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Einheitspapier der Versandanmeldung: Was ist das und wann ist es notwendig?

Julius Hoffmann

Julius Hoffmann

Mar 15, 2022

Vorbereitung internationaler Sendungen, die ein Einheitspapier für die Ausfuhr erfordern

In diesem Artikel

  • iconWas ist das Einheitspapier der Versandanmeldung
  • iconWie das Einheitspapier eingereicht werden kann
  • iconWelche Informationen Sie ausfüllen müssen
  • iconWelche Exemplare des Einheitspapiers gibt es?
  • iconDokumente im Zusammenhang mit dem Einheitspapier
  • iconBesonderheiten des Einheitspapiers
  • iconWo wird das Einheitspapier verwendet?
  • iconWie ist ein Einheitspapier strukturiert?
  • iconFür welche Zollanmeldungen kann das Einheitspapier nicht mehr verwendet werden?
  • Wenn du deinen Online-Shop bereits in Betrieb hast, weißt du wahrscheinlich schon, was beim Versand ins Ausland zu beachten ist. Unter anderem musst du vielleicht ein Einheitspapier für die Ausfuhr erstellen.

    Auch wenn die logistische Herausforderung beim Versand zum Beispiel nach Sylt nicht allzu groß ist, sieht es anders aus, wenn wir über Helgoland oder Büsingen sprechen. Diese Gebiete ist zwar Deutsch, gehören aber nicht zum Zollgebiet der Union. Daher musst du für diese Lieferungen, die steuerlich nicht als innergemeinschaftliche Lieferungen gelten, spezielle Zolldokumente für internationale Lieferungen erstellen.

    Eines dieser Dokumente ist das Einheitspapier für die Ausfuhr.

    Was ist das Einheitspapier der Versandanmeldung

    Das Einheitspapier ist ein Vordruck, der für Zollanmeldungen in der EU, der Schweiz, Norwegen, Island, der Türkei, der Republik Nordmazedonien und Serbien verwendet wird. Es besteht aus einem Satz von acht Exemplaren, die jeweils eine andere Funktion haben. Die Verwendung eines einzigen Dokuments verringert den Verwaltungsaufwand und erhöht die Standardisierung und Harmonisierung der erfassten Handelsdaten.

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    In den meisten Fällen müssen Sie jedoch nur einige von ihnen ausfüllen. Bei internationalen Sendungen sollten Sie die Felder 1, 2, 3 und 4 ausfüllen, bei Rücksendungen in das Herkunftsland das Feld 5.

    Wie das Einheitspapier eingereicht werden kann

    Das Einheitspapier für die Ausfuhr muss virtuell eingereicht werden, wenn Sie ein Gewerbetreibender sind und über die erforderlichen Zugangsdaten zum EDV-System der Zollbehörden verfügen, oder physisch, wenn Sie als Privatperson handeln. Im letzteren Fall müssen Sie sich an die für die Sendung zuständigen Zollstellen wenden.

    Welche Informationen Sie ausfüllen müssen

    Um herauszufinden, wie Sie das Einheitspapier für die Ausfuhr ausfüllen, müssen Sie nur die Felder mit den entsprechenden Angaben ausfüllen. Konkret müssen Sie Folgendes wissen:

    • Die an der Transaktion beteiligten Akteure (Importeur, Exporteur, Zwischenhändler)
    • Die Art der Zollabfertigung
    • Die Identifikationsdaten der Waren (Tarifposition, HS-Code, Gewicht, Menge, Ort, Verpackung)
    • Transportmittel
    • Beteiligte Länder: Herkunftsland, Exportland und Bestimmungsland
    • Kommerzielle und finanzielle Informationen (Incoterms, Rechnung und Datum, Rechnungswert, Rechnungswährung, Wechselkurs, Versicherung...)
    • Dokumente im Zusammenhang mit dem Einheitspapier
    • Erklärung und Art der Zahlung von Einfuhrsteuern (Zölle, Mehrwertsteuer, Verbrauchssteuern usw.)

    Weitere Informationen, wie sie das Einheitspapier ausfüllen, können Sie im Dokument „LEITLINIEN ZUM EU-ZOLLDATENMODELL” nachschauen. 

    Welche Exemplare des Einheitspapiers gibt es?

    • Das Exemplar Nr. 1 wird von den Behörden des Mitgliedstaats aufbewahrt, in dem die Ausfuhr- (sofern zutreffend) oder Transitförmlichkeiten der Union erfüllt werden.
    • Exemplar Nr. 2 für die Statistiken des Ausfuhrmitgliedstaats. Dieses Exemplar kann auch für Statistiken über den Ausfuhrmitgliedstaat im Falle des Handels zwischen Teilen des Zollgebiets der Union, in denen unterschiedliche Steuervorschriften gelten, verwendet werden.
    • Das Exemplar Nr. 3 muss nach der Zollbescheinigung an den Exporteur zurückgeschickt werden. 
    • Das Exemplar Nr. 4 wird von der Bestimmungszollstelle nach Beendigung eines Unionsversandverfahrens oder als Dokument zur Bescheinigung des zollrechtlichen Status von Unionswaren aufbewahrt.
    • Das Exemplar Nr. 5 wird als Empfangsbestätigung für das Unionsversandverfahren verwendet. 
    • Das Exemplar Nr. 6 wird von den Behörden des Mitgliedstaats aufbewahrt, in dem die Einfuhrformalitäten erfüllt werden.
    • Das Exemplar Nr. 7 ist für die Statistiken des Einfuhrmitgliedstaats zu verwenden. Dieses Exemplar kann auch für die Statistiken des Einfuhrmitgliedstaats im Handel zwischen Teilen des Zollgebiets der Union verwendet werden, in denen unterschiedliche Steuervorschriften gelten.
    • Das Exemplar Nr. 8 wird an den Empfänger zurückgeschickt.

    Dokumente im Zusammenhang mit dem Einheitspapier

    Abhängig von der Art des Geschäfts und der Art der Waren können folgende Dokumente auch verpflichtetend sein:

    • Handelsrechnung (drei Kopien)
    • Herkunftsnachweis für die Waren
    • Bescheinigung über die besondere Beschaffenheit der Waren
    • Dokument mit Angabe der Transportart
    • Zollwertanmeldung
    • Kontrollzertifikate (sanitär, veterinär und phytosanitär)
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    Das Einheitspapier für die Ausfuhr dient als Nachweis vor dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und kann von diesem innerhalb von 6 Jahren nach seiner Ausstellung verlangt werden.

    Besonderheiten des Einheitspapiers

    1. Obwohl es als ein einziges Dokument gilt, besteht es in Wirklichkeit aus 9 Exemplaren, von denen eines für den innerstaatlichen Gebrauch aufbewahrt wird, um die Verladung von Waren im Transit oder ihren Abtransport zu genehmigen.
    2. Nicht alle Kopien des Einheitspapiers haben die gleiche Funktion. Sie haben alle einen unterschiedlichen Zweck, je nachdem, ob Sie eine Ausfuhranmeldung oder eine Einfuhranmeldung abgeben wollen oder ob Sie Waren in das gemeinschaftliche Versandverfahren überführen wollen.
    3. Dieses Dokument kann von denjenigen vorgelegt werden, die die Waren in eigenem Namen und im Namen anderer vorführen, von denjenigen, die dies mit einer Vollmacht tun, und auch von denjenigen, für die die Waren versandt werden.
    4. Beim Ausfüllen des Einheitspapiers ist äußerste Vorsicht geboten, da sich der Anmelder damit verpflichtet, dass die im Einheitspapier enthaltenen Angaben wahrheitsgemäß sind und sich auf die betreffenden Waren beziehen. Diese Fehler könnten zur Einleitung eines entsprechenden Strafverfahrens führen. Unter bestimmten Umständen können jedoch Berichtigungen vorgenommen werden, wenn Fehler gefunden werden oder eine Unstimmigkeit mit der Exportrechnung festgestellt wird.
    5. Das Einheitspapier kann berichtigt werden, solange sich die Waren noch im Zollgebiet befinden und die Behörden weder die Überlassung der Waren genehmigt noch die Unrichtigkeit der fraglichen Daten überprüft haben.

    Wo wird das Einheitspapier verwendet?

    In der EU wird das Einheitspapier für den Handel mit Nicht-EU-Ländern und für den Verkehr von Nicht-EU-Waren innerhalb der EU verwendet.

    Seit dem Übereinkommen von 1987 über die Vereinfachung der Förmlichkeiten im Warenverkehr gilt es auch für die Gebiete der EFTA-Länder (Schweiz, Norwegen und Island), der Türkei (seit dem 1. Dezember 2012), der Republik Nordmazedonien (seit dem 1. Juli 2015) und für den Handel zwischen diesen Ländern und der EU.

    Wie ist ein Einheitspapier strukturiert?

    Beim Einheitspapier spricht man von Kopfdaten oder Positionsdaten. Die Kopfdaten gelten für die gesamte Anmeldung, die Positionsdaten nur für eine Warenposition. Die Angaben in den Feldern 31 bis 46 beziehen sich auf die entsprechende Warenposition.

    Wenn mehr als eine Warenposition angemeldet werden soll, können die entsprechenden Zusatzformulare verwendet werden.

    Für welche Zollanmeldungen kann das Einheitspapier nicht mehr verwendet werden?

    Die Ausfuhr- und Versandanmeldungen müssen elektronisch eingereicht werden. Das Einheitspapier kann hier nur verwendet werden, wenn es in der ATLAS-Verfahrensanweisung für das Standardkonzept vorgesehen ist.