Jeder, der in den Online-Einzelhandel einsteigt oder einen Online-Shop betreibt, benötigt ein Warenwirtschaftssystem - vom Einzelunternehmer bis zum Big Player.
Mit guten Warenwirtschaftssystemen organisieren Sie alle Prozesse von der Bestellung auf der Messe bis zum Verkauf im Laden, im Online-Shop oder bei Ebay & Co. Außerdem haben Sie bei manchen Warenwirtschaftssystemen die Möglichkeit, diese mit anderen Shop- und CMS-Systemen zu verknüpfen.
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Ein Warenwirtschaftssystem, auch Warenwirtschaft (abgekürzt WaWi oder WWS) ist ein computergestütztes Verfahren zur zielgerichteten Erfassung und Verarbeitung von Bestands- und Bewegungsdaten, das zur Steuerung des Warenflusses dient.
Schon seit einiger Zeit werden Warenwirtschaftssysteme nicht mehr nur von großen Onlineshops und Einzelhandelsketten eingesetzt, sondern zunehmend auch von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU).
Aufbau und Module eines Warenwirtschaftssystems
Ein optimales Warenwirtschaftssystem für einen Onlineshop besteht aus den folgenden Bereichen: Verwaltung von Stammdaten, Eingang von Waren, Lagerhaltung, Sales, CMS- und Checkout-Integration, Retourenabwicklung, Inventurbewertung, Statistik-Auswertungen, Controlling und Schnittstellen zur Buchhaltung und zum CRM. Diese Bereiche finden sich in einem oder mehreren der folgenden Unternehmensprozesse wieder: Einkauf, Lager und Verkauf.
| Einkauf | Lager | Verkauf |
|---|---|---|
| Lieferantenbeziehungs- management (SRM), Disposition, Anfragewesen, Einkauf, Wareneingang, Rechnungskontrolle | Wareneingang, Warenabgang, Umlagerung, Verschrottung, Inventurdifferenzen, Umpacken, Rücksendung an Lieferanten oder Kunden | Kundenbeziehungsmanagement, Unterstützung des Marketings, Angebotswesen, Web-Shop und Auftrags- und Versandabwicklung |
Warenwirtschaftssystem: Aufgaben und Ziele
Das Warenwirtschaftssystem unterstützt alle Geschäftsprozesse in den Bereichen Beschaffung, Lagerverwaltung und Verkauf. Sie enthält unter anderem:
- Buchung von Wareneingängen und Kontrolle der Warenströme
- Pflege der Beziehungen zu den Lieferanten und der Kunden
- Erfassung, Überwachung und Optimierung von Lagerbewegungen
- Erstellung und Kontrolle der Rechnungen
- Erfassung und Bereitstellung von Daten zu Waren und Kunden
- Versandabwicklung und - Optimierung
- Buchhaltung
- Inventar
- Statistik
Die Ziele des Handels decken sich größtenteils mit denen der Logistik:
Sie wollen das richtige Produkt in der richtigen Menge zur rechten Zeit am richtigen Ort und zu minimalen Kosten einlagern, lagern und letzlich zum Kunden liefern.
Arten von Warenwirtschaftssystemen
- Offen = mindestens eine der Funktionen wird von einem anderen System abgedeckt (Anbindung über Schnittstellen)
- Geschlossen: alle geschäftlichen Verwaltungsaufgaben (Einkauf, Verkauf, Produktion, Lager) des Unternehmens werden durch ein einziges System abgedeckt
- Integriert: Zusätzlich zur Einkaufs-, Verkaufs-, Produktions- und Lagerverwaltung sind noch weitere Integrationen eingebunden, die externe Verbindungen mit Dienstleistern und Institutionen darstellen
Durch die Integration von Outvio in Ihren Online-Shop können Sie Ihre Abläufe effektiver gestalten. Dank seiner Automatisierungs-, Personalisierungs- und Analysefunktionen können Sie Ihre Prozesse verbessern und Ihren Umsatz steigern.
Vorteile eines Warenwirtschaftssystems für Ihren Onlinehandel
| Funktion | Vorteil |
|---|---|
| Einkauf | Waren werden mit Hilfe von digitalen Lieferscheinen von Lieferanten im Systems erfasst |
| Verkauf | Anbindung an Shopsysteme; minimales Risiko von Leerverkäufen |
| Lager | Volle Transparenz des Lagers und Möglichkeit der Lagerauswertungen zu jeder Zeit gegeben |
| Controlling | Ausführliche Lagerbewertungen möglich |
| Inventur | Schnelle Inventur durch Scannen von Waren, Verfolgung von Fehlbeständen |
Übergreifend bietet ein Warenwirtschaftssystem viele Vorteile und ist für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend:
- Zeiteinsparung bei der Angebotserstellung, bei Aufträgen und Rechnungen
- Umfassende und optimierte Lagerverwaltung mit der Möglichkeit von mehreren Lagern
- Einfaches und übersichtliches Verwalten der Daten in einem einzigen System
- Optimierung des Angebots auf der Grundlage täglicher Statistiken
Warenwirtschaftssysteme für Ihren E-Commerce und Multichannel
Von großer wirtschaftlicher Bedeutung für den Online-Einzelhandel sind IT-gestützte Warenwirtschaftssysteme, die die Kernprozesse des Einzelhandels unterstützen, optimieren und beschleunigen.
So können Sie vom Einsatz eines WWS profiteren:
- Sie optimieren den Einsatz von Arbeitskräften und Ressourcen
- Sie sparen Zeit und Geld
- Sie reduzieren Fehler
- Ihre Lagerverwaltung wird nachhaltiger und Ihre Arbeitsabläufe effizienter
Bevor Sie sich für ein Warenwirtschaftssystem entscheiden, müssen Sie sich erst Ihren eigenen Anforderungen und Bedürfnissen an ein WaWi bewusst werden. Sollte eine bestimmte Software eine Ihrer K.O.-Kriterien nicht erfüllen, ist dies keine Option für Ihr E-Commerce.
Die Ansprüche an ein Warenwirtschaftssystem leiten sich direkt von der Zielsetzung ab. Die Dokumentation des physischen Waren- und Bestandsflusses wird immer wichtiger, ebenso wie die Informationsfunktion.
Als Inhaber eines E-Commerce-Unternehmens müssen Sie folgende Aspekte beachten, wenn Sie auf der Suche nach einem geeigneten Warenwirtschaftssystem sind:
- Das System muss sich in Ihre Shopsoftware wie zum Beispiel Shopware, Magento, Shopify, WooCommerce, Etsy, Prestashop etc. einfügen
- Schnittstellen zu Marketplaces wie Amazon, Ebay, und Co. sind wichtig.
- Ein Bestandsabgleich in Echtzeit ist obligatorisch: Wenn der Kunde eine Bestellung aufgibt, muss die Verfügbarkeit im Shop sofort korrigiert werden.
- Informationen müssen aktuell, exakt, jederzeit zugänglich sein.
- Auch die Anbindung des Systems an ein Buchhaltungsprogramm sollte einfach und unkompliziert sein.
In der Praxis ist es oft so, dass der Online-Shop zuerst eingerichtet wird, für den ein gängiges CMS verwendet wird. Oft steht die Shopsoftware an erster Stelle und dann erst ist das Warenwirtschaftssystem an der Reihe. Eine Schnittstelle oder sogar ein Plug-in für die Warenwirtschaft ist für eine Reihe von Shop-Softwarelösungen verfügbar. Für Shopware bieten sich Warenwirtschaftssystem wie Pickware, Vario, Tricoma an. Bei Magento sind dies Signum, Vario, Ecoplan oder Pixi.
Unser Tipp: Prüfen Sie die vom Softwarehersteller angebotenen Zusatzmodule sorgfältig, bevor Sie die Software kaufen, auch wenn Sie sie in Ihrem Unternehmen zunächst nicht benötigen.
Wenn die Funktionen, die Sie später benötigen, separat programmiert oder von einem anderen Hersteller integriert werden müssen, leidet oft die Performance und zudem wird es ein teurer Spaß.
Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?
Zu den Kosten eines Warenwirtschaftssystems gehören die Kosten für Software und Hardware. Es gibt Dienste für weniger als 100 Euro pro Monat bis hin zu individuellen Entwicklungen, die hohe einmalige Investitionen im 5-stelligen Bereich und laufende monatliche Wartungskosten von bis zu 1.000 Euro bedeuten. Die Preismodelle auf dem Markt sind entsprechend unterschiedlich.
Ob Sie sich eher bei 100€ oder bei einer höheren Investition wiederfinden, hängt davon ab:
- welche Unternehmensgröße Ihr Onlineshop aufweist.
- welche Anforderungen Sie benötigen.
- ob Sie eine individuelle Lösung integrieren möchten oder auch für verschiedenste Abrechnungsmodelle der Softwarehersteller offen sind.
Zur groben Orientierung lässt sich sagen, dass man beim Mietmodell für einen User/ PC-Arbeitsplatz für die Warenwirtschaft mit etwa ab 30 Euro pro Monat und bei einer Einmalzahlung mindestens mit etwa 500 Euro, je nach Bedarf auch mit bis zu 5.000 Euro und mehr rechnen sollte. Dies sind jedoch die offensichtlichen Kosten. Hinzu kommen können sonstige Kosten für die Implementierung und den Software-Support durch einen autorisierten Fachhändler vor Ort oder falls erforderlich, Kosten für Personal für die Auswahl- und Implementierungs-Phase.
Cloud-basierte WWS oder On-Premises Warenwirtschaftssystem?
Eine weitere Unterscheidung bei WWS-Software die Aufteilung in Cloud-basierte Systeme und vor Ort installierte WWS-Systeme.
Die erste Variante ist bereits für ein paar Euro pro Monat möglich, da Sie in der Regel eine monatliche Pauschale für den Service zahlen.
Hier gibt es 3 Vorteile:
- Upgrades, Installation und Inbetriebnahmekosten sind in der Cloud-basierten WWS-Software normalerweise enthalten.
- Aufwandserleichterung und enorme Zeitersparnis
- Der unschlagbare Preis im Vergleich zu On-Premises WWS
Eine lokale Warenwirtschafts-Software für größere Unternehmen, das individuell entwickelt wird, kann schnell mehrere tausend Euro kosten. Für diesen Fall wird eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Schnittstelle erstellt und Sie zahlen für zusätzliche Software, Hardware, Wartung und Upgrades für Ihr System.
Des Weiteren können Warenwirtschaftssysteme etwas allgemeiner differenziert werden, wie im Folgenden Abschnitt beschrieben.
Standard- oder eine Individual-Software?
Bei der Wahl eines WWS gibt es 2 Varianten: Standardsoftware und Individualsoftware. In der folgenden Tabelle finden Sie die Vor- und Nachteile beider Alternativen:
| Standardsoftware | Individualsoftware | |
|---|---|---|
| Vorteile | Niedrige Anschaffungskosten Breite Palette an Funktionen Kontinuierliche Entwicklung durch den Hersteller Sofortige Verfügbarkeit | Individuelle Lösungen Anpassungsfähigkeit an vorhandene Systeme Unabhängig von Standard-Softwareherstellern Spätere Anpassungen bei Bedarf möglich |
| Nachteile | Hohe Implementierungskosten Die Integration in bestehende Strukturen ist oft problematisch Abhängigkeit vom Hersteller | Erhöhte Kosten für den Erwerb Nutzung erst nach Entwicklung möglich |
Macht es Sinn, ein eigenes Warenwirtschaftssystem zu entwickeln?
Ein Warenwirtschaftssystem selbst zu entwickeln, ist für Gründer eines E-Commerce oft keine gute Alternative. Es gibt derzeit eine große Auswahl an Warenwirtschaftssystemen auf dem Markt. Die Anbieter von CMS-Systemen bieten auch Warenwirtschafts-Module im Rahmen ihrer Checkout-Bereiche an.
Fazit
Kurz und knapp: Es gäbe keinen Einzelhandel oder E-Commerce ohne Warenwirtschaft und ohne eine funktionierende E-Commerce-Logistik.
Im Unternehmen gibt es unterschiedliche Vorstellungen und Wünsche in Bezug auf das Warenwirtschaftssystem. Diese können durch das eingesetzte Warenwirtschaftssystem durch Modernisierung erfüllt werden oder eine Neuanschaffung sinnvoll machen. Daher müssen Handelsunternehmen ihre Lösungen von Zeit zu Zeit überprüfen.
Folgende abschließende Fragen verschaffen Ihnen einen Ausblick, ob Ihr aktuelles oder zukünftiges Warenwirtschaftssystem funktioniert (funktionieren kann):
- Erfüllt das Warenwirtschaftssystem die grundlegenden Funktionen im Zusammenhang mit der Beschaffung von Waren, der Bestandsverwaltung und dem Verkauf von Waren?
- Wird das Warenwirtschaftssystem in 3 Jahren noch funktionsfähig sein?
- Was sind die Nachteile des Warenwirtschaftssystems?
- Kann ich mit dem System moderne Konzepte der Benutzerunterstützung umsetzen?
- Kann ich mit dem System mit der Konkurrenz mithalten?
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Artikel weiterhelfen konnten in Sachen Warenwirtschaftssystemen.
