a uno de los países o zonas geográficas que hemos mencionado arriba, deberás utilizar el código arancelario normativo del destino de tus envíos, no de tu país o región.

En el caso de que ese país o región no cuente con un código arancelario propio, deberás optar por el sistema armonizado de código arancelario o código HS.

Documentos necesarios para la exportación

El código HS, TARIC o cualquier otro código identificatorio de las mercancías que envías se incluirá en una serie de documentos imprescindibles para la llegada a tiempo y sin incidencias de tus productos. Algunos de los documentos necesarios para exportar son:

  • La factura comercial. Este documento es obligatorio en muchos de los envíos internacionales;
  • el certificado de origen, que demuestra la procedencia de un producto;
  • la factura aduanera, similar a la factura comercial;
  • la factura consular, parecida a la factura comercial y a la factura aduanera, pero cuenta con la aprobación de un consulado del país importador en el país de exportación;
  • el DUA, que es una declaración de importación o exportación con información sobre el producto, para su declaración tributaria;
  • los formularios CN22 o CN23, en función del valor de las mercancías;
  • el albarán CP71, en caso de necesitar presentar el formulario CN23;
  • o el cuaderno ATA o CPD, si transportas productos de forma temporal.

Si estás a punto de dar el salto al comercio internacional o si ya lo has dado y aún te surgen dudas, puedes leer los artículos sobre la factura comercial y el número EORI para aprovechar estas dos herramientas en tu beneficio cuando hagas tus envíos a zonas con sistemas tributarios diferentes.

Recuerda que el sistema armonizado de códigos arancelarios o código HS cambia con frecuencia para hacer frente a nuevas regulaciones, nuevos productos y nuevas tendencias en exportación.

Incluir el código HS incorrecto en los documentos aduaneros puede tener consecuencias nefastas en tu negocio, desde sobrecostes para tu tienda online, hasta el retraso o retención del paquete o el pago de impuestos adicionales por parte de tu cliente.

Estar al día en materia de legislación arancelaria es clave a la hora de evitar este tipo de incidencias y pueden ser la única forma de retener y fidelizar esos clientes internacionales que tanto te costó conseguir.

Además de esto, es importante tener en cuenta las necesidades de los clientes. En el caso de la venta online, las preguntas más frecuentes que tienen los compradores respecto a sus pedidos son: qué transportista se está encargando del envío, dónde se encuentra el paquete y entender en qué estado (en preparación, enviado, en proceso de entrega, etc.).

Para ofrecer la mejor experiencia postventa, por lo tanto, te recomendamos invertir recursos en una herramienta que automatice tareas de las que tradicionalmente se encarga el departamento de atención al cliente. Por ejemplo, puedes ofrecer seguimiento en tiempo real de los envíos y devoluciones internacionales a través de un portal de seguimiento personalizado.

También es importante que cuides el proceso de devoluciones, ya que este es un aspecto en el que se fijan los compradores antes de tomar la decisión de comprar. Además, los datos revelan que 1 de cada 5 productos comprados online se devuelven. Con esta información es fácil imaginar los beneficios de ofrecer un portal de devoluciones que facilite el proceso a tus clientes.

Además, si eliges Outvio, podrás reducir prácticamente a cero el número de incidencias relacionadas con la logística. Outvio imprime de forma automática las facturas comerciales junto a las etiquetas de envío, te avisa si necesitas incluir el código HS de un producto, etc.

Si aún tienes dudas sobre el código HS, puedes buscar más información en los portales oficiales de los países, en las páginas web de las Cámaras de Comercio nacionales y regionales, en el portal oficial de la Organización Mundial de Aduanas… o contactar con ellos de forma telefónica o a través de correo electrónico. También puedes concertar una cita presencial en una de estas instituciones, en España hay 88 Cámaras de Comercio y, si ya estás fuera del territorio nacional, quizás puedas acudir a una de sus 35 Cámaras de Comercio en el exterior.

Sin duda, estar seguro de cómo es el proceso de venta y envío internacional y la documentación que debes aportar te ahorrará sorpresas desagradables en el futuro y hará que tu ecommerce o tienda online cuente con un proceso logístico optimizado pensado para satisfacer tus necesidades y las de tus compradores.

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